Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
AP Automation ondersteunt verschillende soorten elektronische facturen.
Classificeren van de XML
De elektronische facturen worden in ISP-Classification geclassificeerd. Als het een XML-factuur betreft wordt er geen Smartscan herkenning toegepast, maar wordt de XML-factuur geïmporteerd in AP Automation.
De PDF-factuur wordt als afbeelding toegevoegd als referentie, hier wordt geen data uit gehaald. Vanuit de e-mail ondersteunen we de volgende opties:
- Een XML-factuur + PDF-factuur (met dezelfde naam) en eventueel bijlagen
- Een XML-factuur met embedded PDF
- Een XML-factuur zonder PDF. Een bijbehorende PDF wordt gegenereerd
Omzetten van de XML-factuur naar ISP-invoice-XML
De XML-factuur wordt omgezet naar een ISP-invoice-XML formaat, voordat deze wordt geïmporteerd in AP Automation. Wanneer dit succesvol is gebeurd, is dat terug te zien in ISP-Classification bij de e-mail details aan een melding als 'UBL2.1 geconverteerd naar ISP-XML'.
Als de XML-factuur niet verwerkt kan worden, omdat deze niet voldoet aan een van bovenstaande standaarden of content is niet juist is, geeft ISP-Classification een foutmelding. Standaard valt ISP-Classification dan terug op de PDF-factuur en gaat deze alsnog door Smartscan voor herkenning, de XML-factuur wordt dan genegeerd.
Daarnaast kan de XML-factuur ook expliciet genegeerd worden via de instellingen in ISP-Classification, middels de functie 'negeer XML', op basis van e-mail adres. Dit kan ingeschakeld worden wanneer de leverancier wel XML-facturen aanbiedt, maar de data niet correct is. De leverancier kan hiervan op de hoogte gesteld worden, zodat hij dit kan corrigeren.
Verrijken van de XML-factuur (aanpassen van de ISP-invoice-XML)
- De companycode wordt bepaald aan de hand van of het GLN of BTW-nummer, of de eigen bedrijfsnaam (buyer) in de XML-factuur. Dit gebeurt middels een BRE-regel in AP Automation.
- De leverancier wordt bepaald aan de hand van het GLN of BTW-nummer in de XML-factuur, middels configuratie in AP Automation.
Regels per XML-formaat
UBL
- Het GLN-nr staat in de tag: <cac:AccountingSupplierParty><cac:Party><cac:PartyIdentification><cbc:ID schemeID="GLN">1231412341324</cbc:ID>
- Het BTW-nr staat in de tag: <cac:AccountingSupplierParty><cac:Party><cac:PartyTaxScheme><cbc:CompanyID>NL123456789B01</cbc:CompanyID>
- Het eigen bedrijfsnaam staat in de tag: <cac:AccountingCustomerParty><cac:Party></cac:PartyIdentification><cac:PartyName><cbc:Name>Bedrijfsnaam</cbc:Name>
- Het ordernummer staat in de tag: <cac:OrderReference><cbc:ID>ORDERNR123</cbc:ID></cac:OrderReference>
INSBOU
- Het GLN-nr staat in de tag: <Supplier><GLN>1231412341324</GLN>
- Het BTW-nr staat in de tag: <Supplier><VATRegistrationNumber>NL123456789B01</VATRegistrationNumber>
- Het eigen bedrijfsnaam staat in de tag: <Buyer><Name>Bedrijfsnaam</Name>
- Het ordernummer staat in de tag: <Invoice><BuyersOrderNumber>ORDERNR123</BuyersOrderNumber>
GS1
- Het GLN-nr staat in de tag: <seller><gln>1231412341324</gln>
- Het BTW-nr staat in de tag: <seller><dutyFeeTaxRegistration><dutyFeeTaxRegistrationID>NL123456789B01</dutyFeeTaxRegistrationID>
- Het eigen bedrijfsnaam staat in de tag: <sh:Receiver><sh:ContactInformation><sh:Contact>Bedrijfsnaam</sh:Contact>
- Het ordernummer staat in de tag <invoiceLineItem><purchaseOrder><entityIdentification>ORDERNR123</entityIdentification>
Controleren van de elektronische XML-factuur
Wanneer ISP-Classification een fout geeft met betrekking tot de XML-factuur, is het mogelijk de XML te valideren via onderstaande websites en op basis daarvan de leverancier te instrueren.
- UBL: https://www.itb.ec.europa.eu/invoice/upload
- INSBOU: https://validatie.ketenstandaard.nl/Home/Start (account nodig om in te kunnen loggen)
- GS1: geen website bekend
Genereren van PDF factuur
Wanneer een elektronische factuur geen bijgevoegde PFD bevat in de e-mail, zal een PDF gegenereerd worden op basis van de gegevens van de elektronische factuur.
Tips
- De XML-facturen worden één-op-één geïmporteerd in AP Automation, deze facturen gaan dus niet door Smartscan heen (geen herkenning). Over eventuele fouten in de factuur kan direct bij de leverancier navraag gedaan worden.
- Wanneer de leverancier niet wordt herkend, controleer dan of het BTWnr of het GLNnr in de XML-factuur overeenkomt met de crediteuren masterdata en laat deze zo nodig aanpassen.
- In AP Automation is bij het verwerken van XML-facturen geen Inleer knop zichtbaar, er wordt immers geen gebruik gemaakt van een Smartscan template.
- In het invoice scherm staat vermeld of het om een XML-factuur het gaat, en eventueel welk type.
- Het ordernummer moet altijd zonder toevoegingen in de XML-factuur staan, gelijk aan het ordernummer in het ERP-systeem.