Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
1. Doel van de e-mail inbox
De functie van de inbox is om, ongeacht via welke stroom de facturen binnenkomen, te bepalen om welk type factuur het gaat en aan welke verwerkingsstroom deze aangeboden moet worden. Hiertoe worden e-mails uit een mailbox uitgelezen, gecontroleerd op facturen en bijbehorende bijlagen, en door SmartScan en AP-Automation verwerkt.
De inbox dient alleen gebruikt te worden voor AP Automation.
2. Navigatie
De inbox is te vinden via:
AP Automation → e-mails
3. Functionaliteitsoverzicht
3.1 Ontvangen facturen en statussen
De te verwerken facturen kunnen als PDF of XML formaat ontvangen worden in de inbox. Tevens is te zien welke e-mails er zijn binnengekomen en wat de status is van deze e-mails. Het doel van de status is om de gebruiker te informeren over hoever in het proces de e-mail en bijlagen zijn, of om te laten zien dat er iets mis is gegaan. Meer over de verschillende statussen is te vinden bij Statussen e-mail en Statussen bijlage.
3.2 Bijlagen
Een te verwerken e-mail kan naast facturen nog bijlagen bevatten. Hoe bijlagen verwerkt worden is te vinden bij Verwerken van bijlagen.
3.3 Overzicht van e-mails
Een overzicht van de binnengekomen e-mails verschijnt.
3.4 Exporteren van e-mails
Vanuit het overzicht is het mogelijk om een export van de e-mails te maken. Klik hiervoor op de export knop linksboven de tabel. Hierbij geldt het volgende:
- De export is in alle gevallen gelimiteerd tot maximaal 2500 regels.
- De export is gebaseerd op de regels in het totaaloverzicht. Als er een filter is ingesteld, worden alleen de gefilterde resultaten geëxporteerd.
3.5 Detailscherm per e-mail
Vervolgens is per ontvangen e-mail een detailscherm in te zien.
Vanuit het bovenstaande scherm is het mogelijk om de e-mail, bijlagen en de gekoppelde factuur in te zien door op de betreffende links te klikken.
3.6 Opnieuw verwerken
Vanuit het bovenstaande detailscherm is het tevens mogelijk om de ontvangen e-mail opnieuw aan SmartScan aan te bieden via Opnieuw verwerken.
4. Automatische verwerking
De inbox is bedoeld voor automatische verwerking van de e-mails.
E-mails dienen niet handmatig geopend te worden wanneer deze nog op ongelezen staan. Deze e-mails worden dan overgeslagen. E-mails dienen ook niet handmatig op ongelezen teruggezet te worden. Deze e-mails worden dan twee keer verwerkt.
5. Bewaartermijn
E-mails worden na afloop van de bewaartermijn opgeschoond. Daardoor is het daarna niet langer mogelijk de e-mails en bijlagen te bekijken. In de Audit van de factuur is de e-mail dan ook niet langer te bekijken.
De bewaartermijn van e-mails is 90 dagen nadat de e-mail de status 'Volledig verwerkt' heeft gekregen.
6. Samenvatting
- De inbox bepaalt om welk type factuur het gaat en aan welke verwerkingsstroom deze aangeboden moet worden.
- De inbox is te vinden via AP Automation → e-mails en wordt alleen gebruikt voor AP Automation.
- Per e-mail is de status te zien. Vanuit het detailscherm zijn de e-mail, bijlagen en gekoppelde factuur in te zien en kan de e-mail opnieuw worden verwerkt.
- Het overzicht kan worden geëxporteerd, tot maximaal 2500 regels.
- De bewaartermijn van e-mails is 90 dagen nadat de e-mail de status 'Volledig verwerkt' heeft gekregen.