Facturenoverzicht

Het facturenoverzicht toont facturen op basis van het ingestelde filter. Je filtert via Snelle toegang, het menu Mijn activiteiten en kolomfilters. Via de rechtermuisknop of het Actie-menu verwerk je facturen, met Bulk update ook meerdere tegelijk; daarvoor is de permissie invoice:can_use_multi_update nodig.

Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

AP Automation

1. Doel van het facturenoverzicht

In facturen wordt een facturenoverzicht getoond, afhankelijk van de ingestelde filter. Het overzicht wordt gebruikt om:

• facturen te filteren en terug te vinden;
• facturen te openen, te verwerken of goed te keuren, ook voor meerdere facturen tegelijk;
• het laatste commentaar en waarschuwingen bij een factuur te lezen.

2. Toegang en rechten

Het facturenoverzicht wordt getoond in Facturen.

Voor de actie 'Bulk update' is de permissie invoice:can_use_multi_update nodig. Zie ook Permissiebeheer - permissies.

3. Functionaliteitsoverzicht

Filteren binnen de overzichten kan op verschillende manieren, namelijk:

3.1 Snelle toegang

Door middel van 'Snelle toegang' blokken is het mogelijk om in één klik bij de vaste of custom gefilterde overzichten te komen. *Benamingen kunnen verschillen per inrichting.

Voor meer informatie zie: Snelle toegangsblokken

3.2 Mijn activiteiten

Met het drop-down menu 'Mijn activiteiten' is het mogelijk om te navigeren naar 'Mijn activiteiten', 'Alle open facturen', 'Afgeronde facturen', 'Afgewezen facturen' en 'Alle facturen' (deze filters zijn mogelijk in combinatie met 'snelle toegang').

Via de set-up is het mogelijk een ander filter als standaard filter in te stellen op de homepage zoals bijvoorbeeld Mijn activiteiten.

De volgende typen overzicht zijn beschikbaar:

3.3 Kolomfilters

Kolommen kunnen gefilterd worden met behulp van de kolomfilters. Kolommen die gefilterd kunnen worden zijn te herkennen met het Filter icoon achter de kolomnaam.
Deze filtering kan op twee manieren plaatsvinden. Door op het filter icoon te klikken komt er een invulveld of keuzelijst tevoorschijn. Of door op het filter icoon te klikken komt er een drop down menu tevoorschijn.

        

3.4 Commentaar

Wanneer in het overzicht een info icoon getoond wordt, kan in de mouse-over het laatst toegevoegde commentaar over deze factuur gelezen worden.

3.5 Waarschuwing

Wanneer er een waarschuwingsicoon in de vervaldatum kolom van een factuur staat kan de issue of de notitie gelezen worden door middel van een mouse-over.

4. Acties via rechtermuisknop of Actie-menu

4.1 Rechtermuisknop

Via de rechtermuisknop is het mogelijk om verschillende acties uit te voeren. Zo is het mogelijk de factuur te openen in een nieuwe tab, de factuur te verwerken of de factuur goed te keuren.

4.2 Actie-menu

Het Actie-menu is alleen actief bij het filter 'Mijn activiteiten', omdat de acties alleen van toepassing zijn op de facturen die door de gebruiker geclaimd kunnen worden. In dit menu zijn de acties 'Verwerken', 'Goedkeuren' en 'Bulk update' beschikbaar.

4.3 Bulk update

Met 'Bulk update' worden meerdere facturen in één keer in de workflow verwerkt. Hiervoor is de permissie invoice:can_use_multi_update nodig.

1. Selecteer het filter 'Mijn activiteiten'.
2. Selecteer de gewenste facturen.
3. Kies in het Actie-menu voor 'Bulk update'.
4. Kies in de popup de gewenste keuze uit de workflowstap en vul een commentaar in.
5. Bevestig de keuze. De facturen worden met het opgegeven commentaar verwerkt in de workflow.

Bulk update is alleen mogelijk wanneer alle geselecteerde facturen dezelfde keuzes hebben in de workflow, ongeacht de activiteit of de workflowversie. Is dit niet het geval, dan wordt een overzicht getoond met per factuur de activiteit en het workflow-id. Staat een factuur niet in een gebruikersstap, dan wordt dit ook in het overzicht getoond.

5. Gedrag voor gebruikers

Na het verwerken van een Bulk update wordt een overzicht getoond met per factuur de status. Via een link in dit overzicht kan de factuur in een nieuwe tab geopend worden.

6. Exporteren van overzichten

Om meer te weten te komen over het exporteren van overzichten zie:

• Overzicht exporteren

7. Samenvatting

• Het facturenoverzicht toont facturen afhankelijk van het ingestelde filter.
• Filteren kan via Snelle toegang, het menu Mijn activiteiten en kolomfilters.
• Acties zijn uit te voeren via de rechtermuisknop of het Actie-menu.
• Met Bulk update worden meerdere facturen in één keer verwerkt, mits de permissie invoice:can_use_multi_update beschikbaar is.
• Commentaar en waarschuwingen zijn te lezen via mouse-over.