1. Doel van deze functionaliteit
Wanneer een inkoopaanvraag (PR), inkooporder (PO) of factuur (AP) wordt gewijzigd, voert ISPnext automatisch een nieuwe budgetcontrole uit. Dit zorgt ervoor dat het beschikbare budget altijd actueel wordt gevalideerd, ook nadat regels zijn aangepast of nieuwe regels zijn toegevoegd.
Deze functionaliteit is bedoeld voor:
- Medewerkers die inkoopaanvragen aanmaken of bewerken
- Medewerkers die inkooporders verwerken
- Medewerkers die factuurregels (AP) muteren
- Budget- en financieel beheerders
2. Toegang en rechten
Deze functionaliteit is beschikbaar voor alle gebruikers met toegang tot inkoopaanvragen, inkooporders of facturen binnen Procurement en AP Automation. Er zijn geen aanvullende rechten vereist - de budgetcontrole wordt automatisch geactiveerd bij het opslaan van een wijziging.
3. Wanneer wordt een budgetcontrole geactiveerd?
Een nieuwe budgetcontrole wordt uitgevoerd zodra een van de volgende velden op een inkoopregel wordt gewijzigd:
- Prijs
- Hoeveelheid
- Bedrijf
- Leverancier
- Dimensies
- Contract
Dit geldt voor de volgende documenttypen:
- Inkoopaanvraag (PR) - op regelniveau
- Inkooporder (PO) - op regelniveau
- Factuur (AP) - op regelniveau
4. Werkwijze: een regel wijzigen met budgetcontrole
4.1 Navigatie
Ga naar het document dat je wilt wijzigen:
- Procurement → Inkoopaanvragen (voor een PR)
- Procurement → Inkooporders (voor een PO)
- AP Automation → Facturen (voor een AP-factuur)
Open het betreffende document en navigeer naar de regel die je wilt aanpassen.
4.2 Stappen
1. Breng de gewenste wijziging aan
Pas het relevante veld aan op de inkoopregel, zoals de prijs, hoeveelheid, leverancier of een dimensie. Zodra een wijziging is aangebracht, wordt de knop Verwerken tijdelijk uitgeschakeld (grijs weergegeven). Dit is het signaal dat de budgetcontrole nog moet worden uitgevoerd.
2. Sla de wijziging op
Klik op de knop Opslaan om de wijziging door te voeren. Na het opslaan wordt automatisch een budgetcontrole uitgevoerd op basis van de actuele gegevens.
De knop Opslaan blijft altijd beschikbaar en actief (blauw) zodra er een openstaande wijziging is. De knop Verwerken wordt pas weer actief nadat de budgetcontrole succesvol is afgerond.
3. Wacht op de uitkomst van de budgetcontrole
ISPnext verwerkt de budgetcontrole direct na het opslaan. Tijdens dit proces is de knop Verwerken nog niet beschikbaar. Zodra de controle is afgerond, wordt de knop automatisch weer actief.
Als de budgetcontrole nog verwerkt wordt, verschijnt er bovenaan het budgetoverzicht een melding:
"Budgets still processing"
Deze melding verdwijnt automatisch wanneer de verwerking gereed is (doorgaans binnen enkele seconden tot maximaal 15 seconden).
4. Verwerk het document
Zodra de budgetcontrole is afgerond en de knop Verwerken weer actief is, kan het document verder worden verwerkt via de gebruikelijke werkwijze.
5. Gedrag bij verbindingsproblemen
Wanneer de budgetservice tijdelijk niet bereikbaar is - bijvoorbeeld door een verbindingsonderbreking of time-out - blokkeert ISPnext het verwerken van het document niet. In dat geval kan het document alsnog worden verwerkt na het opslaan, zodat operationele werkzaamheden niet worden onderbroken.
Wanneer de budgetservice niet bereikbaar was tijdens het opslaan, is het mogelijk dat de budgetvalidatie niet heeft plaatsgevonden. Controleer in dat geval achteraf het budgetoverzicht om te bevestigen dat het budget correct is verwerkt.
6. Samenvatting
- Wijzigingen in prijs, hoeveelheid, leverancier, bedrijf, dimensies of contract activeren automatisch een nieuwe budgetcontrole.
- Na een wijziging is de knop Verwerken tijdelijk uitgeschakeld totdat de budgetcontrole is afgerond.
- Klik op Opslaan om de wijziging te bevestigen en de budgetcontrole te starten.
- Een melding "Budgets still processing" geeft aan dat de controle nog loopt; deze verdwijnt automatisch.
- Bij tijdelijke verbindingsproblemen met de budgetservice kan het document alsnog worden verwerkt.