Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Procurement
1. Doel
In de gebruikersinstellingen worden persoonlijke instellingen beheerd, zoals de naam, het wachtwoord, de weergave van schermen en, wanneer Procurement actief is, de standaardwaarden bij het aanmaken van inkoopverzoeken. Dit artikel beschrijft de instellingen per tabblad en legt uit hoe standaard dimensies worden ingesteld en gebruikt.
2. Toegang en rechten
Persoonlijke instellingen kunnen beheerd worden via het gebruikersicoon rechtsboven in het scherm. Er verschijnt een dropdown menu; kies vervolgens voor Gebruikersinstellingen.
Via tabbladen kunnen alle instellingen beheerd worden:
- Algemene instellingen
- AP-automatiseringsinstellingen
- Inkoopinstellingen (deze instellingen zijn alleen zichtbaar wanneer Procurement actief is)
Een aantal velden is alleen instelbaar door de Applicatie Eigenaar, zoals ERP ID, Actief, de afbeelding bij Thema's en Berekeningen in logistieke regels met alt.hvh. Dit wordt per veld aangegeven in het functionaliteitsoverzicht.
3. Functionaliteitsoverzicht
3.1 Tabblad Algemeen
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Gebruikersnaam | Gebruikersnaam. Deze is niet wijzigbaar. |
| Wachtwoord | Hier kan de gebruiker zijn of haar wachtwoord aanpassen. |
| Voornaam | Voornaam van de gebruiker. |
| Achternaam | Achternaam van de gebruiker. |
| Dit e-mailadres wordt gebruikt door AP-Automation om onder andere notificaties naar toe te sturen. | |
| Afdeling | Hier is het mogelijk de afdeling waarin de user werkzaam is in te geven. |
| Telefoonnummer | Het telefoonnummer van de gebruiker. |
| ERP ID | Is alleen instelbaar door de Applicatie Eigenaar. |
| Taal | De taalinstelling voor deze gebruiker in AP-Automation. |
| Actief | Indien aangevinkt, dan is deze gebruiker actief. Is alleen instelbaar door de Applicatie Eigenaar. |
| Homepage | Bij het opstarten van AP-Automation, of het klikken op |
| Thema’s | Standaard wordt een licht blauwe achtergrond getoond, een andere optie is om een afbeelding als achtergrond te tonen. De afbeelding kan alleen door de Applicatie Eigenaar gewijzigd worden. |
| PDF document op 2e monitor | Wanneer met een extra monitor gewerkt wordt, is het mogelijk daar de PDF van de factuur te tonen. |
| Dagelijkse notificaties |
Hier kan een keuze gemaakt worden over het ontvangen van notificatie e-mails.
Afhankelijk van de instellingen op applicatie niveau wordt bepaald of er ook e-mails worden verstuurd in de weekenden. Zie Notificaties. Notificaties voor "Wachtend" en "Vervaldatum" worden altijd verstuurd wanneer deze door de Applicatie Eigenaar zijn aangezet. |
Kies na het doorvoeren van wijzigingen voor Opslaan.
3.2 Tabblad AP Automation
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Schermopbouw codeerregels | De weergave van codeerregels kan zo ingesteld worden dat alle velden in het panel direct te zien zijn (automatische overloop), of zo dat alle codeerregels slechts 1 regel bevatten, met een scrollbar om alle velden te kunnen zien. |
| Weergave | Voor de verdeling van de panels over het scherm zijn 2 opties mogelijk. |
| Berekeningen in logistieke regels met alt.hvh: | Alleen instelbaar door de Applicatie eigenaar. *Alleen toepasbaar wanneer er gebruik wordt gemaakt van standaard- en alternatieve hoeveelheden. Hier kan een keuze worden gemaakt in hoe de berekenmethode van standaard- en alternatieve hoeveelheden moet plaatsvinden. |
| Factuurkolommen | Aan de linkerkant staan de gekozen kolommen, waarvan de volgorde naar eigen voorkeur aangepast kan worden. Aan de rechterkant staan de overige te tonen kolommen. Het is niet mogelijk zelf extra kolommen toe te voegen. Door kolommen naar de rechterkant te slepen worden de kolommen na opslaan niet meer getoond. Onder de factuurkolommen is de mogelijkheid voor reset te kiezen, zodat de kolomweergave weer terug gezet wordt naar de standaard. |
Kies na het doorvoeren van wijzigingen voor Opslaan.
3.3 Tabblad Procurement
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Standaardbedrijf | Selecteer hier een bedrijfsnummer |
| Standaard valuta | Selecteer hier een valuta. Deze kan pas geselecteerd worden nadat een standaardbedrijf is gekozen. |
| Standaard afleverlocatie | Selecteer hier een afleverlocatie |
| Standaard dimensies | Hier worden per gebruiker dimensiewaarden vooraf ingesteld, per bedrijf en per dimensie. Klik op Toevoegen om een regel toe te voegen. Deze waarden worden gebruikt om de codering van items in het winkelmandje automatisch in te vullen. Zie sectie 4 voor een uitgebreide toelichting. |
| Inkoopverzoek Kolommen | Aan de linkerkant staan de gekozen kolommen, waarvan de volgorde naar eigen voorkeur aangepast kan worden. Aan de rechterkant staan de overige te tonen kolommen. Het is niet mogelijk zelf extra kolommen toe te voegen. Door kolommen naar de rechterkant te slepen worden de kolommen na opslaan niet meer getoond. Onder de inkoopverzoek kolommen is de mogelijkheid voor reset te kiezen, zodat de kolomweergave weer terug gezet wordt naar de standaard. |
| Inkooporder Kolommen | Aan de linkerkant staan de gekozen kolommen, waarvan de volgorde naar eigen voorkeur aangepast kan worden. Aan de rechterkant staan de overige te tonen kolommen. Het is niet mogelijk zelf extra kolommen toe te voegen. Door kolommen naar de rechterkant te slepen worden de kolommen na opslaan niet meer getoond. Onder de inkooporder kolommen is de mogelijkheid voor reset te kiezen, zodat de kolomweergave weer terug gezet wordt naar de standaard. |
| Goederenontvangst Kolommen | Aan de linkerkant staan de gekozen kolommen, waarvan de volgorde naar eigen voorkeur aangepast kan worden. Aan de rechterkant staan de overige te tonen kolommen. Het is niet mogelijk zelf extra kolommen toe te voegen. Door kolommen naar de rechterkant te slepen worden de kolommen na opslaan niet meer getoond. Onder de goederenontvangst kolommen is de mogelijkheid voor reset te kiezen, zodat de kolomweergave weer terug gezet wordt naar de standaard. |
Kies na het doorvoeren van wijzigingen voor Opslaan.
4. Standaard dimensies instellen
Dimensies zijn de codeervelden waarmee een inkoopregel gecodeerd wordt, zoals grootboekrekening, kostenplaats of project. Met de standaard dimensies worden per gebruiker waarden voor deze dimensies vooraf ingesteld. Deze waarden worden gebruikt om de codering van items automatisch in te vullen, zodat deze niet bij elk item handmatig ingevoerd hoeft te worden. Standaard dimensies worden per regel vastgelegd, met een bedrijf, een dimensie en een waarde.
4.1 Navigatie
Ga naar:
Gebruikersicoon → Gebruikersinstellingen → Procurement
Het veld Standaard dimensies staat op dit tabblad.
4.2 Stappen
1. Een regel toevoegen
Klik bij Standaard dimensies op Toevoegen. Er verschijnt een nieuwe regel.
[PLAATS SCREENSHOT: Standaard dimensies met de kolommen bedrijf, dimensie en waarde]
2. Bedrijf, dimensie en waarde selecteren
Selecteer het bedrijf, de dimensie en de waarde. Alle drie de velden zijn verplicht.
3. Eventueel nog een regel toevoegen
Klik opnieuw op Toevoegen om een regel voor een andere dimensie toe te voegen. Een regel wordt verwijderd met het prullenbakicoon aan het einde van de regel.
4. Opslaan
Kies Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
5. Gedrag bij het automatisch invullen van dimensies
5.1 Wanneer worden dimensies automatisch ingevuld?
De dimensies van een item worden automatisch ingevuld bij het toevoegen van het item aan het winkelmandje, via een OCI-webshop, de interne catalogus of een vrij verzoek. Ook bij het wijzigen van de itemcategorie worden de dimensies opnieuw ingevuld.
5.2 Bronnen en volgorde
Drie bronnen kunnen de waarde van een dimensie leveren:
- de standaard dimensies van de gebruiker (deze instellingen);
- het item zelf;
- de itemcategorie.
Per dimensie wordt de eerste bron in de prioriteitenlijst gebruikt die een geldige waarde heeft. Standaard geldt de volgorde: eerst de standaard dimensies van de gebruiker, daarna de itemcategorie. Voor een afzonderlijke dimensie kan de volgorde afwijken. Deze dimensiespecifieke volgorde gaat voor op de standaardvolgorde.
5.3 Controle en beperkingen
- De dimensies worden één voor één ingevuld. Na elke ingevulde waarde wordt opnieuw gecontroleerd, omdat een waarde andere dimensies kan openen of sluiten.
- De ingevulde waarden worden gecontroleerd op het bedrijf en op de regels voor dimensies. Een waarde wordt alleen ingevuld wanneer deze is toegestaan.
- Is een dimensie gesloten, of kan er geen geldige waarde gevonden worden, dan wordt vanaf die dimensie niet verder automatisch ingevuld. De dimensies die daarvoor al zijn ingevuld, blijven staan.
6. Samenvatting
- Persoonlijke instellingen worden beheerd via het gebruikersicoon en de keuze Gebruikersinstellingen, verdeeld over de tabbladen Algemeen, AP Automation en Procurement.
- Het tabblad Procurement is alleen zichtbaar wanneer Procurement actief is.
- Standaard dimensies worden per regel met een bedrijf, een dimensie en een waarde ingesteld.
- Ze vullen de codering van items in het winkelmandje automatisch in, uit drie bronnen: de gebruiker, het item en de itemcategorie.
- Standaard geldt eerst de gebruiker, daarna de itemcategorie. Per dimensie kan een andere volgorde zijn ingesteld.
- Het automatisch invullen stopt bij de eerste dimensie die gesloten of niet geldig is.