Papieren facturen

Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

AP Automation

Een papieren factuur zal eerst gescand moeten worden naar een PDF. De verdere verwerking is dan gelijk aan het verwerken van een PDF van een gescande factuur. Voor het scannen van de facturen, wordt het gebruik van een multifunctionele scanner geadviseerd met de volgende instellingen :

• Resolutie: 300x300 DPI
• Pagina's: zwart/wit scannen
• Blanco pagina's: niet scannen of verwijderen 
• OCR-herkenning: uit
• Interface: mail protocol

Voor het scannen worden de facturen verdeeld in enkel-bladig en multi-bladig en als zodanig verwerkt. Hiertoe dient de scanner te worden ingericht om papieren facturen te verwerken middels 2 scan-profielen:

• Enkelvoudig: Elke pagina wordt enkelzijdig gescand en elke pagina wordt als 1 PDF-bestand weggeschreven

• Meervoudig: Alle pagina’s worden dubbelzijdig gescand en als 1 PDF-bestand weggeschreven.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van de optie 'Meervoudig', kan het zijn dat er meerdere facturen achter elkaar in gescand worden. Om aan te geven waar de nieuwe factuur begint kan gebruik gemaakt worden van scheidingsvellen.
Ook wanneer de scanner bovenstaande profielen niet ondersteunt, kan gebruik gemaakt worden van scheidingsvellen.

De PDF-bestanden worden daarna automatisch naar het geconfigureerde e-mailadres verstuurd, waarmee ze in ISP-Classification terecht komen voor verdere verwerking.

De scheidingsvellen kunnen uitgeprint worden en in de stapel te scannen facturen ingevoegd worden na iedere factuur. Dit scheidingsvel bevat een QR code die door Smartscan “gelezen” wordt en zorgt voor scheiding van de PDF in losse PDF's per factuur.
Dit mechanisme wordt alleen aangeroepen wanneer de facturen van een specifiek e-mailadres komen (ingesteld op het “from” mailadres van de scanner).