Facturen coderen

Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

AP Automation

Facturen waarbij niet alle kopvelden herkend zijn, zullen aangevuld moeten worden. Bij kostenfacturen kunnen daarnaast de factuurregels gecodeerd worden. Bij logistieke facturen is het van belang dat de juiste bestellingen aan de factuur gekoppeld worden. Tijdens het coderen en bij het verder verwerken van de factuur worden bovendien een aantal velden gevalideerd.   

Vanuit een facturen overzicht kan een factuur geopend worden. 

De factuur wordt geopend in leesmodus door het aanklikken van de regel. Worden de iconenofaan het begin van de regel aangeklikt opent de factuur direct in bewerkingsmodus. Verdere uitleg van de iconen is hier te vinden. In de sectie of kolom 'Audit' is steeds te zien welke stappen de factuur tot nu toe heeft doorlopen. De kopvelden worden getoond met de waarden zoals die herkend zijn door Smartscan of vanuit de aangeleverde XML. Daarnaast wordt de PDF van de factuur getoond.

Een label boven de PDF geeft aan om wat voor type factuur het gaat (digitale PDF, UBL2.0 etc.).

Indien de factuur in de leesmodus geopend is kan nu worden gekozen voor Bewerken of Claim en Bewerk om de factuur te bewerken. De waarden zoals die zijn ingevuld in het ISP-Invoice formulier kunnen nu gecontroleerd en aangepast worden. Eventuele velden die nog ingevuld of gewijzigd dienen te worden zijn gekenmerkt met een oranje ster (waarschuwing) of een rood uitroepteken (fout of leeg maar verplicht). Ook kunnen de regels hier gecodeerd worden. Als hulp voor het coderen van de regels, wordt de factuur balans getoond.

Nadat alle waarden zijn ingevuld en de regels gecodeerd zijn, is te zien dat de factuur in balans is. Onderaan het scherm worden alle mogelijke keuzes weergegeven voor de volgende stap in de workflow. Bij het wisselen van de keuze, zullen ook de bijbehorende validaties wisselen.

Kies de vervolgstap en klik op doorzetten. Ook is het mogelijk om de factuur op te slaan en op een later tijdstip verder te verwerken.