Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Een document dat als bijlage van een factuur bedoeld is kan onterecht in AP Automation terecht komen als factuur. De PDF van de bijlage wordt dan getoond in het AP Automation scherm. Via de optie Verwerk als bijlage is het mogelijk deze bijlage toe te voegen aan een bestaande factuur. Hiervoor is wel de juiste permissie nodig. Standaard wordt deze permissie toegekend aan de rollen crediteuren administratie en applicatie eigenaar.
Wanneer dit document in AP Automation als factuur binnenkomt, kan deze geopend worden in de bewerk modus.
Vul de leverancier in van de factuur waar deze bijlage aan gekoppeld dient te worden. Kies bij de Factuuracties de optie Verwerken als bijlage.
Het scherm Verwerken als bijlage laat aan de rechterkant de bijlage zien. In het midden staan de meeste recente facturen van de geselecteerde leverancier (maximaal 20). Door een factuur te kiezen wordt deze getoond aan de linkerkant. Selecteer de factuur waaraan de bijlage gekoppeld dient te worden en klik OK. De getoonde facturen zijn zowel open als afgesloten facturen.
Filteren op bijlage
Tijdens het toevoegen van een of meerdere bijlagen is het mogelijk de bijlagen te filteren om het zoeken naar de juiste factuur eenvoudiger te maken. Uitgangspunten voor al deze filters zijn, dat de factuur van dezelfde leverancier en company moet zijn en er is altijd gelimiteerd op 100 documenten:
- Scan datum → facturen die op dezelfde dag zijn binnengekomen (dit is de default)
- Dezelfde email → facturen die in dezelfde email zijn ontvangen
- Meest recente → de laatste 100 facturen die zijn ontvangen
De bijlage wordt toegevoegd aan de aangewezen factuur, de PDF van de bijlage is te vinden in het tabblad bijlage(n).
De oorspronkelijke 'foute factuur', die nu een bijlage is geworden, is terug te vinden bij de afgewezen facturen. In de audit is te zien dat deze is verwerkt als bijlage. Via de link toon factuur wordt de factuur geopend waaraan dit document als bijlage is toegevoegd.