Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Het is mogelijk om een factuur te af te wijzen in AP Automation. Deze functie dient heel zorgvuldig gebruikt te worden, het afwijzen of verwijderen van een factuur is namelijk onomkeerbaar. Het afwijzen kan bijvoorbeeld nodig zijn als een factuur incorrect of dubbel gescand is. Wanneer het gaat om een document dat geen factuur maar eigenlijk een bijlage is, kan deze verwerkt worden als bijlage en hoeft dus niet afgewezen te worden.
Voor het afwijzen van een factuur is wel de juiste permissie nodig. Standaard wordt deze permissie toegekend aan de rol Applicatie eigenaar. Een factuur kan verwijderd worden zonder dat deze eerst geclaimd moet worden.
Factuur afwijzen of verwijderen in workflow stap*
In de factuurdetails is het mogelijk de factuur af te wijzen of te verwijderen door de factuur in de juiste stap* te zetten en daarna op 'Doorzetten' te klikken. Let wel, deze actie is alleen van toepassing wanneer het is ingericht in de workflow. Tevens kan het zo zijn dat er nog acties worden uitgevoerd in de workflow na het doorzetten van de factuur, zoals het aanpassen of terugdraaien van de boeking in het ERP.
Factuur afwijzen in factuuracties
Het verwijderen van de factuur is tevens mogelijk door via de factuuracties met het icoonte klikken op 'Verwijder document'.
Om de factuur af te wijzen is het verplicht om een commentaar toe te voegen. Let wel, hierbij kan het zo zijn dat er nog handmatige acties moeten worden uitgevoerd in het ERP na het verwijderen van de factuur in AP Automation.
De afgewezen factuur is nog terug te vinden in het facturenoverzicht onder Afgewezen facturen en Alle facturen.
Afgewezen facturen komen ook terug op het Nalevingsrapport. Op het Nalevingsrapport worden alle facturen getoond waarbij er is ingegrepen door de Applicatie Eigenaar.
Mocht er al een documentnummer zijn aangemaakt in het ERP pakket voor deze factuur dan zal deze in het ERP pakket handmatig moeten worden tegen geboekt of verwijderd.
*De benamingen en de activiteiten waarin de keuze 'delete' kan worden gemaakt, kunnen verschillen per inrichting.