Budget Management is een add-on binnen de Analytics-module van het ISPnext Business Spend Management (BSM)-platform. De module biedt real-time inzicht in budgetten en uitgaven, van de eerste inkoopaanvraag tot de uiteindelijke factuur, en is geïntegreerd in Procurement en AP Automation.
Het doel is het voorkomen van budgetoverschrijdingen, het versnellen van goedkeuringsprocessen en het versterken van financiële verantwoordelijkheid binnen de organisatie.
1. Doel
Budget Management biedt:
- Direct inzicht in beschikbare en gecommitteerde budgetten.
- Geautomatiseerde controle tijdens inkoop- en factuurprocessen.
- Transparante weergave van budgetstatussen via dashboarding.
- Integratie met Procurement en AP Automation voor een compleet beeld van budgetverbruik.
2. Toegang en permissies
Budget Management is bereikbaar via:
Analytics > Budget Management
De module is alleen zichtbaar voor gebruikers met een van de volgende permissies:
| Permissie | Mogelijkheden |
|---|---|
| Budget Management Viewer | Budgetten en budgetdetails raadplegen. Geen bewerkingsrechten. |
| Budget Management Moderator | Budgetten aanmaken, bewerken en archiveren. Toegang tot alle instellingen. |
Welke budgetten zichtbaar zijn, wordt bepaald door de autorisatieregels die per gebruiker zijn ingesteld op dimensieniveau. Een gebruiker ziet alleen budgetten die voldoen aan alle voor hem of haar geldende regels.
3. Overzichtspagina
De Overzichtspagina is de startpagina van Budget Management. Hier worden alle voor de gebruiker zichtbare budgetten getoond, inclusief actuele status, looptijd en benuttingspercentage.
3.1 Tabbladen
| Tabblad | Beschrijving |
|---|---|
| Actief | Toont lopende budgetten met actuele benutting. |
| Gearchiveerd | Toont historische, afgesloten budgetten. |
3.2 Kolommen in de budgettabel
| Kolom | Toelichting |
|---|---|
| Budgetreferentie | Unieke identificatie van het budget (bijv. ISPnext-00001). |
| Budgetbeschrijving | Naam of omschrijving van het budget, bijvoorbeeld project- of afdelingsnaam. |
| Budgeteigenaar | Naam van geselecteerde budget-eigenaar/eigenaren |
| Bedrag | Totaalbudget dat is toegewezen voor de opgegeven periode. |
| Budgetruimte | Beschikbaar budget |
| Btw inbegrepen | Is de BTW bij het budget inbegrepen? |
| Budgetgebruik | Percentage van het budget dat reeds is besteed. Wordt weergegeven met een voortgangsbalk. |
| Startdatum | Startdatum van de budgetperiode. |
| Einddatum | Einddatum van de budgetperiode. |
3.3 Acties in het overzicht
- Klik op een pijl in de budgetrij om de Detailpagina van dat budget te openen.
- Klik op het bewerkicoon om een budget te bewerken via de 'Budget toevoegen'-modal.
- Klik op het archieficoon om een budget te verplaatsen naar het tabblad Archived. Alleen beschikbaar voor Budget Management Moderators.
- Gebruik de filters boven de tabel om te zoeken op referentie, periode of status.
- Gebruik filters om alleen relevante budgetten te tonen, bijvoorbeeld op jaar of cost centre.
- Gebruik de sorteerfunctie op kolomtitels (bijv. Bedrag of Einddatum) voor een beter overzicht.
- Raadpleeg het tabblad Archived voor historische budgetten of afgesloten periodes.
4. Detailpagina
De Detailpagina geeft een volledig overzicht van alle informatie en transacties die aan een specifiek budget zijn gekoppeld. Klik op een budgetrij in het overzicht om deze pagina te openen.
4.1 Algemene budgetinformatie
Bovenaan de pagina worden de kerngegevens van het budget weergegeven:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Budgetnaam | Naam van het budget (bijv. Example budget). |
| Budgetstatus | Huidige status (Active / Archived). |
| Totaal budget | Totaalbedrag dat voor dit budget beschikbaar is. |
| Budget Referentie | Unieke identificatiecode van het budget. |
| Startdatum – Einddatum | Looptijd van het budget. |
| Budgeteigenaren | Verantwoordelijke gebruikers voor het budget. |
| BTW inbegrepen | Geeft aan of btw is inbegrepen (Yes / No). |
| Overschrijding toegestaan | Geeft aan of budgetoverschrijding is toegestaan (Yes / No). |
| Dimensie-filters | Actieve dimensiebeperkingen, bijvoorbeeld gekoppelde bedrijven of afdelingen. |
4.2 Budgetruimte en verbruik
De Detailpagina toont de actuele stand van het budget. De waarden worden automatisch bijgewerkt op basis van transacties in Procurement, AP Automation en andere BSM-modules.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Budgetruimte | Totaal beschikbare budgetruimte bij aanvang. |
| Budgetverbruik | Percentage van het totale budget dat is geconsumeerd. |
| Completed invoices | Totaalbedrag van volledig verwerkte facturen. |
| Invoices in circulation | Facturen die nog in behandeling zijn. |
| Hard commitments | Bedragen gereserveerd via inkooporders. |
| Soft commitments | Bedragen gereserveerd via inkoopaanvragen. |
| Consumed budget | Totaal van alle commitments en verbruik. |
| Budget space | Actueel beschikbaar bedrag na verrekening van alle verbruik en commitments. |
4.3 Transactietabbladen
De Detailpagina bevat vier tabbladen met een gedetailleerd overzicht van de onderliggende transacties per categorie. Klik op een tabblad om de bijbehorende transacties te bekijken.
Voltooide facturen
Overzicht van alle volledig verwerkte facturen die aan dit budget zijn gekoppeld.
Hieronder worden enkele van de beschikbare kolommen uitgelicht. Er kan zelf gekozen worden welke kolommen er zichtbaar worden gemaakt.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Factuurnummer | Uniek factuurnummer. |
| Factuurlijn | Specifieke regel van de factuur. |
| Supplier Reference | Referentiecode van de leverancier. |
| Supplier Name | Naam van de leverancier. |
| Beschrijving | Omschrijving van de factuurregel. |
| Factuurdatum | Factuurdatum. |
| Bedrag incl. btw | Totaalbedrag inclusief btw. |
| Bedrag excl. btw | Totaalbedrag exclusief btw. |
Invoices in Circulation
Overzicht van facturen die nog in behandeling zijn en nog niet definitief zijn verwerkt. De kolommen zijn gelijk aan het tabblad Voltooide facturen.
Hard Commitments (Purchase Orders)
Overzicht van inkooporders die als harde verplichting zijn gereserveerd op het budget.
Hieronder worden enkele van de beschikbare kolommen uitgelicht. Er kan zelf gekozen worden welke kolommen er zichtbaar worden gemaakt.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| PO-nummer | Inkoopordernummer. |
| PO-lijn | Specifieke regel van de inkooporder. |
| Beschrijving | Omschrijving van de orderregel. |
| Datum | Datum van de inkooporder. |
Soft Commitments (Purchase Requests)
Overzicht van inkoopaanvragen die als zachte verplichting zijn gereserveerd op het budget.
Hieronder worden enkele van de beschikbare kolommen uitgelicht. Er kan zelf gekozen worden welke kolommen er zichtbaar worden gemaakt.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Aanvraagnummer | Inkoopaanvraaknummer. |
| Aanvraaglijn | Specifieke regel van de aanvraag. |
| Supplier Reference | Referentiecode leverancier. |
| Supplier Name | Naam leverancier. |
| Beschrijving | Omschrijving van de aanvraagregel. |
| Datum | Datum van de aanvraag. |
- Hard Commitments en Soft Commitments worden automatisch meegenomen in de berekening van het geconsumeerde budget.
- Als een tabblad geen resultaten toont, zijn er nog geen transacties geregistreerd in die categorie.
5. Budget toevoegen of bewerken
Klik op + Add Budget of op het bewerkicoon naast een bestaand budget om de budgetmodal te openen. Deze modal leidt stapsgewijs door alle noodzakelijke instellingen.
De modal bestaat uit 8 stappen. Verplichte stappen zijn gemarkeerd. Klik op Next om naar de volgende stap te gaan, op Previous om terug te gaan, op Save om het budget op te slaan, of op Cancel om te annuleren zonder op te slaan.
| Stap | Verplichte velden | Beschrijving |
|---|---|---|
| 1. Algemeen | Budgetomschrijving, Budgetreferentie, Beschikbaar Budget / Valuta, Start- en Einddatum | Basisinformatie over het budget. Optioneel: BTW inbegrepen, overschrijding toegestaan en extra budgethouders. |
| 2. Bedrijven | Bedrijven (min. 1) | Selecteer de bedrijven waarvoor het budget actief is. Bij een afwijkende valuta worden alleen compatibele bedrijven getoond. |
| 3. Suppliers | n.v.t. | Standaard zijn alle leveranciers inbegrepen. Selecteer specifieke leveranciers om het budget te beperken. |
| 4. Contract | n.v.t. | Gekoppeld aan de geselecteerde leveranciers. Wijziging van leveranciers reset de geselecteerde contracten. |
| 5. Kostenplaats | n.v.t. | Selecteer kostenplaats. Zonder selectie geldt het budget voor alle kostenplaatsen. |
| 6. Kostensoort | n.v.t. | Selecteer kostensoort. Zonder selectie geldt het budget voor alle soorten. |
| 7. Kostendrager | n.v.t. | Selecteer kostendrager. Zonder selectie geldt het budget voor alle dragers. |
| 8. Project | n.v.t. | Selecteer projecten. Zonder selectie geldt het budget voor alle projecten. |
- Vul stap 1 (General) altijd volledig in voordat andere stappen worden aangepast.
- Als geen restricties worden geselecteerd in stappen 3 t/m 8, geldt het budget automatisch voor alle waarden binnen die dimensie.
- Voeg Additional Budget Owners toe voor betere opvolging en notificaties.
- Wijziging van de valuta reset alle bedrijfsselecties en kan invloed hebben op de beschikbaarheid van leveranciers en contracten.
6. Budget Management in Procurement
Binnen Procurement wordt budgetinformatie getoond tijdens het aanmaken, beoordelen en goedkeuren van inkoopaanvragen, en bij het omzetten naar een inkooporder. Tijdens deze stappen verschijnt een budgetpanel met de volgende informatie:
| Onderdeel | Toelichting |
|---|---|
| Budgetreferentie | Het budget waarop de aanvraag van toepassing is. |
| Totaal Budget | Totaal beschikbare budgetwaarde. |
| Gebruikt Budget | Bedrag dat reeds is verbruikt of gecommitteerd. |
| Budget gebruik | Percentage van het budget dat is gebruikt. |
| Beschikbaar Budget | Resterende budgetruimte na huidige commitments. |
| Huidige impact | Impact van de huidige aanvraag of order op het budget. |
De weergave wordt automatisch aangepast op basis van geselecteerde dimensies zoals Supplier, Cost Centre, Cost Type en Project.
6.1 Validatie
- Bij voldoende budgetruimte kan het proces normaal worden voortgezet.
- Bij een mogelijke overschrijding wordt een waarschuwing weergegeven.
- Indien Overrun Allowed = No, kan een overschrijding leiden tot blokkering van de aanvraag of automatische escalatie in de goedkeuringsflow.
7. Budget Management in AP Automation
Binnen AP Automation wordt budgetinformatie weergegeven tijdens het boeken van een factuur, het goedkeuringsproces en de budgetvalidatie voorafgaand aan definitieve verwerking. Bij het verwerken van een factuur wordt het volgende getoond:
| Onderdeel | Toelichting |
|---|---|
| Gekoppeld Budget | Het budget waaraan de factuur is gekoppeld. |
| Voltooide facturen | Totaalbedrag van reeds verwerkte facturen binnen het budget. |
| Facturen in behandeling | Facturen die nog in behandeling zijn. |
| Budget Verbruik | Actueel percentage van budgetverbruik. |
| Beschikbaar Budget | Beschikbaar budget na verwerking van de factuur. |
7.1 Impact op de goedkeuringsflow
- Facturen binnen het budget volgen de standaard goedkeuringsflow.
- Facturen die leiden tot een overschrijding kunnen extra goedkeurders triggeren, of worden geblokkeerd indien overschrijding niet is toegestaan.
- Alle budgetbeslissingen zijn zichtbaar en herleidbaar via de Detailpagina in Budget Management.
8. Tips en aandachtspunten
Tips
- Controleer budgetinformatie altijd voor goedkeuring van aanvragen of facturen.
- Let op het verschil tussen Soft en Hard Commitments bij lopende aanvragen.
- Gebruik Budget Management in combinatie met Spend Analytics voor trendanalyse en forecasting.
- Zorg dat budgetrestricties correct zijn ingesteld om onjuiste toewijzing te voorkomen.
Aandachtspunten
- Budgetinformatie is afhankelijk van correcte dimension-matching (Companies, Suppliers, Cost Centres, etc.).
- Wijzigingen in de budgetconfiguratie kunnen invloed hebben op lopende processen.
- Bij tijdelijke vertragingen in de gegevensverwerking kan budgetinformatie kortstondig afwijken van de meest recente status.
- Wijzigingen in budgetten binnen Analytics zijn direct van invloed op de budgetchecks in Procurement en AP Automation.