Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
1. Doel van de e-mailstatussen
De e-mailstatus wordt weergegeven in de e-maillijst van AP-Automation in de statuskolom en bovenin de individuele e-mailpagina. Hieronder wordt beschreven welke statussen een e-mail kan krijgen en wanneer de status voorkomt.
2. Overzicht van de statussen
2.1 Foutief
Gedeeltelijk verwerkt. Sommige bijlagen hebben het proces goed doorlopen, maar sommige bijlagen zijn niet goed gegaan. Als er ten minste één bijlage succesvol is afgerond, maar niet alle bijlagen de status ‘Verwerkt’ of ‘Genegeerd’ hebben, krijgt de e-mail deze status. De afzender en de applicatiebeheerder krijgen een notificatie toegestuurd.
Foutieve invoer. Geen van de bijlagen heeft het proces succesvol doorlopen of de e-mail heeft geen bijlagen. In het eerste geval krijgt de applicatiebeheerder een notificatie.
Verwerking mislukt. Iets onverwachts is fout gegaan. Het proces is een issue tegengekomen dat niet is afgevangen binnen e-mails. De applicatiebeheerder krijgt hiervan een notificatie.
Verwerking afgebroken (time-out). De e-mail zit vast in het proces. Het kan gebeuren dat de e-mail niet voorbij de ‘Bezig met verwerken’ status komt. Dit kan gebeuren als AP-Automation niet reageert, of als een bijlage niet wordt teruggestuurd uit SmartScan. Om een verzadigde wachtrij te voorkomen wordt in de Inbox gecontroleerd hoelang een e-mail al in ‘Bezig met verwerken’ staat. Als een bepaalde limiet is bereikt, krijgen de e-mail en de onvolledig verwerkte bijlagen deze status. De applicatiebeheerder krijgt hier een notificatie van.
2.2 Onderhanden
Importeren. De initiële status van de e-mail. Als de e-mail uit de mailbox wordt opgehaald, krijgt deze deze status mee. Zodra de bijlagen die met de e-mail meekomen ook volledig zijn ingelezen, verandert de status van de e-mail naar ‘Te verwerken’.
Te verwerken. De e-mail is klaar voor verwerking en wordt in het volgende Inbox-proces (de processen van SmartScan en AP-Automation) meegenomen. Zodra het proces begint, verandert de e-mailstatus naar ‘Bezig met verwerken’.
Bezig met verwerken. De e-mail is in het proces opgenomen en de bijlagen worden aangeboden aan respectievelijk SmartScan en AP-Automation. Als alles goed gaat en de processen zonder issues zijn doorlopen, verspringt de status van de e-mail naar ‘Volledig verwerkt’. Als om een of andere reden een of meerdere bijlagen niet goed gaan, wordt de status hierop aangepast.
2.3 Afgehandeld
Volledig verwerkt. Alle bijlagen in de e-mail hebben het proces goed doorlopen en hebben de status ‘Verwerkt’ dan wel ‘Genegeerd’. De afzender van de e-mail krijgt een bevestiging toegestuurd met de mededeling dat de e-mail goed is afgehandeld.
3. De e-mail ‘Opnieuw verwerken’
Met de functie 'Opnieuw verwerken' worden de e-mail en bijbehorende bijlagen gereset en doorlopen deze het proces opnieuw. Dit biedt de gebruiker een gemakkelijke manier om een e-mail opnieuw te verwerken zonder deze opnieuw te hoeven versturen. Deze functie kan gebruikt worden als de e-mail in de volgende statussen staat:
- ‘Volledig verwerkt’
- ‘Gedeeltelijk verwerkt’
- ‘Foutieve invoer’
- ‘Verwerking mislukt’
- ‘Verwerking afgebroken (time-out)’
Bij opnieuw verwerken worden de notificaties ook opnieuw verzonden.
4. Bewaartermijn
E-mails worden na afloop van de bewaartermijn opgeschoond. Daardoor is het daarna niet langer mogelijk de e-mails en bijlagen te bekijken. In de Audit van de factuur is de e-mail dan ook niet langer te bekijken.
De bewaartermijn van e-mails is 90 dagen nadat de e-mail de status 'Volledig verwerkt' heeft gekregen.
5. Samenvatting
- De status van een e-mail is te zien in de statuskolom van de e-maillijst en bovenin de individuele e-mailpagina.
- Statussen vallen uiteen in Foutief, Onderhanden en Afgehandeld.
- Een e-mail kan vanuit de statussen 'Volledig verwerkt', 'Gedeeltelijk verwerkt', 'Foutieve invoer', 'Verwerking mislukt' en 'Verwerking afgebroken (time-out)' opnieuw worden verwerkt, waarbij de notificaties opnieuw worden verzonden.
- De bewaartermijn van e-mails is 90 dagen nadat de e-mail de status 'Volledig verwerkt' heeft gekregen.