Elektronische facturen (XML) – ISPnext Support

Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

AP Automation

AP Automation ondersteunt verschillende soorten elektronische facturen.

Classificeren van de XML

De elektronische facturen worden in ISP-Classification geclassificeerd. Als het een XML-factuur betreft wordt er geen Smartscan herkenning toegepast, maar wordt de XML-factuur geïmporteerd in AP Automation.
De PDF-factuur wordt als afbeelding toegevoegd als referentie, hier wordt geen data uit gehaald. Vanuit de e-mail ondersteunen we de volgende opties:

Een XML-factuur + PDF-factuur (met dezelfde naam) en eventueel bijlagen
Een XML-factuur met embedded PDF
Een XML-factuur zonder PDF. Een bijbehorende PDF wordt gegenereerd

Omzetten van de XML-factuur naar ISP-invoice-XML

De XML-factuur wordt omgezet naar een ISP-invoice-XML formaat, voordat deze wordt geïmporteerd in AP Automation. Wanneer dit succesvol is gebeurd, is dat terug te zien in ISP-Classification bij de e-mail details aan een melding als 'UBL2.1 geconverteerd naar ISP-XML'.
Als de XML-factuur niet verwerkt kan worden, omdat deze niet voldoet aan een van bovenstaande standaarden of content is niet juist is, geeft ISP-Classification een foutmelding. Standaard valt ISP-Classification dan terug op de PDF-factuur en gaat deze alsnog door Smartscan voor herkenning, de XML-factuur wordt dan genegeerd.
Daarnaast kan de XML-factuur ook expliciet genegeerd worden via de instellingen in ISP-Classification, middels de functie 'negeer XML', op basis van e-mail adres. Dit kan ingeschakeld worden wanneer de leverancier wel XML-facturen aanbiedt, maar de data niet correct is. De leverancier kan hiervan op de hoogte gesteld worden, zodat hij dit kan corrigeren.

Verrijken van de XML-factuur (aanpassen van de ISP-invoice-XML)

De companycode wordt bepaald aan de hand van of het GLN of BTW-nummer, of de eigen bedrijfsnaam (buyer) in de XML-factuur. Dit gebeurt middels een BRE-regel in AP Automation.
De leverancier wordt bepaald aan de hand van het GLN of BTW-nummer in de XML-factuur, middels configuratie in AP Automation.

Regels per XML-formaat

UBL

Het GLN-nr staat in de tag: <cac:AccountingSupplierParty><cac:Party><cac:PartyIdentification><cbc:ID schemeID="GLN">1231412341324</cbc:ID>
Het BTW-nr staat in de tag: <cac:AccountingSupplierParty><cac:Party><cac:PartyTaxScheme><cbc:CompanyID>NL123456789B01</cbc:CompanyID>
Het eigen bedrijfsnaam staat in de tag: <cac:AccountingCustomerParty><cac:Party></cac:PartyIdentification><cac:PartyName><cbc:Name>Bedrijfsnaam</cbc:Name>
Het ordernummer staat in de tag: <cac:OrderReference><cbc:ID>ORDERNR123</cbc:ID></cac:OrderReference>

INSBOU

Het GLN-nr staat in de tag: <Supplier><GLN>1231412341324</GLN>
Het BTW-nr staat in de tag: <Supplier><VATRegistrationNumber>NL123456789B01</VATRegistrationNumber>
Het eigen bedrijfsnaam staat in de tag: <Buyer><Name>Bedrijfsnaam</Name>
Het ordernummer staat in de tag: <Invoice><BuyersOrderNumber>ORDERNR123</BuyersOrderNumber>

GS1

Het GLN-nr staat in de tag: <seller><gln>1231412341324</gln>
Het BTW-nr staat in de tag: <seller><dutyFeeTaxRegistration><dutyFeeTaxRegistrationID>NL123456789B01</dutyFeeTaxRegistrationID>
Het eigen bedrijfsnaam staat in de tag: <sh:Receiver><sh:ContactInformation><sh:Contact>Bedrijfsnaam</sh:Contact>
Het ordernummer staat in de tag <invoiceLineItem><purchaseOrder><entityIdentification>ORDERNR123</entityIdentification>

Controleren van de elektronische XML-factuur

Wanneer ISP-Classification een fout geeft met betrekking tot de XML-factuur, is het mogelijk de XML te valideren via onderstaande websites en op basis daarvan de leverancier te instrueren.

UBL: https://www.itb.ec.europa.eu/invoice/upload
INSBOU: https://validatie.ketenstandaard.nl/Home/Start (account nodig om in te kunnen loggen)
GS1: geen website bekend

Genereren van PDF factuur

Wanneer een elektronische factuur geen bijgevoegde PFD bevat in de e-mail, zal een PDF gegenereerd worden op basis van de gegevens van de elektronische factuur.

Tips

De XML-facturen worden één-op-één geïmporteerd in AP Automation, deze facturen gaan dus niet door Smartscan heen (geen herkenning). Over eventuele fouten in de factuur kan direct bij de leverancier navraag gedaan worden.
Wanneer de leverancier niet wordt herkend, controleer dan of het BTWnr of het GLNnr in de XML-factuur overeenkomt met de crediteuren masterdata en laat deze zo nodig aanpassen.
In AP Automation is bij het verwerken van XML-facturen geen Inleer knop zichtbaar, er wordt immers geen gebruik gemaakt van een Smartscan template.
In het invoice scherm staat vermeld of het om een XML-factuur het gaat, en eventueel welk type.
Het ordernummer moet altijd zonder toevoegingen in de XML-factuur staan, gelijk aan het ordernummer in het ERP-systeem.