1. Doel van dit artikel
Voordat leveranciers of kostensoorten aan categorieën worden gekoppeld, moet worden ingesteld welk type categoriekoppeling van toepassing is. Er zijn twee typen beschikbaar. Dit artikel beschrijft het verschil en hoe het gewenste type wordt geactiveerd.
2. De twee typen categoriekoppeling
2.1 Leverancier-categoriekoppeling
Bij deze koppeling worden leveranciers één op één aan een categorie gekoppeld. Alle uitgaven bij een leverancier behoren dan automatisch tot die ene categorie.
Kies voor deze koppeling wanneer:
- de aangeleverde spend data geen kostensoorten bevat, of
- alle uitgaven bij een leverancier altijd tot dezelfde categorie behoren.
2.2 Kostensoort-categoriekoppeling
Bij deze koppeling worden kostensoorten aan categorieën gekoppeld in plaats van leveranciers. Hiermee is het mogelijk om uitgaven van één leverancier aan meerdere categorieën toe te wijzen - mits per factuurregel een kostensoort is opgegeven.
Dit type heeft de voorkeur wanneer leveranciers meerdere soorten producten of diensten leveren die op verschillende kostensoorten worden geboekt. Het beheer is ook eenvoudiger: het aantal kostensoorten is doorgaans kleiner en wijzigt minder vaak dan het aantal leveranciers.
Er mag maar één koppelingstype tegelijk actief zijn. Bepaal vooraf welke methode het beste past bij de beschikbare data en de gewenste categoriestructuur.
3. Het koppelingstype instellen
3.1 Navigatie
Ga naar:
Admin > Spend Instellingen
3.2 Stappen
- Vink het gewenste koppelingstype aan. Zorg dat er maar één type is aangevinkt.
- Kies een Standaard categorie.
Leveranciers zonder koppeling worden bij een overzetting naar de Vendors-module automatisch aan deze categorie gekoppeld. De lijst bestaat uit de categorieën die in de vorige stap zijn aangemaakt. - Sla de instellingen op.
4. Volgende stap
Na het activeren van het koppelingstype kunnen de daadwerkelijke koppelingen worden ingesteld. Ga naar het volgende artikel: Spend Analytics - Categoriekoppelingen instellen
5. Samenvatting
- Er zijn twee typen: leverancier-categoriekoppeling en kostensoort-categoriekoppeling.
- De kostensoort-categoriekoppeling heeft de voorkeur wanneer leveranciers meerdere soorten diensten of producten leveren.
- Het type wordt ingesteld via Admin > Spend Instellingen.
- Er mag maar één koppelingstype tegelijk actief zijn.
- Stel ook een standaard categorie in voor leveranciers zonder koppeling.
Deze handleiding biedt algemene informatie voor ISPnext-klanten. De exacte setup, rechten en configuratie kunnen per omgeving afwijken. Betrek een implementatieconsultant waar nodig.