1. Doel van de vernieuwde factuurweergave
De factuurweergave is volledig vernieuwd binnen AP Automation, gericht op betere prestaties bij facturen met een groot aantal PO-regels of ontvangstregels. Het scherm is bedoeld voor:
- AP-medewerkers die facturen met veel PO-regels verwerken
- Organisaties die tegen prestatieproblemen aanlopen bij omvangrijke facturen (500+ regels)
- Gebruikers die behoefte hebben aan meer controle over de weergave van factuurregels, zoals kolominstellingen en paginering
2. Toegang en rechten
De vernieuwde factuurweergave is beschikbaar voor gebruikers die toegang hebben tot het reguliere factuurscherm binnen AP Automation. Er zijn geen aanvullende rechten nodig om de vernieuwde weergave zelf te gebruiken. Alleen voor het budgeticoon is de permissie s2c:can_use_budget_management vereist. Meer informatie over permissies is te vinden in Permissiebeheer - permissies.
Navigatiepad:
AP Automation → Openstaande facturen → [Factuur openen]
3. Functionaliteitsoverzicht
3.1 De schakelaar tussen het oude en het vernieuwde scherm
Rechtsboven in het factuurscherm is een schakelaar beschikbaar waarmee per factuur gewisseld kan worden tussen het oude en het vernieuwde scherm. Hiermee kan elke AP-medewerker zelf bepalen of een factuur in de vernieuwde weergave wordt geopend.
Wanneer er geschakeld wordt naar de vernieuwde weergave, kunnen de PO-regels niet meer worden weergegeven als er teruggeschakeld wordt naar de oude weergave.
Dit is een bewuste keuze, gericht op het behouden van de prestatieverbetering die de vernieuwde weergave biedt.
3.2 Paginering van factuurregels
In het vernieuwde scherm worden PO-regels weergegeven met paginering. In plaats van alle regels in één lange lijst te tonen, worden de regels verdeeld over pagina's. Dit zorgt voor een aanzienlijk snellere weergave, ook bij facturen met honderden regels. Op PO-facturen heet het tabblad met aanvullende regels Additionele regels.
3.3 Header inklappen
Het is mogelijk om het bovenste gedeelte van het scherm, met de factuurgegevens (header), in te klappen. Hierdoor ontstaat meer ruimte op het scherm voor de PO-regels, wat vooral handig is bij facturen met veel regels.
3.4 Kolommen aanpassen
Kolommen in de regelstabel kunnen naar wens versleept en in breedte aangepast worden. Deze instelling wordt automatisch onthouden, zodat de persoonlijke indeling bij een volgend bezoek aan het scherm behouden blijft.
3.5 Vernieuwde iconen
Alle iconen in het scherm hebben een vernieuwd ontwerp gekregen, passend bij de algehele visuele vernieuwing van het scherm.
3.6 Verbeterde validaties
Validaties op het factuurscherm zijn verbeterd en duidelijker zichtbaar gemaakt. Foutmeldingen worden direct bij het betreffende veld getoond, zodat snel duidelijk is welke gegevens aangepast moeten worden.
3.7 PO-lookup verversen
Naast het veld PO-lookup staat een verversicoon. Hiermee worden de gekoppelde orders en de bijbehorende orderregels direct opnieuw geladen, zonder dat het scherm met openstaande orders hoeft te worden geopend. Daarna worden de factuurregels die bij de PO-lookup en de gekoppelde orders horen automatisch geselecteerd.
Het icoon is alleen zichtbaar wanneer PO-lookup en ordernummer zijn ingeschakeld en kan alleen worden gebruikt wanneer de PO-lookup is ingevuld. Wanneer er geen orders worden gevonden, verschijnt hiervan een melding.
Bij het verversen worden de bestaande ordernummers, orderregels en header charges van de factuur vervangen op basis van de ingevulde PO-lookup.
3.8 Regels selecteren per gefilterde order
Wanneer de regels zijn gefilterd op ordernummer, werkt de actie om alles te selecteren of te deselecteren alleen op de regels die onder dat filter zichtbaar zijn, dus op de regels van de gekozen order. Regels van andere orders blijven ongewijzigd. Dit geldt voor PO-regels, charge lines, header charges en coderegels.
Hierdoor kan bij orders met honderden posities snel een volledige order worden geselecteerd, zonder regel voor regel te werken.
3.9 Vernieuwd zoekscherm voor openstaande orders
Het scherm waarmee openstaande orders worden gezocht, is vernieuwd en gebouwd op dezelfde techniek als de overige vernieuwde schermen, voor betere prestaties. Zoeken, filteren, sorteren en pagineren werken zoals voorheen.
In het scherm zijn extra kolommen toegevoegd:
- PO-bedrag exclusief btw (headerniveau)
- Regelbedrag exclusief btw (regelniveau)
- Leverdatum (header en regel)
3.10 Bedragvelden herberekenen na verlaten van het veld
Bedragvelden worden pas herberekend wanneer het veld wordt verlaten, via tab, enter of door buiten het veld te klikken. Tijdens het typen vindt geen herberekening plaats. Hierdoor kunnen bedragen, inclusief de decimale komma, rustig worden ingevoerd zonder dat het systeem nullen toevoegt of de komma verwijdert. Afhankelijke totalen worden herberekend zodra het veld is verlaten.
3.11 Budgeticoon
Wanneer Budget Management is ingeschakeld, is het budgeticoon ook beschikbaar in de vernieuwde weergave, bij de acties van de factuurheader. Het icoon is alleen te gebruiken wanneer er regels beschikbaar zijn en vraagt de permissie s2c:can_use_budget_management.
4. Werken met de vernieuwde factuurweergave
4.1 Navigatie
Ga naar:
AP Automation → Openstaande facturen → [Factuur openen]
4.2 Stappen
1. Factuur openen
Open een factuur vanuit het overzicht van openstaande facturen.
2. Schakelen naar de vernieuwde weergave
Klik rechtsboven in het scherm op de schakelaar Use/Try the new invoice screen om de vernieuwde weergave te activeren voor deze factuur.
3. Header in- of uitklappen
Klik op het pijltje boven het headergedeelte om de factuurgegevens in of uit te klappen, afhankelijk van de gewenste hoeveelheid ruimte voor de regels.
4. Kolommen van de regeltabel aanpassen
Versleep een kolomkop om de volgorde te wijzigen, of versleep de rand van een kolom om de breedte aan te passen. Deze indeling wordt automatisch bewaard.
5. Door de regels navigeren
Gebruik de paginering onderaan de regeltabel om door de verschillende pagina's met PO-regels te bladeren.
6. PO-lookup verversen
Klik op het verversicoon naast het veld PO-lookup om de gekoppelde orders en orderregels opnieuw te laden. De bijbehorende factuurregels worden daarna automatisch geselecteerd.
7. Regels per order selecteren
Filter de regels op ordernummer en gebruik daarna de actie om alles te selecteren. Alleen de regels van de gefilterde order worden geselecteerd.
5. Gedrag voor gebruikers
Zodra een gebruiker de vernieuwde weergave voor facturen activeert, blijft deze weergave actief voor die gebruiker.
Persoonlijke instellingen, zoals de kolomvolgorde en kolombreedte, worden per gebruiker onthouden en automatisch toegepast bij het openen van volgende facturen.
Bij facturen met een groot aantal PO-regels (meer dan 50) zal het verschil in laadtijd ten opzichte van het oude scherm het meest merkbaar zijn.
6. Gefaseerde uitrol
De vernieuwde factuurweergave wordt stapsgewijs uitgerold, verdeeld over verschillende fases. Hieronder een overzicht van de functionaliteit per fase.
6.1 Eerste fase
De eerste fase bevat onder andere de basisweergave van de regels, de paginering, het aanpassen van kolommen en de vernieuwde validaties. Organisaties die tegen prestatieproblemen aanlopen, kunnen na deze fase al gebruikmaken van de vernieuwde weergave.
6.2 Volgende fases
In de fases hierna worden aanvullende onderdelen toegevoegd, zoals het werken met kosten op header- en regelniveau, en het importeren van kostenregels vanuit Excel. Ook worden er nog uitbreidingen verwacht op het gebied van alternatieve schermindelingen en het vergelijken van facturen.
7. Best practices
- Maak gebruik van de schakelaar om de vernieuwde weergave eerst uit te proberen bij facturen met veel PO-regels, voordat deze breder wordt ingezet.
- Pas de kolomindeling eenmalig aan naar de eigen voorkeur; deze instelling wordt automatisch onthouden voor volgende facturen.
- Klap het headergedeelte in bij het verwerken van facturen met veel regels, voor optimaal overzicht.
8. Samenvatting
- De vernieuwde factuurweergave verbetert de prestaties bij facturen met een groot aantal PO-regels.
- Per gebruiker kan via een schakelaar gewisseld worden tussen het oude en het vernieuwde scherm.
- Bij overschakeling naar de vernieuwde weergave kunnen PO-regels niet meer in de oude weergave worden getoond. Dit is bewust om de prestatieverbetering van de nieuwe weergave te behouden.
- De regels worden gepagineerd weergegeven, wat zorgt voor snellere laadtijden.
- Het headergedeelte kan worden ingeklapt voor meer ruimte op het scherm.
- Kolommen zijn aanpasbaar en de indeling wordt automatisch onthouden.
- Alle iconen zijn vernieuwd en validaties zijn verbeterd en duidelijker zichtbaar.
- De PO-lookup kan met één klik worden ververst en regels kunnen per gefilterde order worden geselecteerd.
- Het zoekscherm voor openstaande orders is vernieuwd en toont extra kolommen, en bedragvelden worden pas herberekend na het verlaten van het veld.
- De uitrol gebeurt gefaseerd, met steeds meer functionaliteit in de vernieuwde weergave.