Inkoopverzoeken

Het menu inkoopverzoeken bevat alle verzoeken die nog wachten op goedkeuring voordat de bestelling daadwerkelijk geplaatst wordt. Dit kunnen verzoeken zijn die zijn ontstaan uit de catalogus, een webshop of een vrije aanvraag die nog beoordeeld moeten worden. Inkoopverzoeken kunnen benaderd worden via → . 

Standaard wordt het hoofdvenster gefilterd op de activiteiten van de ingelogde gebruiker.

Via de zoekbalk bij het overzicht is het mogelijk om specifiek naar verzoeken te zoeken.
Zoektermen die gebruikt kunnen worden, moet informatie zijn die in een van de volgende kolommen in het overzicht voorkomt: Omschrijving of Afleverlocatie.

Voor iemand die alleen mag bestellen zullen dat verzoeken zijn die nog niet helemaal klaar zijn.
Dit is te herkennen aan de kleur van winkelwagen rechtsboven .

Door met de muis boven op de winkelwagen te staan wordt zichtbaar wat er momenteel in de winkelwagen is toegevoegd.

Een inkoopverzoek wordt gestart via de zoekbalk 'Zoek artikel' in de schermen home, inkoopverzoeken, webwinkel en vrije aanvraag. Via de zoekbalk kan tevens een aanvraag via een webwinkel of vrije aanvraag gestart. 

Er kan vanuit verschillende schermen naar producten worden gezocht. Door te beginnen met typen wordt direct door de beschikbare artikelen gezocht. Hierbij kan gezocht worden op zowel de naam als nummer van het artikel. Deze zoekopdracht werkt op delen van een woord. Zoeken op 'koffie' laat bijvoorbeeld ook 'koffiemachine' en stuklijsten genaamd koffiemachine zien. Zie onderstaande voorbeeld met de zoekterm 'lamp'. 

Met het kunnen meerdere van hetzelfde artikel in de winkelwagen worden toegevoegd en met de wordt de hoeveelheid verlaagd. Het is ook mogelijk om handmatig een hoeveelheid op te geven door op de hoeveelheid te klikken.

Zodra de gewenste hoeveelheid is bereikt wordt op de knop geklikt om  deze toe te voegen aan de winkelwagen. Om een ander artikel toe te voegen dient de huidige opdracht vervangen te worden en bovenstaande stappen opnieuw gedaan te worden.

Een zoekactie kan aangevuld worden met het zoeken op de categorie. Dit kan gedaan worden door een zoekactie te beëindigen met een een 'enter'.

Vervolgens kan via het venster links van het zoekresultaat de gewenste categorie gekozen worden om gerichter de zoeken.

Stap 1: Artikelen

• Wanneer alle gewenste artikelen zijn toegevoegd, kun je het verzoek in de winkelwagen controleren. In de stap 'Artikelen' is het mogelijk om via de zoekfunctie extra artikelen toe te voegen of bestaande regels te verwijderen.

• Ook kan de codering worden toegepast door het codeerscherm te openen via de schuifknop naar rechts. Als de gegevens correct zijn, kun je verder navigeren naar de volgende stap met de pijl .

• De rode stip naast de stap geeft aan dat een invoer niet correct is. Door op de stap te klikken, kan er terug worden genavigeerd.

Verwijderen & bijwerken 

Het is mogelijk om de gehele inkoopaanvraag te verwijderen door te klikken op   en 'document verwijderen' te selecteren. 

Om een enkele regel te verwijderen, kan er op de knop worden geklikt.

In Bulk

Om regels individueel of in bulk te verwijderen, kunnen de regels geselecteerd worden en vervolgens kan er op 'verwijder geselecteerde regels' worden geklikt.

Het is ook mogelijk om de geselecteerde regels in bulk bij te werken door de regels te selecteren en op 'bulk bijwerken van geselecteerde regels' te klikken. Deze actie opent een pop-up waarin de velden kunnen worden ingevuld die geschikt zijn voor bijwerking. 

Stap 2: Bestelinformatie

In de stap Bestelinformatie kunnen de gegevens worden verrijkt met een passende omschrijving van de aankoop, de reden van aanvraag, een eventuele bijlage, de afleverlocatie, en commentaar. 

• Met de knop wordt het verzoek verder aangemaakt.
• Als er informatie ontbreekt, wordt dit aangegeven met een pop-up. Door op 'Annuleren' te klikken, kan de ontbrekende informatie worden aangevuld. In de banner of in het veld zelf wordt aangegeven welke informatie ontbreekt.

Stap 3: Aangemaakt

Wanneer het inkoopverzoek succesvol is aangemaakt, verschijnt er een pop-up en wordt automatisch genavigeerd naar het 'aangemaakt' scherm.

De status van een inkoopverzoek wordt met de volgende iconen weergegeven:

Icoon	Betekenis
	Concept Een inkoopverzoek staat in de status 'concept' als deze nog niet is doorgezet voor goedkeuring. In de praktijk is dit een inkooporder waar de aanvrager nog mee aan het werk is.
	Te plaatsen Een inkooporder komt in de status 'te plaatsen' terecht als deze niet automatisch geplaatst kan worden door procurement. In deze status kan een inkoper de inkooporder handmatig plaatsen door bijvoorbeeld de PDF te downloaden en deze naar de leverancier te mailen of de applicatie eigenaar kan de leverancier updaten met een e-mailadres, zodat het automatisch plaatsen opnieuw geprobeerd kan worden.
	Actief Een inkoopverzoek staat in de status 'actief' als deze door een aanvrager is doorgezet voor goedkeuring. Hier vallen onder andere ook activiteiten zoals 'advies' onder.
	Afgerond Een inkooporder komt in de status 'afgerond' als deze volledig is afgehandeld. In dit geval is de bestelling ontvangen en gefactureerd. De inkooporder wordt vervolgens automatisch afgerond.
	Afgewezen In deze status komt een 'inkooporder' als deze in het proces wordt afgewezen.