Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Wanneer er een debet factuur is binnengekomen, waar later een creditfactuur voor is aangevraagd, kunnen deze facturen aan elkaar worden gekoppeld. Deze debet factuur kan op het moment van binnenkomst kunnen worden gezet naar 'Wacht op credit'. Zodra de creditfactuur binnenkomt, kan deze dan worden gekoppeld aan de bestaande debet factuur via de optie koppel factuur. Het is alleen mogelijk een creditfactuur aan een debet factuur te koppelen wanneer een debet factuur in de stap 'Wacht op credit' is gezet. Het is tevens mogelijk om meerdere creditfacturen te koppelen aan één debet factuur en meerdere debet facturen te koppelen aan één creditfactuur. Voor het koppelen van de facturen is wel de juiste permissie nodig, zo kan de gebruiker die de creditfactuur kan inzien na het koppelen ook de gekoppelde debet factuur inzien. Tevens kan de gebruiker die de debet factuur kan inzien ook de gekoppelde creditfactuur inzien.
Om de functionaliteit te gebruiken moet de workflow worden ingericht om het koppelen van credit aan debet facturen mogelijk te maken. Indien facturen op een eerdere workflow versie zijn ingeladen is het niet mogelijk deze functionaliteit voor de betreffende facturen te gebruiken. Voor het inrichten van de workflow kan er een ticket worden aangemaakt om de benodigde workflow aanpassing aan te vragen.
Debet factuur in wachtstand
Wanneer het bekend is dat er een creditfactuur aankomt voor een betreffende debet factuur kan de status van de debet factuur worden gezet op de stap 'Wacht op credit' door de stap aan te vinken en op doorzetten te klikken.
Koppelen debet factuur
Wanneer de creditfactuur binnenkomt in AP Automation kan deze geopend worden in de bewerk modus.
Kies onder Audit in de factuuracties met het icoon de optie Koppel factuur.
*Doorgaans kan het koppelen van een debet factuur alleen worden uitgevoerd wanneer de factuur in de activiteit 'Coderen door Crediteuren Administratie' staat. De benamingen en de activiteiten waarin de keuze 'Wacht op credit' kan worden gemaakt, kunnen verschillen per inrichting.
In het scherm Koppel factuur is het mogelijk om één of meerdere debet facturen aan de creditfactuur te koppelen. De debet facturen van de betreffende leverancier waarbij de wachtstand 'Wacht op credit' is aangemerkt worden getoond in het scherm. Door de betreffende debet factuur te selecteren en op ok te klikken zijn de facturen gekoppeld.
Koppelen voltooid
- Na het koppelen van de facturen is de debet factuur terug te vinden onder Gekoppelde facturen in de Kop van de credit factuur.
- De debet factuur wordt uit de stap 'wacht op credit' gehaald en teruggezet naar de stap van waaruit voor 'wacht op credit' is gekozen. De gebruiker die de factuur op "Wacht op credit" heeft gezet, krijgt de factuur weer op zijn of haar naam. Facturen in deze automatische stap zijn echter niet terug te zien in het 'Mijn activiteiten' overzicht. Afhankelijk van de gebruikersrechten zijn deze facturen wel te zien via het 'Alle facturen' of 'Alle open facturen' overzicht en via de koppeling in de audit van de betreffende factuur.
- De leesrechten worden bijgewerkt; als een gebruiker de debet factuur mag bekijken dan geldt dit automatisch ook voor de credit factuur (en vice versa).
Meerdere creditfacturen koppelen aan één debet factuur
Wanneer er meerdere creditfacturen zijn binnengekomen voor één debet factuur moeten deze facturen apart van elkaar worden verwerkt. Nadat de eerste credit factuur aan de betreffende debet factuur is gekoppeld zal de status van de debet factuur weer opnieuw in de stap 'Wacht op credit' moeten worden gezet. Wanneer de debet nota weer in de stap 'Wacht op credit' staat kunnen de facturen worden gekoppeld door middel van bovenstaande stappen.
Terugzien koppeling in Audit
Het is mogelijk om zowel bij de betreffende debet- als creditfacturen in de Audit terug te zien dat deze factuur is gekoppeld door middel van de tekst: 'Toon gekoppelde factuur'. Tevens is het mogelijk de factuur te bekijken vanuit de link in de Audit. In de Audit is tevens terug te zien wanneer een factuur is ontkoppeld.
Factuur ontkoppelen
Nog niet doorgezette factuur
Indien de factuuractie nog niet is doorgezet en de factuur nog in de bewerkmodus staat is het mogelijk de gekoppelde factuur te verwijderen door middel van de icoon in de Kop van de creditfactuur onder Gekoppelde facturen.
Al doorgezette factuur
Indien de facturen ontkoppeld moeten worden nadat het proces is doorgezet kan dit gedaan worden via het overrulen van de factuur. Vervolgens kan in deze stap de factuur worden 'unlinked'.
Daarnaast geldt, dat wanneer de gekoppelde debet factuur wordt verwijderd, de link automatisch opgeheven wordt.
*De benamingen en de activiteiten waarin de keuze 'Wacht op credit' kan worden gemaakt, kunnen verschillen per inrichting.