1. Wat is Spend Analytics?
Spend Analytics is de module binnen ISPnext die inzicht geeft in alle uitgaven van de organisatie. Via overzichten, grafieken en analyses is in één oogopslag zichtbaar wat er wordt ingekocht, bij welke leveranciers, in welke categorieën en via welke kostenplaatsen. Dit maakt het mogelijk om gefundeerde inkoop-beslissingen te nemen en besparingen te identificeren.
De module biedt onder andere:
- Inzicht in uitgaven per leverancier, categorie, kostensoort en organisatiedimensie
- ABC-analyse (Pareto) voor prioritering van inkoopaandacht
- KPI's voor het monitoren van inkoopprestaties
- Budgetvergelijking en rechtmatigheidsanalyse
- Geografisch overzicht van uitgaven
- Benchmarking via de Spend Community
2. Voorbereiding: inrichting via de Admin-module
Voordat Spend Analytics effectief ingezet kan worden, moeten een aantal instellingen worden geconfigureerd in de Admin-module. De inrichting verloopt via de onderstaande stappen. De details van iedere stap zijn in het helpcenter te vinden in de sectie Analytics > Algemeen.
| Stap | Wat |
|---|---|
| Stap 1 | Spend data uploaden via een importbestand. |
| Stap 2 | Categorieën aanmaken die de inkoopstructuur van de organisatie weerspiegelen. |
| Stap 3 | Het type categoriekoppeling kiezen en activeren: leverancier-categoriekoppeling of kostensoort-categoriekoppeling. |
| Stap 4 | Leveranciers koppelen aan categorieën (bij leverancier-categoriekoppeling) óf Kostensoorten koppelen aan categorieën (bij kostensoort-categoriekoppeling). |
De inrichting van Spend Analytics is een beheertaak. De stappen zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met de juiste bevoegdheden in de Admin-module. Betrek een implementatieconsultant bij de eerste inrichting.
3. Inloggen en de module openen
Inloggen gaat via het standaard ISPnext-inlogscherm. Na het inloggen is Spend Analytics bovenaan de pagina te vinden. Via het linker menu zijn alle onderdelen van de module bereikbaar.
De periodefilter bovenin het scherm bepaalt over welk jaar en welke maanden de gegevens worden weergegeven. Alle overzichten en grafieken passen zich direct aan na het wijzigen van de periode.
4. Samenvatting
- Spend Analytics geeft inzicht in uitgaven per leverancier, categorie, kostensoort en organisatiedimensie.
- Voordat de module gebruikt kan worden, moeten spend data worden geüpload en categoriekoppelingen worden ingesteld via de Admin-module.
- De inrichting verloopt in vier stappen: data uploaden, categorieën aanmaken, koppelingstype kiezen en koppelingen instellen.
- Na inrichting is de module direct beschikbaar via de bovenste navigatiebalk in ISPnext.
Deze handleiding biedt algemene informatie voor ISPnext-klanten. De exacte setup, rechten en configuratie kunnen per omgeving afwijken. Betrek een implementatieconsultant waar nodig.