Commentaartemplates gebruiken

1. Inleiding

Met commentaartemplates kan er bij het verwerken van facturen gebruik gemaakt worden van vooraf ingestelde standaardteksten in het commentaarveld. Denk aan veelgebruikte toelichtingen bij het afwijzen, verwijderen of terugsturen van een factuur.
In plaats van elke keer een toelichting opnieuw in te typen, kan er een passende template geselecteerd worden en indien gewenst kan deze worden aangepast.

Commentaartemplates zijn beschikbaar in AP Automation & Procurement voor alle documenten die 'workflowable' zijn en worden beheerd via de omgevingsinstellingen. Toegang tot het beheer van templates is op basis van permissies.

2. Toegang en rechten

Het gebruik van commentaartemplates is beschikbaar voor iedereen die toegang heeft tot het commentaarveld in AP Automation. Voor het beheren van templates (aanmaken, bewerken, verwijderen) is de permissie commenttemplates:has_full_access vereist. Neem contact op met de systeembeheerder om deze permissie toe te laten wijzen.

Navigatiepad voor gebruik:
AP Automation → [Factuur openen] → Auditpaneel → Commentaarveld

Navigatiepad voor beheer:
Omgevingsinstellingen → Communicatie → Commentaartemplates

3. Commentaartemplates gebruiken

3.1 Een template selecteren

Bij het toevoegen van een commentaar in het auditpaneel van een factuur is een optie beschikbaar om een vooraf ingestelde template in te voegen. Selecteer de gewenste template uit de lijst. De tekst van de template wordt automatisch in het commentaarveld geplaatst.

3.2 Een template aanpassen na invoeging

Na het invoegen van een template kan de tekst naar wens handmatig worden aangepast voordat het commentaar wordt opgeslagen. De template dient als startpunt; de uiteindelijke tekst is vrij te bewerken.

4. Commentaartemplates beheren

Het beheer van commentaartemplates vindt plaats via de omgevingsinstellingen. Hier kunnen templates en bijbehorende categorieen worden aangemaakt, bewerkt en verwijderd. Dit onderdeel is alleen toegankelijk voor gebruikers aan wie de permissie commenttemplates:has_full_access is toegewezen.

4.1 Templates

In het overzichtsscherm voor templates zijn de volgende velden beschikbaar per template:

• Categorie - de categorie waaronder de template valt
• Module - de module waarbinnen de template beschikbaar is (momenteel AP Automation)
• Standaardtekst - de vooraf ingestelde tekst die bij selectie in het commentaarveld wordt ingevoegd

Via het detailscherm van een template kunnen de bovenstaande velden worden ingevuld of aangepast.

4.2 Categorieen

Templates kunnen worden ingedeeld in categorieen. Categorieen worden apart beheerd en bevatten de volgende velden:

• Code - een unieke code voor de categorie
• Categorienaam - de naam zoals deze zichtbaar is voor gebruikers
• Status - actief of inactief

5. Samenvatting

• Commentaartemplates bieden de mogelijkheid om standaardteksten in te voegen bij het plaatsen van een commentaar op een factuur.
• Templates zijn beschikbaar in AP Automation en ook in andere modules zoals Procurement.
• Na invoeging is de tekst vrij aanpasbaar.
• Templates en categorieen worden beheerd via Omgevingsinstellingen → Communicatie → Commentaartemplates.
• Voor het beheren van templates is de permissie commenttemplates:has_full_access vereist.