Statussen bijlage

Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

AP Automation

De status van de bijlage staat op de individuele e-mail pagina onder het kopje ‘bijlage(n)’ in de ‘status’ kolom. Hieronder staat beschreven welke status een bijlage kan krijgen, wanneer de status voorkomt en wat de gebruiker er mee kan doen.

Te verwerken. De initiële status van de bijlage. De bijlage zal meegenomen worden in het volgende proces van de Classificatie. Zodra het proces begint zal de status veranderen naar ‘Bezig met verwerken’ of ‘Overgeslagen’. Deze verandering gebeurt simultaan met de verandering van de e-mail status naar ‘Bezig met verwerken’.

Bezig met verwerken. De bijlage is verstuurd naar SmartScan voor de OCR. Als alles normaal verloopt dan zal de bijlage vanzelf de status ‘Wachten op reactie van AP Automation’ krijgen. Als iets niet goed verloopt dan krijgt de bijlage de status ‘Foutieve invoer’ of ‘Verwerking mislukt’.

Wachten op reactie van AP Automation. De bijlage wacht op een antwoord van AP Automation. Als dit normaal verloopt dan zal de bijlage de status ‘Verwerkt’ krijgen. Als iets niet goed verloopt dan krijgt de bijlage de status ‘Foutieve invoer’ of ‘Verwerking mislukt’.

Verwerkt. De bijlage heeft het proces goed doorlopen. De bijlage bevat nu ook de hyperlink ‘Gekoppelde factuur’. Deze link leidt naar de factuur in AP Automation.

Gesplitst via QR / één PDF / meerdere facturen. De bijlage bevat meerdere facturen in één bestand en de bijlage is gesplitst in meerdere bijlagen die ieder één factuur bevatten. Deze facturen doorlopen het proces op dezelfde manier als alle andere (ongesplitste) bijlagen. Op de individuele e-mail pagina verschijnen de gesplitste PDF's ingesprongen en cursief vergeleken met de PDF die deze status heeft.

Overgeslagen. De bijlage heeft een extensie die niet .pdf of .xml is en de extensie staat te boek als een extensie die genegeerd mag worden. De extensies die genegeerd worden zijn gedefinieerd door de administrateur.

Verwerking afgebroken (time-out).De bijlage zit te lang in het proces. Het kan voorkomen dat de bijlage vast zit in de status‘ Bezig met verwerken’ of ‘Wachten op reactie van AP Automation’. Dit kan zijn omdat AP Automation niet reageert, of als de bijlage te lang blijft hangen in SmartScan. Deze status wordt tegelijk gezet met de ‘Verwerking afgebroken (time-out)’van de e-mail. De bijlage kan opnieuw worden geprobeerd door op de‘ Opnieuw verwerken’ knop van de e-mail te drukken.

Foutieve invoer. De bijlage is niet goed verwerkt. Een foutmelding verschijnt achter de bijlage op het individuele e-mail scherm. Mogelijke redenen zijn:

• Een bijlage komt niet door de OCR heen binnen SmartScan
• De bijgevoegde .xml is niet valide of niet herkend
• Twee of meerdere bijlagen hebben dezelfde naam
• De extensie van de bijlage wordt niet herkend

De administrateur krijgt een bericht hierover. Indien gewenst kan de gebruiker drukken op ‘Doorzetten zonder PDF te herkennen’. Deze knop wordt hieronder nader uitgelegd.

Verwerking mislukt. Tijdens het verwerken van de bijlage is het proces op een onbekend probleem gestuit. Dit specifieke probleem is niet afgevangen door de Classificatie. De administrateur is op de hoogte gesteld van dit voorval. Indien gewenst kan de gebruiker drukken op de tekst ‘Doorzetten zonder PDF te herkennen’. Deze optie kan worden gekozen als de bijlage de status ‘Foutieve invoer’ of ‘Verwerking mislukt’ heeft. Als dit gebeurt slaat de bijlage de SmartScan stap over en gaat direct naar de AP Automation stap. Let wel dat dit betekent dat de .pdf niet door de OCR gaat en dat de bijgevoegde .xml dan leeg is.

Gedeeltelijk verwerkt