ISPnext Sprint 33 - Mei 2021

Releasedatum: 6 Mei 2021

Over deze release

Deze update is vooral gefocust op het verbeteren en uitbreiden van onze RFQ functie. Daarnaast zijn er een aantal verbeteringen voor de 8D klachtrapport functie. Ook is het nu mogelijk om gemakkelijk koppelingen zoals contracten (contract manager/eigenaar), taken, audits en andere entiteiten over te zetten van gebruiker naar gebruiker. Alle veranderingen die deze update met zich mee brengt zie je in de onderstaande lijst.

De release notes bevat ook bugfixes die voorafgaand aan deze release al tussentijds via hotfixes zijn verholpen.

Algemeen

• Het uploaden van .ppt en .pptx bestanden was op de meeste plekken niet toegestaan, dit is nu uitgebreid tot alle uploadmogelijkheden in ISPnext.
• Enkele elementen zijn verder geüpdatet naar onze nieuwe lay-out.
• Veel .xls exportbestanden zijn omgezet naar .xlsx

Dashboard

Nieuw

• De 'NOT IN' filter optie is toegevoegd in de Query Setup Wizard in de stap 'Filters'. Hiermee kun je bepaalde waarden uit de data filteren.
• Er is een nieuwe filtermethode toegevoegd in de stap 'Filters' waarbij je bij datumkolommen kunt filteren op TODAY, THIS YEAR, THIS MONTH. Daarmee kun je filteren op de dag van vandaag, de huidige maand en het huidige jaar.
• De grafiek 'SM: Top 10 Spend per Categorie' is veranderd naar 'SM: Top X Spend per categorie'. Het aantal categorieën kan in de instellingen van de grafiek zelf worden bepaald.

Bugfixes

• Een bug waardoor tegels soms niet van plaats veranderd konden worden is opgelost.

Spend

Nieuw

• Er is een nieuw overzicht toegevoegd: Spend > Organisaties > Relaties - kostensoorten. Dit overzicht toont allerlei handige data over relaties tussen leveranciers en kostensoorten.
• Forecast berekening voor leveranciers is gewijzigd van (Totale spend tot dat moment/maand laatste factuur) * 12 naar (Totale spend tot dat moment/Huidige maand) *12. De eerdere berekening leverde problemen op met leveranciers die bijvoorbeeld een jaarfactuur sturen.
• Gebruikers met de rol 'Spend Category User' (deze rol beperkt spend rechten tot alleen categorieën die aan het account van de gebruiker gekoppeld zijn), hebben nu ook toegang tot KPI's die binnen de autorisatie vallen.
• Het is nu mogelijk om vanuit Spend > Leveranciers > Contracten door te klikken naar het contract in de Contracts module, indien aanwezig. Dit wordt gematcht op referentienummer.

Bugfixes

• De grafiek naam 'SM: Omzet per maand' is veranderd naar 'SM: Spend per maand'.
• De grafiek SM: AANTAL FACTUREN PER JAAR INK. in Spend > Categorieën > Selecteer categorie > Grafieken toonde niet altijd het correcte aantal facturen voor categorieën met meerdere subcategorieën, dit is nu verholpen.

Vendor Rating

Nieuw

• Het is in Risk Assessment vragen nu mogelijk om toelichtingen verplicht te maken bij bepaalde antwoordenmogelijkheden.
• Wanneer je een enquête in de audit details opent worden er nu kop/vraag nummers weergegeven zodat je gemakkelijker kunt sorteren.

Bugfixes

• De VR Dashboard 'Export data' functie werkte niet voor gebruikers die de Engelse taalinstelling gebruikte, dit is nu verholpen.
• Gestarte workflows bij audits waren pas zichtbaar na het verversen van de pagina, dit is niet langer het geval.
• Vragen in enquêtes waarbij de NVT optie was aangevinkt én de vraag het type 'Radio buttons' had, hadden soms het probleem dat er meerdere antwoorden tegelijkertijd aangevinkt werden. Dit is nu verholpen.

Vendors

Nieuw

• Er gaat nu automatisch een e-mail naar de kwaliteit coördinator van een 8D klachtrapport wanneer de leverancier de klacht heeft ingeleverd.
• E-mailsjablonen zijn nu beschikbaar in het 'Communicatie' tabblad in een 8D klachtrapport. E-mailsjablonen voor 8D klachtrapporten kun je instellen in Admin > Vendors instellingen > Klacht instellingen.
• Er is een kolom 'Geüpload door' toegevoegd in Vendors > Documenten. Deze was al aanwezig in de documentenoverzichten op leveranciersniveau.
• Voor het Supplier Data Portal is het nu mogelijk om vrije velden alleen te verbergen op het leverancier aanvraagformulier in het Supplier Data Portal. Zo kun je een vrij veld verbergen op het aanvraagformulier maar wél gebruiken bij de beoordeling ervan.

Bugfixes

• Tags in de leverancierdetails waren niet zichtbaar voor gebruikers zonder moderator rechten in de Vendors module. Dit is nu opgelost.

Contracts

Nieuw

• Het is nu mogelijk om alle voorwaarden van alle contracten in één keer te exporteren via Contracts > Contracten > Export.
• De 'Alle velden' export van contracten is verplaatst naar Contracts > Contracten > Export.
• Er is een nieuwe default notificatie toegevoegd in Admin > Contracts instellingen > Contracts notificaties: End date of Contract. Met deze notificatie kun je instellen dat er notificaties verstuurd worden op de einddatum van je contracten. Lees hier meer.
• [RFQ] Het is nu mogelijk om per antwoordmogelijkheid bij een vraag in een vragenlijst een document te vereisen.
• [RFQ] De signaalgebruiker van een RFQ ontvangt nu een e-mail wanneer de periode voor het stellen van vragen van leveranciers verstreken is.
• [RFQ] Bij het publiceren van een antwoord is het 'Openbaar' vinkje nu automatisch aangevinkt.
• [RFQ] In de planning is 'Gunning' hernoemd naar 'Voorlopige gunning'.
• De tijden die opgenomen waren in de datumvelden in de Contracts > Contracten > Export > Alle Velden export zijn verwijderd.

Bugfixes

• Het overzicht Contracts > Contracten > Verlopen contracten werkte niet wanneer er vrije velden in het overzicht stonden met ( ) tekens in de namen. Dit is nu verholpen. / tekens zijn niet toegestaan.
• De kolom 'Contracttype' werd tweemaal getoond in het contractenoverzicht indien je deze kolom aan het overzicht had toegevoegd. Dit is nu verholpen.
• Een probleem waarbij contract fiattering workflow stappen niet goed/afgekeurd konden worden, is opgelost.

Taken

Nieuw

• Er is een 'Toegewezen aan mij' filter toegevoegd in planboards zodat je gemakkelijk op taken kunt filteren die aan jou toegewezen zijn.
• Bij het selecteren van een contract bij het toevoegen/bewerken van een taak wordt nu aangeduid of het desbetreffende contract gearchiveerd is.

Supplier Portal

Nieuw

• Om verwarring te voorkomen is de 'Einde' knop op de laatste pagina van een enquête/vragenlijst in het Supplier Portal verwijderd. Het indienen gaat via de 'Verstuur naar klant' knop.
• Het veld 'Resultaat' in stappen D2, D4, D5 en D6 zijn niet langer verplicht bij het invullen van een 8D klachtrapport omdat het resultaat vaak nog niet bekend is.
• Het is nu mogelijk voor leveranciers die gebruik maken van de Vendor Rating module in het Supplier Portal om hun resultaten in één keer te exporteren via de 'Export pagina' knop rechtsboven in de pagina.
• Gebruikers die in een RFQ vragenlijst bestanden hebben geüpload kunnen deze nu ook downloaden.
• Je ontvangt nu automatisch een herinnering per e-mail over een 8D klachtrapport isolatieactie wanneer de uitvoeringsdatum is aangebroken.

Bugfixes

• Wanneer een audit meerdere vragenlijsten bevatte, waren de voortgangspercentages die in de audit per vragenlijst getoond werden niet accuraat. Dit is nu opgelost.
• Het was niet langer mogelijk voor Moderator Supplier Portal gebruikers om nieuwe gebruikers toe te voegen via de Beheer sectie in het Supplier Portal. Dit is nu opgelost.

Admin

Nieuw

• Bij het archiveren van een gebruiker wordt je nu gepresenteerde met een overzicht van alle koppelingen die deze gebruiker nog heeft. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het zijn van een contract manager of eigenaar, taken die op zijn/haar naam staan en audits waar de gebruiker signaalgebruiker is. Ook heb je hier de mogelijkheid om al deze koppelingen over te dragen aan een andere gebruiker. Het archiveren van de gebruiker is niet per se noodzakelijk. Je kunt de functie dus ook gebruiken om enkel koppelingen naar een andere gebruiker over te zetten.
• Er is een nieuw importproces toegevoegd: Bulk Archive Contract Products. Met deze import kun je in bulk contractproducten archiveren, lees hier meer.