Het artikel beschrijft de functies van de Contract Management module binnen ISPnext, onderdeel van het Source to Contract (S2C) platform.
Gebruikers kunnen toegankelijke contracten inzien, afhankelijk van hun autorisatie.
Er zijn verschillende tabbladen: 'Concepten' voor nog niet actieve contracten, 'Verlopen' voor contracten waarvan de einddatum verstreken is, en 'Gearchiveerd' voor niet-actieve contracten. 'Community Contracten' toont gedeelde contracten binnen meerdere ISPnext omgevingen.
Conceptcontracten kunnen herzien worden voordat ze actief worden, en er zijn opties voor het beheren van gearchiveerde contracten, zoals de-archiveren of permanent verwijderen.
Onderstaande artikel heeft betrekking op Source to Contract (S2C) voor de volgende applicaties/module(s):
Contract Management
In dit overzicht zie je als gebruiker van ISPnext alle contracten die je bevoegd bent om in te zien.
Dat kunnen simpelweg alle contracten zijn, of alleen de contracten die je bent toegewezen via categorie autorisatie. Lees hier meer over het aan gebruikers toewijzen van categorieën voor gebruik van categorie autorisatie.
Het overzicht laat de meest relevantie informatie van elk contract zien. Onder de kop 'Filteren' lees je meer over filteren binnen dit overzicht. In de onderstaande tabel worden alle termen die in het overzicht gebruikt worden toegelicht.
| Term | Toelichting |
| Ref. | Het referentienummer van het contract. |
| Lev. ref. | Het referentienummer van de leverancier. |
| Leverancier | De naam van de leverancier. |
| Contractnummer 1 | Het contractnummer. |
| Contractnaam | De naam van het contract. |
| Categorieën | De categorie(ën) die gekoppeld zijn aan het contractproduct. |
| Startdatum | De startdatum van het contract. |
| Contractmanagers | De contractmanagers van het contract. |
| Projectnummer | Het projectnummer van het project dat gekoppeld is aan het contract. |
| Status | De status van het contract. |
| Workflow status | De status van de workflow waar het contract zich eventueel in bevindt. |
| In workflow bij | De naam van de persoon gekoppeld aan de huidige stap van de workflow. |
Concept
Het tabblad Concepten biedt een duidelijk overzicht van alle contracten die zijn gemarkeerd als concept. Dit houdt in dat deze contracten al zijn aangemaakt, maar nog niet in werking zijn getreden. Het conceptstadium is een belangrijke fase in het proces van contractbeheer, omdat het gebruikers de mogelijkheid biedt om contracten te herzien, aan te passen of goed te keuren voordat ze officieel worden geactiveerd.
Wanneer je een contract aanmaakt, heb je de optie om aan te geven dat het om een concept gaat. Dit is een cruciale stap, omdat het je in staat stelt om de voortgang van het contract te beheren voordat het definitief wordt. In deze fase kun je alle details zorgvuldig controleren en ervoor zorgen dat alles naar wens is voordat je verdergaat.
Op het moment dat je besluit dat het contract actief moet worden, hoef je slechts het betreffende contract in het overzicht te selecteren en op de knop 'Activeer contract' te klikken. Dit is een eenvoudige handeling, maar het markeert een belangrijke overgang in het leven van het contract. Zodra je deze actie hebt uitgevoerd, wordt het contract verplaatst naar het tabblad 'Actief', waar het nu volledig operationeel is en de voorwaarden van het contract van kracht worden.
Tenzij er in Admin > Contractinstellingen de optie Toon alle concept contracten is ingeschakeld worden concept contracten alleen getoond aan de gebruiker die het contract heeft gecreëerd.
Voor concept contracten worden geen notificaties uitgezonden.
Verlopen
Het tabblad Verlopen biedt een overzicht van alle contracten opgezegd zijn maar momenteel niet gearchiveerd, maar waarvan de einddatum inmiddels is verstreken. Dit betekent dat deze contracten hun geldigheid hebben verloren. Het is belangrijk om deze contracten in de gaten te houden, omdat ze mogelijk invloed kunnen hebben op de bedrijfsvoering of juridische verplichtingen. Door regelmatig het tabblad Verlopen te controleren, kunnen organisaties tijdig actie ondernemen, zoals het vernieuwen van contracten of het beëindigen van relaties die niet meer relevant zijn. Contracten waarvan de einddatum is verstreken maar niet zijn opgezegd staan nog bij Actief.
Gearchiveerd
Het tabblad Archief biedt een overzicht van alle contracten die zich in een gearchiveerde staat bevinden. Dit betekent dat deze contracten niet langer zichtbaar zijn in het primaire contractoverzicht, waar alleen actieve contracten worden weergegeven.
Een gearchiveerd contract wordt per definitie beschouwd als niet meer actief, wat betekent dat het niet langer in gebruik is en niet meer relevant is voor de dagelijkse bedrijfsvoering.
Wanneer een contract is gearchiveerd, zijn de meeste details niet meer te bewerken, wel zijn er verschillende opties beschikbaar voor het beheer van het gearchiveerde contract.
Het is mogelijk om een gearchiveerd contract te de-archiveren, wat inhoudt dat het contract weer actief kan worden gemaakt en teruggebracht naar het primaire overzicht. Dit kan nuttig zijn als er nieuwe ontwikkelingen zijn die het contract weer relevant maken.
Daarnaast is er ook de mogelijkheid om het gearchiveerde contract permanent te verwijderen, wat betekent dat het niet langer toegankelijk zal zijn en niet meer kan worden hersteld.
Om toegang te krijgen tot de details van een gearchiveerd contract, kan men het contract selecteren in het archiefoverzicht.
Community contracten
Het tabblad Community Contracten laat alle gedeelde contracten zien. Community contracten zijn relevant voor organisaties met meerdere ISPnext omgevingen. Door middel van deze functie is het mogelijk om contracten uit meerdere omgevingen, in één overzicht te zien. Ook is het mogelijk op vanuit dit overzicht naar een andere omgeving te navigeren, door het gewenste contract te selecteren. Deze functie is beschikbaar voor gebruikersaccounts met de rol 'Contract Management Community Viewer'. Lees hier meer over gebruikersrollen binnen VendorLink.