Gebruikersbeheer - gebruikers

Het gebruikersoverzicht onder Setup > Platform > Gebruikers toont de basisgegevens en permissiegroepen van alle gebruikers. Gebruikers zijn hier te zoeken, filteren, activeren, exporteren, importeren en aan te maken. Ook het aanmaken bij Single Sign On (SSO) en het tabblad Autorisatie komen aan bod.

Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

AP Automation
Procurement

1. Doel van het gebruikersoverzicht

Het gebruikersoverzicht geeft een centraal beeld van alle gebruikers, inclusief hun basisgegevens en permissiegroepen. Vanuit dit overzicht kunnen gebruikers worden opgezocht, geactiveerd of gedeactiveerd, geëxporteerd, geïmporteerd en aangemaakt.

2. Toegang en permissies

Het gebruikersoverzicht is te vinden via:
Setup → Platform → Gebruikers

3. Functionaliteitsoverzicht

3.1 Overzicht gebruikers

In het overzicht van de gebruikers zijn enkele kolommen met basisgegevens en permissiegroepen van de gebruikers terug te zien.

3.2 Zoeken

Via het veld "Zoeken" kan op voornaam, achternaam, gebruikersnaam, e-mail, ERP ID (personeelsnummer zoals bekend in het financieel systeem) en de permissiegroepen gezocht worden.
Voor de permissiegroepen geldt tevens dat er gezocht kan worden naar de titel van de aangemaakte permissiegroep, maar ook naar de bedrijfscode of de bedrijfsnaam.

3.3 Sorteren

Binnen dit overzicht is het mogelijk om enkele kolommen naar wens op-/aflopend te sorteren.

Het is mogelijk om op de volgende kolommen te sorteren door middel van het sorteericoon: 

Actief, Voornaam, Achternaam, Gebruikersnaam, E-mail, ERP ID, Afdeling en Laatste inlog.

3.4 Filteren op licentietype

Het is mogelijk om op het licentietype te filteren door middel van het filtericoon. Hierbij wordt aangegeven of de gebruiker volledige of beperkte rechten heeft.

3.5 Acties in gebruikersoverzicht

• Activeren / de-activeren gebruikers.
  Meerdere gebruikers kunnen in één keer geactiveerd of gedeactiveerd worden. Selecteer hiervoor eerst de gebruikers door deze aan te vinken en klik vervolgens op de 'Actie(s)' knop.
  
    
• Filteren op actieve en inactieve gebruikers.
  Kies hierbij uit filteren op alle actieve gebruikers, alle inactieve gebruikers of alle gebruikers.
  
   
• Exporteren van gebruikers.
  Exporteren van de gebruikers kan door op de knopte klikken. Een Microsoft Excel document wordt dan aangemaakt met alle gebruikers (actieve en inactieve) uit deze lijst.
   
• Importeren van gebruikers
  Importeren van externe gebruikers kan door op de knopte klikken. Zie ook Gebruikersbeheer - importeer externe gebruikers voor meer informatie hierover.

4. Een nieuwe gebruiker aanmaken

4.1 Navigatie

Om een nieuwe Gebruiker toe te voegen of een bestaande te wijzigen, klik op Setup → Platform → Gebruikers

4.2 Stappen

1. Nieuwe gebruiker starten

Klik in het Gebruikers overzicht op de knop . 
Een nieuwe Gebruiker kan nu worden aangemaakt.

2. Tabbladen invullen

Deze pagina bevat de volgende tabbladen:

• Algemene instellingen
• Autorisatie
• AP-automatiseringsinstellingen
• Procurement settings (deze instellingen zijn alleen zichtbaar wanneer Procurement actief is)

De tabbladen Algemene instellingen en AP-automatiseringsinstellingen zijn beschreven in Gebruikersbeheer - gebruikersinstellingen. Het tabblad Autorisatie wordt beschreven in hoofdstuk 6.

5. Gebruikers aanmaken bij Single Sign On (SSO)

Wanneer een klant gebruikmaakt van Single Sign On (SSO), verloopt het aanmaken van gebruikers anders dan beschreven in hoofdstuk 4.

1. Gebruiker aanmaken in Active Directory / Azure

Gebruikers moeten worden aangemaakt in de Active Directory / Azure van de organisatie.

2. Inloggen

Zodra de gebruiker met dit account inlogt, wordt automatisch een profiel aangemaakt.

3. Permissies toekennen

De applicatiebeheerder kan vervolgens de permissies toekennen die van toepassing zijn voor deze gebruiker. Dit gebeurt via het tabblad Autorisatie, zoals beschreven in hoofdstuk 6.

6. Tabblad Autorisatie

6.1 Permissies toekennen

In dit tabblad worden de permissies voor een gebruiker toegekend. Permissiegroepen zijn opgesplitst in twee typen: generiek en bedrijfsspecifiek. Generieke permissiegroepen gelden voor alle bedrijfsnummers. Bedrijfsspecifieke permissiegroepen kunnen alleen worden toegewezen aan specifieke bedrijfsnummers, waardoor het mogelijk is om de gebruiker aanvullend op de generieke permissies toegang te geven tot delen van de applicatie voor bepaalde bedrijfsnummers.

6.2 Werkwijze

1. Generieke permissies bepalen

Eerst wordt bepaald welke generieke permissies deze gebruiker heeft. Op de regel Bedrijf 'Alle' worden de permissiegroepen gekozen die voor alle bedrijfsnummers gelden.

2. Aanvullende permissies per bedrijfsnummer toekennen

Vervolgens kunnen per bedrijfsnummer aanvullende permissiegroepen worden toegekend. De permissies worden dus als het ware opgeteld.

6.3 Voorbeeld

In bovenstaand voorbeeld krijgt de gebruiker alle permissies die gekoppeld zijn aan de permissiegroepen 'basic_user', 'reader' en 'accounts payable' voor alle bedrijfsnummers. Daarbij worden voor bedrijfsnummer 010 de permissies van 'delete_invoice' toegekend.

7. Samenvatting

• Het gebruikersoverzicht toont de basisgegevens en permissiegroepen van gebruikers.
• Gebruikers kunnen worden gezocht, gesorteerd en gefilterd, onder meer op licentietype en op actieve of inactieve gebruikers.
• Gebruikers kunnen worden geactiveerd of gedeactiveerd, geëxporteerd en geïmporteerd.
• Bij gebruik van SSO worden gebruikers aangemaakt in de Active Directory / Azure, waarna bij de eerste inlog automatisch een profiel wordt aangemaakt.
• Permissies worden toegekend via het tabblad Autorisatie, met generieke en bedrijfsspecifieke permissiegroepen.