Het vernieuwde factuuroverzicht – ISPnext Helpcenter

1. Doel van het factuuroverzicht

Het factuuroverzicht binnen AP Automation biedt een centraal punt van waaruit facturen worden beoordeeld en verwerkt tijdens het factureringsproces van Procure to Pay. Vanuit dit overzicht wordt in één oogopslag zichtbaar welke facturen aandacht vereisen, welke status een factuur heeft en welke acties op meerdere facturen tegelijk kunnen worden uitgevoerd.

Het overzicht wordt met name gebruikt voor:

Het dagelijks prioriteren en verwerken van openstaande facturen
Het signaleren van facturen met een naderende of verstreken vervaldatum
Het herkennen van facturen waarop een betalingskorting van toepassing is
Het filteren, sorteren en exporteren van factuurgegevens

ℹ️

Info:
Deze vernieuwde versie van het factuuroverzicht (Invoice v2) bevindt zich in een Controlled Release-fase. De functionaliteit is daarom nog niet in elke omgeving beschikbaar.

2. Toegang en rechten

Toegang tot het factuuroverzicht is gekoppeld aan de bestaande rechten binnen AP Automation. Een aparte permissie voor het overzicht zelf is niet vereist; wie toegang heeft tot facturen binnen AP Automation, ziet automatisch het vernieuwde overzicht zodra dit voor de omgeving is geactiveerd.

Navigatiepad:

AP Automation → Facturen

3. Functionaliteitsoverzicht

3.1 Statusindicaties en iconen

Op verschillende plekken in het overzicht worden iconen getoond die de status van een factuur in één oogopslag inzichtelijk maken.

Vervaldatum-indicator: naast een factuur waarvan de vervaldatum nadert of is verstreken, wordt een waarschuwingsicoon getoond.
Kortingsindicator: wanneer op een factuur een betalingskorting van toepassing is, wordt dit met een apart icoon aangegeven.

Statusiconen: de (claim-) status van een factuur, zoals "Wachten op credit", wordt met een icoon weergegeven. Door dit icoon met de muis aan te wijzen, wordt een toelichting getoond. Bij de claimstatus is het icoon bovendien kleur gecodeerd: groen geeft aan dat een factuur geclaimd is of geclaimd kan worden, oranje geeft aan dat een bestaande claim wordt overruled.

3.2 Snelkoppelingen (Quick Access)

Boven het overzicht is een sectie met snelkoppelingen (Quick Access) beschikbaar. Deze blokken bieden direct inzicht in aantallen facturen per categorie, zodat gerichter kan worden gefilterd zonder het volledige overzicht te doorzoeken.

4. Werken met het factuuroverzicht

4.1 Navigatie

Navigatie naar het overzicht verloopt via:

AP Automation → Facturen

4.2 Facturen filteren op bijlagen

Binnen het overzicht kan gefilterd worden op de aanwezigheid van bijlagen bij een factuur.

1. Filteropties openen

De filteropties boven de kolommen worden geopend.

2. Filter op bijlagen instellen

Met het filter "Bijlagen" wordt aangegeven of alleen facturen met, of juist zonder bijlage getoond dienen te worden.

4.3 Laatste opmerking bekijken via mouse-over

Wanneer bij een factuur een opmerking is toegevoegd, wordt dit met een icoon in de rij aangegeven. Door met de muis over dit icoon te bewegen, wordt de laatst toegevoegde opmerking getoond zonder dat de factuur geopend hoeft te worden.

4.4 Overzicht verversen

Met het vernieuwingsicoon boven het overzicht wordt de factuurlijst opnieuw opgehaald, zodat de meest actuele gegevens getoond worden zonder dat de pagina volledig herladen hoeft te worden.

4.5 Overzicht exporteren naar Excel

De gegevens uit het overzicht kunnen worden geëxporteerd naar Excel.

1. Exportfunctie starten

Het Excel-icoon boven het overzicht wordt gebruikt om de export te starten.

2. Export ontvangen

De export bevat de kolommen die op dat moment in het overzicht actief zijn, met inachtneming van eventueel ingestelde filters. De vertaling van kolomnamen wordt hierbij automatisch meegenomen.

ℹ️

Tip:
Alleen actieve kolommen en de op dat moment ingestelde filters worden meegenomen in de Excel-export. Het aanpassen van de kolomweergave vóór het exporteren bepaalt dus direct de inhoud van het exportbestand.

5. Wat is er veranderd ten opzichte van het vorige factuuroverzicht

Het factuuroverzicht is opnieuw opgebouwd op een verbeterde technische basis. Dit zorgt voor een stabielere werking van het scherm en maakt het eenvoudiger om er in de toekomst functionaliteit aan toe te voegen.

Ten opzichte van de vorige versie is het volgende gewijzigd:

De statusindicaties en iconen (vervaldatum, korting, de status "Wachten op credit" en de kleurcodering van de claimstatus, zie hoofdstuk 3.1) zijn verder doorontwikkeld en consistenter gemaakt.
Het filter op bijlagen, het bekijken van de laatste opmerking via mouse-over, het vernieuwingsicoon en de export naar Excel (zie hoofdstuk 4) zijn als onderdeel van deze vernieuwing toegevoegd.
De ruimte tussen de Quick Access-blokken is vergroot, wat de leesbaarheid van de aantallen ten goede komt.

6. Best practices

De vervaldatum- en kortingsindicatoren worden gebruikt om facturen met financiële urgentie als eerste op te pakken.
Voor het periodiek delen van factuurgegevens met collega's of andere afdelingen wordt de Excel-export ingezet in plaats van handmatige overname van gegevens.
Bij twijfel over de status "Wachten op credit" wordt de tooltip geraadpleegd voordat verdere actie op de factuur wordt ondernomen.

7. Samenvatting

Het factuuroverzicht toont vervaldatum-, kortings- en claimstatus via kleurgecodeerde iconen.
Facturen kunnen gefilterd worden op de aanwezigheid van bijlagen.
De laatst toegevoegde opmerking bij een factuur is zichtbaar via mouse-over, zonder de factuur te openen.
Het overzicht kan handmatig ververst worden en biedt een exportmogelijkheid naar Excel op basis van de actieve kolommen en filters.
De weergave van kolomkoppen, rijen en sortering is consistent gemaakt ten opzichte van eerdere versies.
Het scherm draait op een verbeterde technische basis, wat zorgt voor een stabielere werking en ruimte biedt voor toekomstige uitbreidingen.