ISPnext Sprint 49 - Augustus 2022

Releasedatum: 25 augustus 2022

Over deze release

E-Signing

Het is nu mogelijk om E-Signing ondertekenaars on-hold te zetten. Zij kunnen op dat moment niet ondertekenen. Op deze manier kun je de volgorde van ondertekenen bepalen.

Documenten verplicht in audits

Wanneer je een audit verstuurt en daarin documentatie opvraagt bij je leveranciers, kun je de leverancier nu verplichten om een bepaald type document (checklist item) aan te leveren.

Zie de onderstaande release notes voor alle details met betrekking tot deze release.

Algemeen

Bugfixes

• Indien een team in de Teams functionaliteit gekoppeld is aan een leverancier of contract, kun je nu op de leveranciersnaam/contractnaam klikken om er direct naartoe te navigeren.
• Spaties zijn niet langer toegestaan in gebruikersnamen van client gebruikers en in e-mailadressen van contactpersonen bij je leveranciers.

Spend

Nieuw

• Het filter bij de kolom 'Categorieën' in Spend > Leveranciers is vernieuw. Dit categoriefilter toont o.a. de categorieboom, en laat je op meerdere categorieën tegelijkertijd filteren.
• De kolom 'Categorie' is toegevoegd aan Spend > Categorieën > Selecteer categorie > Details.
• Indien een Spend koppeling met ISPNext wordt gebruikt, tonen we nu data over het type facturen in je Spend data. Deze gegevens zijn inzichtelijk in Spend > Proces Analyse > Factuur bestandstypes, hier zijn allerlei overzichten en grafieken te vinden die je inzicht geven in deze data.

Vendor Rating

Nieuw

• Er is een 'Selecteer alles' functie toegevoegd bij het selecteren van leveranciers/contracten in stap 2 van het inrichten van een Vendor Rating Groep.
• Enquêtegroepen (Vendor Rating > Enquêtes) moeten nu eerst gearchiveerd worden voordat ze verwijderd kunnen worden.
• Het is vanaf nu mogelijk om leveranciers te verplichten om een bijlage uploaden bij een checklist item in een audit. Dit stel je in via de optie 'Document nodig' bij een checklist item in Admin > Vendors instellingen > Tabellen > Checklist items.
• De verste einddatum van een bijlage geüpload bij een checklist item in een audit door de leverancier wordt bij goedkeuring van de audit geplaatst in het 'Geldig tot' veld van het checklist item in de leveranciersdetails.

Bugfixes

• Gearchiveerde audits kunnen vanaf nu weer worden verwijderd.
• De einddatum van een document geüpload bij een checklist item in een audit werd niet overgenomen wanneer de audit werd goedgekeurd en het document bij de leveranciersdetails werd opgeslagen. Dit is nu gecorrigeerd.

Vendors

Nieuw

• De Kolommen functie is toegevoegd aan Vendors > Checklist items.
• Er zijn extra leveranciersdetail velden toegevoegd aan Vendors > Checklist items.
• In het leveranciersoverzicht is er een kolom toegevoegd: Autorisatielabels. Deze kolom toont de gekoppelde autorisatielabels. Je kunt de kolom zichtbaar maken via de Kolommen functie.
• Het is vanaf nu mogelijk om de contact matrix (Vendors > Leveranciers > Open leverancier > Contactpersonen) zichtbaar te maken in het Supplier Portal. Deze instelling bevindt zich in Admin > Vendors instellingen > Instellingen.
• Bij bijlagen van e-mails die via de doorstuurfunctie naar ISPnext zijn verstuurd, kunnen nu de velden Omschrijving/Vertrouwelijk/Categorie worden ingesteld.
• Bij projectfases in een project tonen we nu een gekleurde rand om de fase heen. Groen betekent dat de fase is afgerond, oranje betekent dat er inhoud in de fase is maar de fase nog niet is afgerond en grijs betekent dat er geen inhoud is en de fase niet is afgerond.

Contracts

Nieuw

• Het is vanaf nu mogelijk om E-Signing gebruikers on-hold te zetten. Zij kunnen op dat moment niet ondertekenen. Op deze manier kun je forceren dat er in een bepaalde volgorde ondertekend moet worden. Als een gebruiker on-hold staat tijdens het versturen van het E-Signing verzoek, ontvangen zij geen uitnodiging. Als je de gebruiker later van on-hold afhaalt, dien je zelf een uitnodiging (of herinnering via de herinnering functie) te versturen.
• Wanneer er een document met de leverancier is gedeeld (functie 'Deel in Supplier Portal' bij een bijlage), wordt nu ook de omschrijving van de bijlage gedeeld.
• In het contractenoverzicht is er een kolom toegevoegd: Autorisatielabels. Deze kolom toont de gekoppelde autorisatielabels. Je kunt de kolom zichtbaar maken via de Kolommen functie.
• Een contract fiatteren gaat alleen nog maar via de link die gebruikers ontvangen/via Workflow Taken op het start center. Het 'Contract fiattering' tabblad in de contractdetails dient nu alleen voor het beheren van de workflow.
• Het is nu mogelijk om in te stellen dat alle bijlagen die bij een contract worden geüpload, deze automatisch gedeeld worden met de leverancier. De optie 'Deel in Supplier Portal' wordt bij nieuw toegevoegde bijlagen dan automatisch aangevinkt. De optie is te vinden boven de bijlagentabel in het 'Bijlagen' tabblad in de contractdetails. De optie is alleen zichtbaar indien 'Documenten beschikbaar in Supplier Portal' is geactiveerd in Admin > Contracts instellingen > Instellingen.
• Wanneer je een contractbijlage deelt, wordt het contract ook gedeeld in het Supplier Portal. Om dit duidelijker aan te geven wordt de instelling die dit bepaalt, wordt de instelling 'Contract delen in Supplier Portal' in het 'Autorisatie' tabblad in de contractdetails op ON gezet.
• Bij bijlagen van e-mails die via de doorstuurfunctie naar ISPnext zijn verstuurd, kunnen nu de velden Omschrijving/Vertrouwelijk/Categorie worden ingesteld.

Bugfixes

• Bij het toevoegen van contract verplichtingen in Contracts > Contracten > Selecteer contract > Financieel > Verplichtingen werkte het zoeken naar kostensoorten niet, dit is nu gecorrigeerd.
• In enkele gevallen werd het overzicht met alle E-Signing verzoeken (Contracts > E-Signing) niet geladen, dit is nu gecorrigeerd.

Taken

Bugfixes

• Indien een taak aan een leverancier is gekoppeld, was er voor gebruikers met de rol 'Vendor Management Moderator' rol een 'Naar leverancier' knop zichtbaar waarmee direct naar de leverancier kan worden genavigeerd. Deze knop is nu ook zichtbaar voor gebruikers met de rollen 'Vendor Management Viewer' en/of 'Vendor Management Register'.

Admin

Bugfixes

• Enkele rollen die niet langer bestaan zijn verwijderd uit de Rollen Matrix (Admin > Algemene instellingen > Gebruikers > Rollen Matrix).
• De rollen matrix miste een aantal rollen, deze zijn nu toegevoegd.

Supplier Portal

Nieuw

• Het is vanaf nu mogelijk om de contact matrix (Vendors > Leveranciers > Open leverancier > Contactpersonen) zichtbaar te maken in het Supplier Portal. Deze instelling bevindt zich in Admin > Vendors instellingen > Instellingen.
• In de 'Documenten & Contracten' tegel wordt nu per regel aangegeven of het gedeelde item een contract of document betreft.

Bugfixes

• Enkele lay-out bugs zijn opgelost.

ISPNext

NEXT_202235

• Het overzicht met mijn activiteiten laat nu alleen nog facturen, inkoopverzoeken en inkooporders zien die door de betreffende gebruiker geclaimed kunnen worden. 

• Bij de leveranciers instellingen is het nu mogelijk om een standaard easy route op te geven voor AP Automation. Bij het importeren van een factuur wordt automatisch deze standaard easy route aan de factuur gekoppeld. Tijdens coderen van de factuur is het mogelijk om alsnog een andere route te kiezen. 

• Het is nu mogelijk om een kolom voor betaaldata op factuuroverzichten te tonen. Hier wordt dan de meest recente betaaldatum getoond, gerelateerd aan de betreffende factuur. 

• Het openen van een factuur waaraan orders zijn gekoppeld met een niet bestaande of inactieve leverancier kon leiden tot een fout in de applicatie. Dit is opgelost. 

• Het ophalen van gebruikers die gekoppeld zijn aan een bepaalde permissiegoep ten behoeve van de workflow kon fout gaan wanneer alle gebruikers out of office waren. Nu worden ook de vervangers meegegeven.