Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
De functie van de inbox is om, ongeacht via welke stroom de facturen binnenkomen, te identificeren met welk type factuur we te maken hebben en aan welke verwerkingsstroom deze aangeboden moet worden. Hiertoe worden e-mails uit een mailbox uitgelezen, gecontroleerd op facturen en bijbehorende bijlagen, en door SmartScan en AP-Automation verwerkt. Deze vind u via AP Automation → e-mails.
De te verwerken facturen kunnen als PDF of XML formaat ontvangen worden in de inbox, tevens is te zien welke e-mails er zijn binnengekomen, en wat de status is van deze e-mails. Het doel van de status is om de gebruiker te informeren over hoever in het proces de e-mail en bijlagen zijn, of om te laten zien dat er iets mis is gegaan. Meer over de verschillende statussen is te vinden bij Statussen e-mail en Statussen bijlage.
De inbox dient alleen gebruikt te worden voor AP Automation. Een te verwerken e-mail kan naast facturen nog bijlagen bevatten. Hoe bijlagen verwerkt worden is te vinden bij Verwerken van bijlagen.
De inbox is bedoeld voor automatische verwerking van de e-mails. E-mails dienen dus niet handmatig geopend te worden als ze nog op ongelezen staan (deze e-mails worden dan overgeslagen) of niet handmatig een e-mail terugzetten op ongelezen (deze mail zal dan twee keer worden verwerkt).
Een overzicht van de binnengekomen e-mails verschijnt.
Vanuit dit overzicht is er de mogelijkheid om een export van de emails te maken, gebruik hiervoor de export knop linksboven de tabel. Hierbij dient er rekening gehouden te worden met het volgende:
- De export is in alle gevallen gelimiteerd tot maximaal 2500 regels.
- De export is gebaseerd op de regels in het totaaloverzicht, als er een filter is ingesteld worden alleen de gefilterde resultaten geëxporteerd.
Vervolgens is per ontvangen e-mail een detailscherm in te zien.
Vanuit het bovenstaande scherm is het mogelijk om de e-mail, bijlagen en de gekoppelde factuur in te zien door op de betreffende links te klikken. E-mails worden na een periode van 90 dagen opgeschoond, daardoor is het 90 dagen na ontvangst niet langer mogelijk de e-mails en bijlagen te bekijken. In de Audit van de factuur is het 90 dagen na ontvangst ook niet langer mogelijk om de e-mail te bekijken.
Vanuit het bovenstaande detailscherm is het tevens mogelijk om de ontvangen e-mail opnieuw aan SmartScan aan te bieden via Opnieuw verwerken.