nextAI - Contract Capture – ISPnext Helpcenter

1. Doel van Contract Capture

Contract Capture is de nextAI-functionaliteit binnen Contractmanagement waarmee contractdocumenten automatisch worden geanalyseerd en contractgegevens worden uitgelezen. Na het uploaden van een contractdocument (PDF of Word) extraheert nextAI relevante gegevenspunten - zoals contractnaam, datums en andere velden - en vult deze automatisch voor in het contractformulier. De gebruiker beoordeelt de uitgelezen gegevens en bevestigt of past ze aan voordat het contract wordt opgeslagen.

Naast gegevensextractie biedt nextAI de mogelijkheid om via een Voorwaarden analyse (Terms and Conditions-analyse) een geüpload contractdocument te vergelijken met de intern geregistreerde standaard- en uitzonderingsvoorwaarden. De resultaten geven inzicht in clausules, risico's en afwijkingen ten opzichte van de eigen voorwaarden.

Contract Capture is bedoeld voor contractbeheerders en andere gebruikers die nieuwe contracten aanmaken of beheren binnen Contractmanagement.

2. Toegang en permissies

Voor het gebruik van Contract Capture (gegevensextractie bij het aanmaken van een contract) zijn geen aanvullende permissies of rollen vereist. De functionaliteit is beschikbaar voor alle gebruikers die toegang hebben tot Contractmanagement, mits nextAI voor Contractmanagement is geactiveerd in de omgeving.

De knop Voorwaarden analyse in het contractoverzicht is uitsluitend zichtbaar en toegankelijk voor gebruikers met de rol Contract Management Moderator of Contract Manager.

Navigatiepad: Contractmanagement

ℹ️

Info: Contract Capture is onderdeel van nextAI, een optionele module die apart geactiveerd moet worden. Neem contact op met uw accountmanager voor meer informatie over beschikbaarheid en activatie.

3. Functionaliteitsoverzicht

3.1 Gegevensextractie bij een nieuw contract

Bij het aanmaken van een nieuw contract kan een contractdocument worden geüpload. nextAI analyseert het document en extraheert automatisch de beschikbare gegevenspunten op basis van vooraf ingestelde prompts. De uitgelezen gegevens worden ter controle ingevuld in het contractformulier, waarna de gebruiker deze kan bevestigen of handmatig corrigeren.

3.2 Voorwaarden analyse

Via de knop Voorwaarden analyse in het contractoverzicht kan een contractdocument worden geüpload en vergeleken met de intern geregistreerde voorwaarden. nextAI analyseert de inhoud van het document en toont per voorwaarde of deze aanwezig, afwezig of afwijkend is ten opzichte van de eigen standaard. De resultaten worden weergegeven op een overzichtspagina, met daarbij de mogelijkheid het geüploade document in een ingebouwde PDF-viewer te raadplegen.

3.3 Ondersteunde bestandstypen

nextAI ondersteunt de volgende bestandstypen voor verwerking:

PDF (tekst-gebaseerd en afbeelding-gebaseerd)
Microsoft Word (.docx)

ℹ️

Tip: Tekst-gebaseerde PDF's leveren doorgaans de beste herkenningsresultaten op. Bij afbeelding-gebaseerde PDF's (gescande documenten) kan de kwaliteit van de uitgelezen gegevens variëren.

4. Een nieuw contract aanmaken met Contract Capture

4.1 Navigatie

Ga naar:
Contractmanagement

Klik op de knop om een nieuw contract aan te maken. Het configuratievenster voor het nieuwe contract wordt geopend.

❗

Waarschuwing: Om de leverancier correct uit te lezen, moet de leverancier al bestaan binnen Vendormanagement. Dit geldt op dezelfde wijze als bij het handmatig aanmaken van een contract.

4.2 Stappen

1. Document uploaden

Klik rechtsboven in het configuratievenster op Upload (links van het sluitkruis). Selecteer het contractdocument dat geanalyseerd moet worden. nextAI verwerkt het document en leest de beschikbare gegevenspunten uit.

2. Uitgelezen gegevens controleren

Na verwerking worden de door nextAI uitgelezen gegevens automatisch ingevuld in de bijbehorende velden van het contractformulier. Controleer de ingevulde gegevens zorgvuldig.

2a. Verwerken met extra detail (afbeelding-gebaseerde PDF's)

Wanneer de uitgelezen gegevens onvolledig of onjuist zijn na de eerste verwerking, is het mogelijk de verwerking opnieuw uit te voeren met een hogere verwerkingskwaliteit. Na afronding van de initiële verwerking is hiervoor de optie Verwerken met extra detail beschikbaar.

ℹ️

Info: De optie Verwerken met extra detail is uitsluitend bedoeld voor PDF-bestanden die zijn opgebouwd uit afbeeldingen, zoals gescande documenten. Meer informatie over de optie is beschikbaar via de tooltip. Voor tekst-gebaseerde PDF's levert deze optie geen verbetering op.

⚠️

Let op: De verwerking met extra detail duurt aanzienlijk langer dan de standaard verwerking. Gebruik deze optie alleen wanneer de standaard verwerking onvoldoende resultaat geeft.

3. Gegevens bevestigen of corrigeren

Pas onjuist of ontbrekend uitgelezen velden handmatig aan. Handmatige aanpassingen zijn altijd mogelijk, ook na verwerking door nextAI.

4. Contract opslaan

Sla het contract op na controle en correctie van de gegevens. De ingevulde velden worden opgeslagen in de database.

⚠️

Let op: Bij het aanmaken van een nieuw contract worden uitsluitend de verplichte velden uitgelezen en ingevuld. Nadat het contract is aangemaakt, is het mogelijk het document opnieuw door nextAI te laten verwerken voor alle overige velden. Dit kan worden gedaan via het detailscherm van het contract, waar de knop nextAI beschikbaar is.

5. Voorwaarden analyse uitvoeren

De Voorwaarden analyse vergelijkt een geüpload contractdocument met de intern geregistreerde voorwaarden. Per voorwaarde wordt weergegeven of de clausule aanwezig is in het document, afwezig is, of afwijkt van de interne standaard.

ℹ️

Info: Voor meer informatie over het instellen en beheren van voorwaarden raadpleegt u de handleiding nextAI - Voorwaarden analyse.

5.1 Navigatie

Ga naar:
Contractmanagement

De knop Voorwaarden analyse is zichtbaar in het contractoverzicht, links van de knop voor het aanmaken van een nieuw contract.

5.2 Stappen

1. Analyse starten

Klik op Voorwaarden analyse. Een venster verschijnt met de volgende optionele filtervelden:

Leverancier - selecteer een of meer leveranciers om de vergelijking toe te spitsen op voorwaarden die aan die leveranciers zijn gekoppeld.
Categorie - selecteer een of meer categorieën.
Documenttype - selecteer het type document (bijv. NDA, DPA, Master Agreement) om alleen de voorwaarden te laden die aan dat documenttype zijn gekoppeld.
Bedrijf - selecteer een of meer interne bedrijfsentiteiten om alleen de voor die entiteit geldende voorwaarden mee te nemen.

Alle filtervelden zijn optioneel. Wanneer geen filter wordt geselecteerd, worden alle actieve voorwaarden zonder uitzondering meegenomen in de analyse.

2. Document uploaden

Upload het contractdocument dat geanalyseerd moet worden. nextAI verwerkt het document en vergelijkt de inhoud met de geselecteerde voorwaarden.

⚠️

Let op: Het uploaden van een document is alleen mogelijk als er voorwaarden beschikbaar zijn in het systeem. Zijn er nog geen voorwaarden geregistreerd, dan is de uploadknop niet beschikbaar.

3. Resultaten bekijken

Na verwerking wordt de resultaatpagina getoond. Per voorwaarde is te zien of deze aangetroffen is in het document. Het geüploade document is rechts op de pagina raadpleegbaar via de ingebouwde PDF-viewer.

6. Prompts en veldconfiguratie

6.1 Systeemprompts en klantprompts

Voor elk contractveld kan één prompt worden ingesteld. Er is onderscheid tussen systeemprompts en klantprompts:

Systeemprompts zijn door ISPnext ingesteld voor standaard contractvelden en zijn niet aanpasbaar door de klant.
Klantprompts kunnen door de klant zelf worden ingesteld voor vrije velden (custom fields).

6.2 Een klantprompt instellen

Navigeer naar:
Admin > Contract Settings > Contract Settings > Contract Custom Fields

Selecteer het gewenste veld en open het. In het configuratievenster is een sectie AI Prompt aanwezig. Voer hier de prompt in die nextAI voor dit veld moet gebruiken.

ℹ️

Tip: Prompts werken het best in het Engels. Formuleer de prompt zo specifiek mogelijk. Laat het veld leeg als nextAI het veld niet hoeft te verwerken.

Voorbeeld van een klantprompt voor contractnaam:

The name of the contract. If it does not exist, create the name by making a summary of the contract in at most 10 words.

Na het invoeren van de prompt en klikken buiten het tekstvak kleurt het veld kort groen - dit bevestigt dat de inhoud is opgeslagen.

⚠️

Let op: Een groen veld bevestigt uitsluitend dat de prompt correct is opgeslagen, niet dat de herkenning het gewenste resultaat geeft.

7. Best practices

Gebruik bij voorkeur tekst-gebaseerde PDF's voor de beste herkenningsresultaten.
Formuleer prompts in het Engels en zo specifiek mogelijk.
Controleer altijd de uitgelezen gegevens vóór het opslaan van een contract.
Laat het AI Prompt-veld leeg als nextAI het betreffende veld niet hoeft te verwerken.
Gebruik de documenttype- en bedrijfsfilters bij de T&C-analyse om de vergelijking zo relevant mogelijk te maken.

8. Samenvatting

nextAI Contract Capture analyseert geüploade contractdocumenten en vult contractvelden automatisch in.
Ondersteunde bestandstypen zijn PDF (tekst en afbeelding) en Word.
De Voorwaarden analyse vergelijkt een contractdocument met intern geregistreerde voorwaarden en toont de bevindingen per clausule, met een ingebouwde PDF-viewer op de resultaatpagina.
Bij de Voorwaarden analyse kunnen optioneel filters worden ingesteld op leverancier, categorie, documenttype en bedrijf.
De knop Voorwaarden analyse is uitsluitend beschikbaar voor gebruikers met de rol Contract Management Moderator of Contract Manager.
Klantprompts kunnen worden ingesteld voor vrije velden via de contractinstellingen.
Handmatige aanpassing van uitgelezen gegevens is altijd mogelijk.