Nu je een audit hebt gecreëerd, is het tijd om de audit gereed te maken voor verzending.
Na het creëren van een audit, kom je direct op een pagina met basisinstellingen van de audit terecht.
- Controleer de instellingen die je zojuist hebt ingesteld.
- Vul een signaaldatum in. Op deze datum zal er een herinnering over de audit naar de notificatie gebruiker worden verzonden.
- Kies welke onderdelen je bij de leverancier wilt uitvragen. Klik om het schuifje naar links (uit) of naar rechts (aan) te schuiven.
Het is belangrijk om te weten dat alle wijzigingen die de leverancier maakt, pas worden doorgevoerd wanneer je deze uiteindelijk handmatig hebt goedgekeurd middels een workflow.
NAW Gegevens
Dit zijn de basisgegevens van de leverancier in Vendors. Je geeft hiermee de leverancier de mogelijkheid om de huidig geregistreerde NAW gegevens in te zien, te controleren en eventueel aan te passens
Contacten
Dit zijn de geregistreerde contactpersonen van deze leverancier in Vendors. De leverancier kan contactpersonen toevoegen, bewerken en verwijderen.
Documenten
Dit is documentatie gekoppeld aan checklist items bij de leverancier. Je kunt de huidige checklist items van een leverancier inzien door te navigeren naar Vendors > Leveranciers > Kies leverancier > Documenten > Checklist items. De leverancier kan nieuwe documenten uploaden bij de checklist items die aan hen gekoppeld zijn.
Producten
Dit contractproducten die gekoppeld zijn aan contracten van de leverancier in de audit. De leverancier kan de geldigheidstermijn van de producten inzien en bewerken. Daarnaast kan de leverancier nieuwe producten aanbieden en aangeven of zij een bepaald product niet langer leveren.
Categorieën
De leverancier krijgt inzicht in de categorieën die in de Vendors module aan hen gekoppeld zijn. Ze hebben de mogelijkheid om categorieën toe te voegen en te verwijderen.
Enquête
Je kunt enquêtes naar de leverancier sturen. Deze enquêtes vullen zij in, en kun je vervolgens beoordelen. Deze enquêtes dien je vooraf te creëren in Vendor Rating > Instellingen > Enquêtesjablonen. Je ziet in Les 2, Les 3, Les 4 en Les 5 van 'Aan de slag met: Vendor Rating' exact hoe je een Enquêtesjabloon opstelt.
Risk Assessment
Wanneer deze optie actief is, zal het Risk Assessment onderdeel worden toegevoegd aan de audit. Hiermee kan een Risk Assessment voor de gekoppelde leverancier(s) worden uitgevoerd.
Geen geldigheid
Wanneer deze optie actief is, zal er geen geldigheidsdatum worden meegegeven met de audit. Dit betekent dat de audit niet verloopt. Er zal in de Vendors module dus geen verlopen status verschijnen van de audit.
Daarnaast hebben we ook een VendorLink Academy video die enquêtesjablonen in detail uitlegt.