Factuur detail scherm

Het factuur detail scherm bestaat uit verschillende panelen:

Kop

In dit paneel zijn alle kopvelden te vinden. Dit zijn algemene velden die gelden voor de hele factuur. Afhankelijk van de inrichting kan het gedrag van velden verschillen. Per workflowstap is bepaald welke velden aan te passen zijn en welke velden niet aan te passen zijn.  Afhankelijk van de vervolgstap die gekozen wordt (keuze onder aan het detailscherm), zijn bepaalde velden wel of niet verplicht.

De inrichting bepaald ook de manier waarop en of bepaalde velden gevalideerd worden.

Voor het invullen van de verschillende velden zijn aan aantal mogelijkheden. Vrij in te vullen velden, datumpikkers of keuzelijsten (de keuzes worden bepaald vanuit de waarden uit de masterdata).  Ook kunnen bepaalde velden gevuld worden op basis van een keuze in een ander veld. Zo wordt bijvoorbeeld het Banknummer automatisch gevuld op basis van de gekozen leverancier. Voor het ophalen van bestelnummers wordt een extra scherm geopend waarna de bestelnummers geselecteerd kunnen worden.

In het kop paneel zit in een extra tabblad voor toevoegen of verwijderen van bijlage(n). 

In de rechter bovenhoek van een paneel zijn de eventuele extra functies te vinden die weergegeven worden door middel van iconen. In het kop panel is de functie facturen vergelijken te openen .

Iconen die in het kop paneel kunnen voorkomen zijn:

 Extra informatie wordt getoond bij mouse-over

Een extra scherm wordt geopend voor het ophalen van bestelnummers.

In het extra scherm van het ordernummer, kan er eenvoudig op de ververs knop worden geklikt om de data van een specifieke order te verversen, wanneer een bestelorder aangepast is in het ERP systeem. 

 Een berekening van het btw bedrag wordt uitgevoerd op basis van de gekozen btw percentage

Een datumpikker wordt geopend voor het datumselectie

Regels

In dit paneel zijn alle regel gegevens te vinden. Er bestaan verschillende soorten regels:

Codeerregels:
Wanneer in het kop paneel geen bestelnummers zijn gekozen wordt de factuur beschouwd als een kostenfactuur.  Codeerregels kunnen door de crediteurenadministratie op basis van de gegevens uit de factuur worden toegevoegd en ingevuld.

Logistieke regels:
Wanneer in het kop paneel een of meerdere bestelnummer(s) zijn gekozen wordt de factuur beschouwd als een logistieke factuur. De gegevens van de in het kop paneel gekozen bestellingen worden als logistieke regels weergegeven in het regel paneel.

Toeslagregels:
Bij logistieke facturen kan het voorkomen dat er sprake is van toeslagregels. Dit zijn als het ware bijzondere logistieke regels, die automatisch meekomen met het inladen van de bestelgegevens. 

Additionele kosten regels:
Bij logistieke facturen kan het voorkomen dat er ook kostenregels opgenomen dienen te worden. Dit kunnen bijvoorbeeld bijkomende leveringskosten zijn. Dergelijke kostenregels kunnen dan als additionele kostenregels opgevoerd worden. Wanneer logistieke regels zijn ingeladen op basis van bestelnummers in het kop paneel, zal automatisch een tabblad toegevoegd worden in het regel paneel voor het opvoeren van de additionele kosten. Additionele kostenregels werken op dezelfde manier als codeerregels. 

In de rechter bovenhoek van een codeer paneel zijn de eventuele extra functies te vinden die weergegeven worden door middel van iconen. In het regels paneel zijn dat de functies codeerhulp , prijsverschil verdelen over regels en prijsverschil boeken als additionele kosten. 

Iconen die in het kop paneel kunnen voorkomen zijn:

Voorvertoning van de te volgen advanced route

Prullenbak, om de regel te verwijderen

 Onder de codeerhulp staat dit icoon voor het aanpassen van codeertemplates 

Het organiseren van regelkolommen

Het is mogelijk om kolommen voor kosten en logistieke facturen te organiseren en te verbergen. Door op heticoon te klikken verschijnt er een pop-up met kolominstellingen. 

• Kolommen kunnen worden verborgen en zichtbaar worden gemaakt door de schuifbalk aan en uit te zetten. 
• In het menu Columns is het ook mogelijk om de volgorde van de kolommen aan te passen door kolommen omhoog of omlaag te slepen.
• De resetknop zet de huidige instellingen terug en de verbergknop verbergt alle kolommen.

Factuur

In dit paneel wordt een weergave getoond van de factuur.

Het type factuur wordt getoond als een label boven de weergave (bv. UBL of PDF). De PDF kan onder andere worden vergroot of verkleind, er kan in gezocht worden en kan geprint worden.

In de rechter bovenhoek van een paneel zijn de eventuele extra functies te vinden die weergegeven worden door middel van iconen. In het factuur paneel zijn dat de functies factuur doorsturenen inleer module  (alleen bij PDF facturen, die gescand zijn, is de inleer module aan te klikken) .

Audit

In dit paneel wordt een weergave getoond van de audittrail van de factuur.

Alle workflowstappen die een factuur achtereenvolgens doorloopt worden als een tijdlijn weergegeven. Bij de verschillende stappen kan extra informatie getoond worden, zoals een link naar bijvoorbeeld de originele e-mail of e-mail van de doorgestuurde factuur. Ook kunnen verschillende validatiemeldingen weergegeven worden bij de betreffende workflowstappen. Notities of commentaar dat ingegeven is door een gebruiker wordt ook in de status weergegeven.

In de rechter bovenhoek van een paneel zijn de eventuele extra functies te vinden die weergegeven worden door middel van iconen.

Filteren

Zo kun je door middel van het filter icoon filteren in de audittrail op: Alle, Gebruiker, Systeem, Commentaar en Foutmelding.

Factuuracties

 Daarnaast kun je door middel van factuuracties met het icoon  verschillende acties uitvoeren zoals: Activiteiteneigenaar veranderen, Verwijder document en Notitie toevoegen. 

Factuuracties in bewerkmodus

Wanneer de factuur in bewerkmodus staat zijn er andere factuuracties mogelijk zoals: Activiteiteneigenaar veranderen, Verwerken als bijlage, Notitie toevoegen en Werk leveranciersinstelling bij.