1. Doel van de instelling
Bij XML-facturen zonder gekoppelde inkooporder (kostenfacturen) worden de factuurregels standaard niet ingelezen. Met de instelling Importeer regels vanuit XML als codeerregels worden alle regels uit het XML-bestand als codeerregels op de kostenfactuur geplaatst. Handmatig invoeren van alle kostenregels is daardoor niet meer nodig, wat de verwerking van facturen versnelt en foutgevoeliger handelingen beperkt.
De instelling kan op twee niveaus worden beheerd:
- voor het hele bedrijf, via de Bedrijfsinstellingen;
- per leverancier, via de Leveranciersinstellingen. De instelling per leverancier gaat voor op de bedrijfsinstelling.
Meer informatie over de verwerking van XML-facturen is te vinden in het artikel Elektronische facturen (XML).
De instelling staat standaard uit. Zolang de instelling niet is geactiveerd, blijft de huidige manier van inlezen van XML-facturen ongewijzigd.
2. Toegang en permissies
Voor het wijzigen van de instelling zijn de volgende permissies nodig:
- Bedrijfsinstellingen:
company_configurations:can_edit_companyconfigurations - Leveranciersinstellingen:
vendorsettings:can_edit_vendorsettings
3. De instelling activeren
3.1 Voor het hele bedrijf
Navigatie: Bedrijfsinstellingen > Details, tab AP Automation
Bij het veld Importeer regels vanuit XML als codeerregels wordt de optie Kostenfacturen aangevinkt. Daarna wordt de wijziging bewaard via Opslaan.
3.2 Per leverancier
Navigatie: Leveranciersinstellingen > Details, tab AP Automation
Bij het veld Importeer regels vanuit XML als codeerregels zijn twee opties beschikbaar: Gebruik bedrijfsinstelling en Kostenfacturen. De combinaties werken als volgt:
| Instelling bij de leverancier | Resultaat |
|---|---|
| Gebruik bedrijfsinstelling is aangevinkt | De bedrijfsinstelling bepaalt of de regels worden ingelezen. De optie Kostenfacturen is in dit geval niet aanpasbaar. |
| Gebruik bedrijfsinstelling is niet aangevinkt en Kostenfacturen is aangevinkt | De regels worden voor deze leverancier altijd als codeerregels ingelezen. |
| Gebruik bedrijfsinstelling is niet aangevinkt en Kostenfacturen is niet aangevinkt | De regels worden voor deze leverancier niet ingelezen, ook niet wanneer de bedrijfsinstelling is geactiveerd. |
Na het kiezen van de gewenste combinatie wordt de wijziging bewaard via Opslaan.
De instelling per leverancier is ook beschikbaar via de Excel-export van leveranciersinstellingen, de API voor leveranciersinstellingen en de DTS-import van leveranciersinstellingen.
4. Gedrag bij het inlezen van een XML-factuur
Wanneer de instelling van toepassing is op de leverancier en er geen inkooporder aan de factuur is gekoppeld, geldt het volgende:
- Alle regels uit het XML-bestand worden als codeerregels op de kostenfactuur geplaatst.
- De regels worden op dezelfde manier toegewezen als bij inkooporderregels, maar dan op het niveau van codeerregels.
- Wanneer één codeersjabloon beschikbaar is, wordt dit automatisch toegepast en wordt het automatisch coderen gestart.
Wanneer wel een inkooporder aan de factuur is gekoppeld, blijft de bestaande werkwijze gelden.
5. Samenvatting
- Met de instelling Importeer regels vanuit XML als codeerregels worden alle regels van XML-kostenfacturen zonder inkooporder als codeerregels ingelezen.
- De instelling is standaard uitgeschakeld en kan per bedrijf en per leverancier worden beheerd.
- De instelling per leverancier gaat voor op de bedrijfsinstelling.
- Bij één beschikbaar codeersjabloon wordt automatisch coderen toegepast.