Inkooporder controleren

Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

Procurement

Het controleren van een inkooporder kan alleen gedaan worden door een persoon met de juiste rechten. Net als facturen zijn deze afhankelijk van een voor geconfigureerde route. Deze kan bepaald worden door een advanced route die afhankelijk is van de codering. De route kan echter ook handmatig bepaald worden op het inkoopverzoek zelf.

Inkooporders die door de ingelogde gebruiker goedgekeurd dienen te worden, worden weergegeven in het blok 'Mijn activiteiten" in  → . Via het blok 'Openstaande taken' kun je specifiek filteren op de aanvragen die goedgekeurd moeten worden. Als er meer dan 5 activiteiten beschikbaar zijn, kunnen deze via de knop worden weergegeven.

Het goedkeuren van een inkooporder kan gedaan worden door op een order te klikken deze via de knop  

Bestelinformatie

Onder de bestelinformatie is het mogelijk om de bestelinformatie te bekijken en eventueel nog een bijlage toe te voegen. 

E-mail informatie  

In het geval dat het het automatisch plaatsen van een order is uitgeschakeld onder de leveranciersinstellingen biedt het tabblad 'E-mail informatie' de mogelijkheid om eventueel handmatig de factuur te mailen naar de leverancier. Hierbij is het mogelijk om het e-mailadres uit de leveranciersinstellingen te overschrijven. Daarnaast is het mogelijk om de e-mail een onderwerp te geven en de mail inhoud te geven. 

Audit

Onder de Audit is de audittrail te zien. Hierbij is het mogelijk om terug te zien welke route de factuur heeft afgelegd en is het mogelijk het inkoopverzoek in te zien.

Indexatie

Bij een actieve inkooporder is het mogelijk om prijsindexatie aan te vragen middels het menu en te kiezen voor 'indexatie'. 

Artikelen

Onder artikelen is het mogelijk de artikelen en de prijs in te zien. 

Cordering

Indien men de rol heeft als goedkeurder, kan de order volledig bekeken worden, advies worden gevraagd en eventueel worden afgewezen. Via de schuifknop kan de volledige codering weergegeven worden van alle artikelen.

Activiteiten 

*Let op, benamingen en stappen kunnen verschillen per inrichting. 

Een order wordt goedgekeurd door de activiteit handmatig of automatisch plaatsen van de order te kiezen en vervolgens te klikken op . Afhankelijk van de route gaat de order naar de volgende goedkeurder of wordt deze in de status 'Te ontvangen/factureren' gezet. Indien nodig kan er een ontvangst worden aangemaakt zodra de artikelen zijn ontvangen. Wanneer er is gekozen voor het handmatig plaatsen van de order wordt er verwacht dat de order/ het ordernummer handmatig bij de leverancier wordt aangeleverd.