Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Procurement
1. Doel van commentaartemplates
Met commentaartemplates kan bij het verwerken van workflow-documenten gebruik worden gemaakt van vooraf ingestelde standaardteksten in het commentaarveld. Denk aan veelgebruikte toelichtingen bij het afwijzen, verwijderen of terugsturen van een factuur. In plaats van elke keer een toelichting opnieuw in te typen, kan een passende template worden geselecteerd en indien gewenst worden aangepast.
Commentaartemplates zijn beschikbaar voor de volgende documenttypen:
- Factuur
- Inkoopverzoek
- Inkooporder
- Goederenontvangst
Vrije aanvragen en winkelwagens worden niet ondersteund.
2. Toegang en rechten
Het gebruik van commentaartemplates is beschikbaar voor iedereen met toegang tot het commentaarveld in een workflow-document. Voor het beheren van templates (aanmaken, bewerken, verwijderen) is de permissie commenttemplates:has_full_access vereist. Neem contact op met de systeembeheerder om deze permissie te laten toewijzen.
Navigatiepad voor gebruik:
AP Automation → [Factuur openen] → Auditpaneel → Commentaarveld
Navigatiepad voor beheer:
Setup → Platform → Commentaartemplates
3. Functionaliteitsoverzicht
3.1 Templates
Een commentaartemplate bestaat uit de volgende velden:
- Categorie - de categorie waaronder de template valt
- Documenttype - het documenttype waarbinnen de template beschikbaar is: Factuur, Inkoopverzoek, Inkooporder of Goederenontvangst
- Standaardtekst - de vooraf ingestelde tekst die bij selectie in het commentaarveld wordt ingevoegd
3.2 Categorieen
Templates kunnen worden ingedeeld in categorieen. Een categorie bestaat uit de volgende velden:
- Code - een unieke code voor de categorie
- Categorienaam - de naam zoals deze zichtbaar is voor gebruikers
- Status - actief of inactief
4. Commentaartemplates beheren
4.1 Navigatie
Ga naar:
Setup → Platform → Commentaartemplates
Dit onderdeel is alleen toegankelijk voor gebruikers aan wie de permissie commenttemplates:has_full_access is toegewezen.
4.2 Een categorie aanmaken
1. Ga naar Categorieen
Navigeer naar Setup → Platform → Commentaartemplates → Categorieën en klik op Nieuw.
2. Vul de velden in
Vul de code, categorienaam, omschrijving en status in.
3. Sla op
Klik op Opslaan om de categorie aan te maken.
4.3 Een commentaartemplate aanmaken
1. Ga naar Templates
Navigeer naar Setup → Platform → Commentaartemplates → Templates en klik op Nieuw.
2. Vul de velden in
Selecteer een categorie, kies het documenttype waarvoor de template beschikbaar moet zijn en vul de standaardtekst in.
3. Sla op
Klik op Opslaan.
5. Een commentaartemplate gebruiken
5.1 Navigatie
Ga naar:
AP Automation → [Factuur openen] → Auditpaneel → Commentaarveld
5.2 Stappen
1. Open het commentaarveld
Klik op Bewerken op het document en navigeer naar het commentaarveld.
2. Selecteer een template
Boven het commentaarveld is een keuzelijst beschikbaar met de templates die voor dit documenttype zijn ingesteld. Selecteer de gewenste template. De standaardtekst wordt automatisch in het commentaarveld geplaatst.
3. Pas de tekst aan (optioneel)
De ingevoegde tekst is vrij aanpasbaar voordat het commentaar wordt opgeslagen.
4. Sla op
Sla het document op. Het commentaar wordt opgenomen in de audithistorie van het document.
6. Best practices
- Maak categorieen die aansluiten op veelvoorkomende acties, zoals Afwijzing, Correctieverzoek of Goedkeuring.
- Houd standaardteksten kort en duidelijk, zodat deze snel kunnen worden aangepast waar nodig.
- Verwijder templates die niet meer in gebruik zijn zodat de keuzelijst overzichtelijk blijft.
- Wijs de permissie
commenttemplates:has_full_accessalleen toe aan beheerders of key users die verantwoordelijk zijn voor het beheer van templates.
7. Samenvatting
- Commentaartemplates bieden de mogelijkheid om standaardteksten in te voegen bij het plaatsen van een commentaar op een workflow-document.
- Templates zijn beschikbaar voor Factuur, Inkoopverzoek, Inkooporder en Goederenontvangst.
- Na invoeging is de tekst vrij aanpasbaar.
- Templates en categorieen worden beheerd via Setup → Platform → Commentaartemplates.
- Voor het beheren van templates is de permissie
commenttemplates:has_full_accessvereist.