Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
De e-mail status wordt weergegeven in de e-mail lijst van AP-Automation in de status kolom en bovenin de individuele e-mail pagina. Hieronder staan de verschillende statussen beschreven die een e-mail kan krijgen, wanneer de status voorkomt.
Foutief:
Gedeeltelijk verwerkt. Sommige bijlagen hebben het proces goed doorlopen maar sommige bijlagen zijn niet goed gegaan. Als er ten minste één bijlage succesvol is afgerond, maar niet alle bijlagen hebben de status ‘Verwerk’ of ‘Genegeerd’ dan krijgt de e-mail deze status. De afzender en de administrateur krijgen een notificatie toegestuurd.
Foutieve invoer. Geen van de bijlagen heeft het proces succesvol doorlopen of de e-mail heeft geen bijlagen. In het eerste geval krijgt de administrateur een notificatie.
Verwerking mislukt. Iets onverwachts is fout gegaan. Het proces is een probleem tegengekomen dat niet is afgevangen binnen e-mails. De administrateur krijgt hiervan een notificatie.
Verwerking afgebroken (time-out). De e-mail zit vast in het proces. Het kan gebeuren dat de e-mail niet voorbij de ‘Bezig met verwerken’ status komt. Dit kan gebeuren als AP-Automation niet reageert, of als een bijlage niet wordt teruggestuurd uit SmartScan. Om een verzadigde wachtrij te voorkomen loopt Inbox na hoelang een e-mail al in ‘Bezig met verwerken’ staat, en als een bepaalde limiet hierin is bereikt zullen de e-mail en de onvolledig verwerkte bijlagen in deze status schieten. De administrateur krijgt hier een notificatie van.
Onderhanden:
Importeren De initiële status van de e-mail. Als de e-mail uit de mailbox wordt opgehaald krijgt die deze status mee. Zodra de bijlagen die met de e-mail meekomen ook volledig zijn ingelezen zal de status van de e-mail veranderen naar ‘Te verwerken’.
Te verwerken. De e-mail is klaar voor verwerking en zal in het volgende Inbox proces (de processen van SmartScan en AP-Automation) meegenomen worden. Zodra het proces begint zal de e-mail status veranderen naar ‘Bezig met verwerken’.
Bezig met verwerken. De e-mail is in het proces opgenomen en de bijlagen zullen worden aangeboden aan respectievelijk SmartScan en AP-Automation. Als alles goed gaat en de processen zonder problemen zijn doorlopen dan verspringt de status van de e-mail naar ‘Volledig verwerkt’. Als om een of andere reden één or meerdere bijlagen niet goed gaan dan zal de status zich daarop aanpassen.
Afgehandeld:
Volledig verwerkt. Alle bijlagen in de e-mail hebben het proces goed doorlopen en hebben de status ‘Verwerkt’ dan wel ‘Genegeerd’. De afzender van de e-mail krijgt een bevestiging toegestuurd met de mededeling dat de e-mail goed is afgehandeld. E-mails worden na een periode van 90 dagen opgeschoond, daardoor is het 90 dagen na ontvangst niet langer mogelijk de e-mails en bijlagen te bekijken. In de Audit van de factuur is het 90 dagen na ontvangst ook niet langer mogelijk om de e-mail te bekijken.
De e-mail ‘Opnieuw verwerken’
Met de functie 'Opnieuw verwerken' zullen de e-mail en bijbehorende bijlagen gereset worden en opnieuw het proces doorlopen. Dit geeft de gebruiker een gemakkelijke manier om een e-mail opnieuw te verwerken zonder deze opnieuw te hoeven versturen. Deze functie kan gebruikt worden als de e-mail in de volgende statussen staat: ‘Volledig verwerkt’, ‘Gedeeltelijk verwerkt’, ‘Foutieve invoer’, ‘Verwerking mislukt’, ‘Verwerking afgebroken (time-out)’. Let er wel op dat de notificaties ook opnieuw verzonden worden.