Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
AP Automation & Procurement
Navigeer snel naar:
Factuuroverzicht & order overzicht
Binnen AP Automation worden de volgende iconen als knoppen gebruikt met bijbehorende functie:
Iconen waarbij de gebruiker de factuur kan claimen:
| Deze factuur is aan de gebruiker toegewezen, maar nog niet geclaimd. Door op het icoon te klikken wordt de factuur in bewerk modus geopend en direct geclaimd. | |
| Deze factuur is aan de gebruiker en één of meerdere andere collega's toegewezen, en is nog door niemand geclaimd. Door op het icoon te klikken wordt de factuur in bewerk modus geopend en direct geclaimd. | |
| De gebruiker heeft deze factuur geclaimd. Door op het icoon te klikken opent de reeds geclaimde factuur in bewerk modus. | |
| Deze factuur kan door de gebruiker met permissie geclaimed worden, waarmee de toegewezen gebruiker overruled wordt. | |
| Deze factuur kan door de gebruiker en één of meerdere andere collega's geclaimd worden, waarbij de toegewezen gebruiker overruled wordt. | |
| Deze factuur kan door de gebruiker geclaimd worden, waarmee de toegewezen gebruiker overruled wordt maar heeft een foutieve status. Raadpleeg de applicatiebeheerder. | |
| De gebruiker heeft deze factuur geclaimd maar heeft een foutieve status. Raadpleeg de applicatiebeheerder. |
Iconen waarbij de gebruiker alleen kan kijken:
| Deze factuur is toegewezen aan één andere gebruiker. | |
| Deze factuur is toegewezen aan een groep van meerdere gebruikers. | |
| Een andere gebruiker heeft deze factuur geclaimd. | |
| De factuur is gesplitst in meerdere delen | |
| De factuur is gesplitst in meerdere delen maar heeft een foutieve status. Raadpleeg de applicatiebeheerder. | |
| De factuur staat in een systeem stap | |
| De factuur staat in een systeem stap maar heeft een foutieve status. Raadpleeg de applicatiebeheerder. | |
| Factuur is afgerond | |
| Factuur is afgewezen | |
| Er is een algemene workflow fout opgetreden. Raadpleeg de applicatiebeheerder. | |
| Voor Procurement: is nog niet toegewezen want is nog in draft status. |
| Overzicht exporteren. Nadat op het icoon is geklikt, is het overzicht op twee manieren te downloaden: 1. Via de pop-up Download Onderhanden 2. Via het icoon Opgevraagde bestanden in de rechterbovenhoek |
|
| Door op dit icoon te klikken wordt het factuuroverzicht vernieuwd/ opnieuw geladen. | |
| Middels dit icoon kan er naar de Setup worden genavigeerd. | |
| Middels dit icoon kan er worden genavigeerd naar de opgevraagde bestanden. Hier zijn de opgevraagde en geëxporteerde bestanden te vinden. | |
| Door op dit icoon te klikken wordt de online help geopend. | |
| Middels dit icoon kan er naar de gebruikersinstellingen worden genavigeerd. |
AP Automation
Waarschuwingen & informatie
| De vervaldatum is (bijna) bereikt. Middels de mouse-over is de datum te zien. Deze factuur moet met spoed worden opgepakt. | |
| Er is een informatieve waarschuwing of een issue met de betreffende factuur. De waarschuwing kan gelezen worden via de mouse-over. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de vervaldatum al bereikt is en de factuur met spoed moet worden opgepakt. | |
| Dit icoon is alleen zichtbaar in de kortingsdatum kolom wanneer er gebruik wordt gemaakt van de 'Betalingstermijnen' in ISPnext (Setup → Financiële setup → Betalingstermijnen). Dit icoon geeft aan dat er nog korting valt te behalen bij deze factuur. |
Snelle toegangsblokken
Zie voor meer informatie: Snelle toegangsblokken
| Door op het bewerk icoon te klikken is het mogelijk aan te geven welke Snelle Toegangsblokken worden weergegeven in het factuuroverzicht. | |
| Door de asterisk aan te vinken wordt het Snelle Toegangsblok getoond in het overzicht. | |
| Als de asterisk niet is aangeklikt, wordt het Snelle toegangsblok niet meer getoond in het factuuroverzicht. | |
| Het is mogelijk om een custom Snelle Toegangsblok te verwijderen door op het prullenbakicoon te klikken. |
Factuur detail
zie voor meer informatie: Factuur detail scherm
Factuurkop
| Extra informatie wordt getoond bij mouse-over | |
| Een extra scherm wordt geopend voor het ophalen van bestelnummers. | |
| In het extra scherm van het ordernummer, kan er eenvoudig op de ververs knop worden geklikt om de data van een specifieke order te verversen, wanneer een bestelorder aangepast is in het ERP systeem. | |
| Een berekening van het btw bedrag wordt uitgevoerd op basis van de gekozen btw percentage | |
Een datumpikker wordt geopend voor het datumselectie |
|
| In het kop panel is de functie facturen vergelijken te openen . |
Regels
| Codeerhulp | |
| Prijsverschil verdelen over regels | |
| Het is mogelijk om kolommen voor kosten en logistieke facturen te organiseren en te verbergen. Door op het icoon te klikken verschijnt er een pop-up met kolominstellingen. |
Iconen die in het regel paneel kunnen voorkomen zijn:
| Voorvertoning van de te volgen advanced route | |
| Prullenbak, om de regel te verwijderen | |
Een extra scherm wordt geopend om contracten toe te voegen of te verversen. |
|
| Onder de codeerhulp staat dit icoon voor het aanpassen van codeertemplates |
Factuur matching
Voor meer informatie zie: Inkooporder - Factuur in balans brengen voor matching
Tolerantie-indicator: binnen marge |
|
|
Tolerantie-indicator: buiten marge Toont een rood driehoekje wanneer de regel buiten de ingestelde matchingtolerantie valt. |
Factuur PDF
| Via dit icoon is het mogelijk om de factuur door te sturen. Voor meer informatie zie: Factuur doorsturen | |
| Via dit icoon is het mogelijk de inleer module voor smartscan te openen. Voor meer informatie zie: Inleer module. |
Audit
| Door middel van het filter icoon is het mogelijk te filteren in de audittrail op: Alle, Gebruiker, Systeem, Commentaar en Foutmelding. | |
| Middels dit icoon worden de factuuracties geopend. Zie voor meer informatie bijvoorbeeld: Factuur verwijderen |
Procurement
Home
|
Concept Een inkoopverzoek staat in de status 'concept' als deze nog niet is doorgezet voor goedkeuring. In de praktijk is dit een inkooporder waar de aanvrager nog mee aan het werk is. |
|
|
Te plaatsen Een inkooporder komt in de status 'te plaatsen' terecht als deze niet automatisch geplaatst kan worden door procurement. In deze status kan een inkoper de inkooporder handmatig plaatsen door bijvoorbeeld de PDF te downloaden en deze naar de leverancier te mailen of de applicatie eigenaar kan de leverancier updaten met een e-mailadres, zodat het automatisch plaatsen opnieuw geprobeerd kan worden. |
|
|
Te ontvangen/factureren Een inkooporder komt in de status 'te ontvangen/factureren' als de order succesvol is geplaatst bij de leverancier. In dit geval wacht de inkoper op een factuur en een eventueel ontvangst. Zodra er een factuur is geboekt voor deze inkooporder, dan wordt deze automatisch afgerond. |
|
|
Actief Een inkoopverzoek staat in de status 'actief' als deze door een aanvrager is doorgezet voor goedkeuring. Hier vallen onder andere ook activiteiten zoals 'advies' onder. |
|
|
Afgerond Een inkooporder komt in de status 'afgerond' als deze volledig is afgehandeld. In dit geval is de bestelling ontvangen en gefactureerd. De inkooporder wordt vervolgens automatisch afgerond. |
|
|
Afgewezen In deze status komt een 'inkooporder' als deze in het proces wordt afgewezen. |
Inkoopverzoeken
|
Concept Een inkoopverzoek staat in de status 'concept' als deze nog niet is doorgezet voor goedkeuring. In de praktijk is dit een inkooporder waar de aanvrager nog mee aan het werk is. |
|
|
Te plaatsen Een inkooporder komt in de status 'te plaatsen' terecht als deze niet automatisch geplaatst kan worden door procurement. In deze status kan een inkoper de inkooporder handmatig plaatsen door bijvoorbeeld de PDF te downloaden en deze naar de leverancier te mailen of de applicatie eigenaar kan de leverancier updaten met een e-mailadres, zodat het automatisch plaatsen opnieuw geprobeerd kan worden. |
|
|
Actief Een inkoopverzoek staat in de status 'actief' als deze door een aanvrager is doorgezet voor goedkeuring. Hier vallen onder andere ook activiteiten zoals 'advies' onder. |
|
|
Afgerond Een inkooporder komt in de status 'afgerond' als deze volledig is afgehandeld. In dit geval is de bestelling ontvangen en gefactureerd. De inkooporder wordt vervolgens automatisch afgerond. |
|
|
Afgewezen In deze status komt een 'inkooporder' als deze in het proces wordt afgewezen. |
Inkooporders
|
Te plaatsen Een inkooporder komt in de status 'te plaatsen' terecht als deze niet automatisch geplaatst kan worden door procurement. In deze status kan een inkoper de inkooporder handmatig plaatsen door bijvoorbeeld de PDF te downloaden en deze naar de leverancier te mailen of de applicatie eigenaar kan de leverancier updaten met een e-mailadres, zodat het automatisch plaatsen opnieuw geprobeerd kan worden. |
|
|
Te ontvangen/factureren Een inkooporder komt in de status 'te ontvangen/factureren' als de order succesvol is geplaatst bij de leverancier. In dit geval wacht de inkoper op een factuur en een eventueel ontvangst. Zodra er een factuur is geboekt voor deze inkooporder, dan wordt deze automatisch afgerond. |
|
|
Afgerond Een inkooporder komt in de status 'afgerond' als deze volledig is afgehandeld. In dit geval is de bestelling ontvangen en gefactureerd. De inkooporder wordt vervolgens automatisch afgerond. |
|
Afgewezen In deze status komt een 'inkooporder' als deze in het proces wordt afgewezen. |
Ontvangsten
|
Concept Een ontvangst staat in de status 'concept' als deze nog niet is doorgezet voor goedkeuring. In de praktijk is dit een ontvangst waar de ontvanger nog mee aan het werk is. |
|
|
Wachten op factuur Een ontvangst komt in de status 'Wachten op factuur' als het ontvangst door de goedkeuringsflow is gegaan. In dit geval wordt er gewacht op een factuur. Zodra er een factuur is geboekt voor de bijbehorende inkooporder, dan wordt het ontvangst automatisch afgerond. |
|
|
Afgerond Een ontvangt komt in de status 'afgerond' als deze volledig is afgehandeld. In dit geval is de bestelling ontvangen en gefactureerd. Het ontvangst wordt vervolgens automatisch afgerond. |
|
|
Actief Een ontvangst staat in de status 'actief' als deze is doorgezet voor goedkeuring. Hier vallen onder andere ook activiteiten zoals 'advies' onder. |
|
|
Afgewezen Een ontvangst wordt op de status 'afgewezen' gezet zodra deze in de goedkeuringsflow is afgewezen. |