1. Doel van dit artikel
Spend Analytics biedt inzicht in alle uitgaven van de organisatie. Dit artikel beschrijft hoe toegang wordt verkregen tot de module en hoe de basisnavigatie werkt.
2. Inloggen
Inloggen gaat via het standaard ISPnext-inlogscherm met gebruikersnaam en wachtwoord. Is Single Sign On (SSO) ingesteld voor de organisatie, dan verloopt het inloggen automatisch via die route.
De inloggegevens voor ISPnext kunnen afwijken van de inloggegevens voor Windows of andere bedrijfsomgevingen. Raadpleeg de interne ISPnext-beheerder als onduidelijk is welke methode van toepassing is.
2.1 Eerste keer inloggen
Bij het eerste gebruik staat nog geen wachtwoord ingesteld. Klik op Eerste keer inloggen? onder het inlogformulier en volg de stappen om zelf een wachtwoord in te stellen.
De volledige instructie (inclusief wachtwoordeisen) is te vinden in het Helpcenter:
Hoe log ik voor de eerste keer in?
2.2 Wachtwoord vergeten
Klik op Wachtwoord vergeten? onder het inlogformulier. Er wordt dan een e-mail verstuurd waarmee een nieuw wachtwoord ingesteld kan worden.
De volledige instructie is te vinden in het Helpcenter:
Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat nu?
Komt de e-mail niet aan? Controleer ook de map met ongewenste e-mail. Lukt het nog steeds niet, neem dan contact op met de interne ISPnext-beheerder.
3. Navigeren in Spend Analytics
Na het inloggen in ISPnext is Spend Analytics bovenaan de pagina te vinden. Via het linker menu zijn alle onderdelen bereikbaar; de inhoud wordt in het rechter gedeelte van het scherm weergegeven.
3.1 Periode instellen
Links bovenin het scherm staan filters waarmee het jaar en de periode (van maand tot en met maand) worden ingesteld. Alle overzichten en grafieken passen zich direct aan na het wijzigen van de periode.
3.2 Overzicht van de menuonderdelen
| Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|
| ABC | ABC-classificatie van leveranciers en/of categorieën op basis van uitgavevolume (A = grootste volume, C = kleinste). |
| Leveranciers | Overzicht van alle leveranciers. Kolommen zijn instelbaar; gegevens zijn exporteerbaar naar Excel. |
| Categorieën | Overzicht van uitgaven per categorie, met doorklikmogelijkheid naar leveranciersinformatie per categorie. |
| Kostensoorten | Inzicht in volumes per kostensoort over twee jaar, inclusief onderlinge verschillen. |
| Organisatie | Uitgaven gestructureerd op basis van de organisatie-indeling van de omgeving (bedrijven, kostenplaatsen, kostendragers). |
| Bedrijven | Uitgaven per bedrijfsonderdeel of juridische entiteit, met doorklikmogelijkheid naar hoofdcategorieën per bedrijf. |
| Kostenplaatsgroepen | Uitgaven per kostenplaatsgroep, inclusief het uitgavevolume binnen en buiten contract per groep. |
| Kostenplaatsen | Uitgaven per individuele kostenplaats, bijvoorbeeld als top-kostenplaatsen op basis van volume. |
| Kostenplaatsdragers | Uitgaven per kostendrager: het object waaraan kosten direct worden toegewezen (machine, voertuig, afdeling). |
| Projecten | Uitgaven per project, relevant wanneer kosten worden toegewezen aan specifieke projecten. |
| Geo | Geografisch overzicht van uitgaven, per provincie/gemeente (Nederland) of per land (wereldkaart). |
| Proces Analyse | Inzicht in doorlooptijden en achterstanden bij aanvragen, facturen, matching en goedkeuringen. |
| Rechtmatigheidsanalyse | Analyse van naleving van het inkoopbeleid: aandeel uitgaven via gecontracteerde leveranciers en gebruik van toegestane drempelwaarden. |
| KPI's | Overzicht van alle ingerichte KPI's met bijbehorende norm, kostenplaatsgroep, kostenplaats, categorie en/of kostensoort. |
| Budgetten | Vergelijking van werkelijke uitgaven met vastgestelde budgetten per kostenplaats(groep) of periode. |
| Spend Community | Anonieme benchmark van eigen KPI's en prestaties ten opzichte van andere aangesloten organisaties. |
4. Samenvatting
- Inloggen via gebruikersnaam en wachtwoord of SSO, afhankelijk van de organisatie-instelling.
- Bij het eerste gebruik: klik op Eerste keer inloggen? voor wachtwoordinstellingen.
- Spend Analytics is bovenaan de pagina te vinden na het inloggen in ISPnext.
- Via het linker menu zijn alle onderdelen bereikbaar; periodefilters bepalen welke data zichtbaar is.
Deze handleiding biedt algemene informatie voor ISPnext-klanten. De exacte setup, rechten en configuratie kunnen per omgeving afwijken. Betrek een implementatieconsultant waar nodig.