1. Doel van dit artikel
Na het activeren van het koppelingstype worden de daadwerkelijke koppelingen ingesteld. Dit artikel beschrijft de stappen voor beide typen: de leverancier-categoriekoppeling en de kostensoort-categoriekoppeling.
2. Leverancier-categoriekoppeling
Bij deze koppeling valt alle spend van een leverancier automatisch onder de gekoppelde categorie.
2.1 Navigatie
Ga naar:
Admin > Spend instellingen > Data bundeling > Koppel categorieën
Onder de kop Koppel leveranciers zijn twee tabellen zichtbaar: Leveranciers en Categorieën.
2.2 Stappen
- Selecteer een categorie in de tabel Categorieën links in de pagina.
- Selecteer de leverancier(s) die aan de geselecteerde categorie worden gekoppeld in de tabel Leveranciers rechts in de pagina.
- Klik op Toevoegen.
- Herhaal dit voor alle leveranciers.
- Klik na het aanmaken van alle koppelingen op Verwerken. De data wordt de eerstvolgende nacht verwerkt.
Meerdere koppelingen tegelijk aanmaken is mogelijk. Selecteer meerdere categorieën en meerdere leveranciers — alle geselecteerde leveranciers worden dan aan alle geselecteerde categorieën gekoppeld.
3. Kostensoort-categoriekoppeling
Bij deze koppeling worden kostensoorten aan categorieën gekoppeld in plaats van leveranciers. Hiermee is het mogelijk om uitgaven van één leverancier aan meerdere categorieën toe te wijzen, afhankelijk van het kostensoort.
Zorg dat de kostensoortstructuur volledig op orde is voordat koppelingen worden aangemaakt. Alle factuurregels moeten aan een kostensoort zijn gekoppeld.
3.1 Navigatie
Ga naar:
Admin > Spend instellingen > Data bundeling > Koppel kostensoorten
Onder de kop Koppel kostensoorten zijn twee tabellen zichtbaar: Categorie en Kostensoort.
3.2 Stappen
- Selecteer een categorie in de tabel Categorie links in de pagina.
- Selecteer het kostensoort of de kostensoorten die aan de geselecteerde categorie worden gekoppeld in de tabel Kostensoort rechts in de pagina.
- Klik op Toevoegen. De aangemaakte koppelingen zijn zichtbaar in het overzicht onderin de pagina.
- Herhaal dit voor alle kostensoorten.
- Klik na het aanmaken van alle koppelingen op Verwerken. De data wordt de eerstvolgende nacht verwerkt.
3.3 Uitzonderingen instellen per leverancier
Het is mogelijk een uitzondering in te stellen voor een specifieke leverancier. Zo kan de kostensoort Software aan de categorie IT zijn gekoppeld, maar kan voor één leverancier een uitzondering worden gemaakt zodat die spend in de categorie Consultancy terechtkomt.
Zet bij de instellingen ook het vinkje aan voor de koppeling via leverancier/kostensoort/categorie, anders werken de uitzonderingen niet.
Ga naar:
Admin > Spend instellingen > Data bundeling > Koppel leverancier / kostensoort / categorie
Er zijn drie tabellen zichtbaar: Kostensoort, Leverancier en Categorie.
- Selecteer uit elke kolom één waarde: het kostensoort, de leverancier en de afwijkende categorie.
- Klik op Toevoegen. De aangemaakte uitzonderingen zijn zichtbaar in het overzicht onderin de pagina.
- Klik na het aanmaken van alle uitzonderingen op Verwerken via Admin > Spend instellingen > Data bundeling > Koppel categorieën. De data wordt de eerstvolgende nacht verwerkt.
4. Samenvatting
- Leverancier-categoriekoppeling: via Admin > Spend instellingen > Data bundeling > Koppel categorieën. Alle spend van een leverancier valt onder één categorie.
- Kostensoort-categoriekoppeling: via Admin > Spend instellingen > Data bundeling > Koppel kostensoorten. Spend wordt per kostensoort aan een categorie toegewezen.
- Bij Kostensoort-categoriekoppeling zijn uitzonderingen per leverancier mogelijk via Koppel leverancier / kostensoort / categorie.
- Na het aanmaken van alle koppelingen altijd op Verwerken klikken — de data wordt de eerstvolgende nacht verwerkt.
Deze handleiding biedt algemene informatie voor ISPnext-klanten. De exacte setup, rechten en configuratie kunnen per omgeving afwijken. Betrek een implementatieconsultant waar nodig.