AI-Samenvatting:
De vernieuwde geavanceerde routes in AP Automation en Procurement bieden flexibele goedkeurings- en leesstromen via herbruikbare bouwblokken: criteriagroepen, goedkeuringsgroepen, lezersgroepen en lezers. Routes koppelen criteriagroepen aan goedkeuringsgroepen, lezers aan lezersgroepen. Prioriteit wordt bepaald door gewicht (minimaal 1). Alle onderdelen hebben auditregistratie met verplichte wijzigingsreden. Bulkbeheer via Excel is mogelijk. De routeringsconfiguratie bepaalt beschikbare opties.
Vernieuwde geavanceerde routes
1. Doel van de vernieuwde geavanceerde routes
De vernieuwde geavanceerde routes bieden een uitgebreidere en flexibelere manier om goedkeurings- en leesstromen in te richten binnen AP Automation en Procurement. De functionaliteit is beschikbaar voor facturen, inkoopverzoeken, inkooporders en goederenontvangsten.
De vernieuwde opzet is geschikt voor organisaties die:
- Complexe goedkeuringsstromen willen inrichten die gelden over meerdere bedrijven heen.
- Routering op basis van herbruikbare criteria- en goedkeuringsgroepen willen opzetten.
- Volledige versiebeheer en auditregistratie nodig hebben bij elke wijziging.
- Routes willen importeren en exporteren via Excel.
2. Toegang en rechten
De vernieuwde geavanceerde routes zijn toegankelijk via het tandwielpictogram rechtsboven in de navigatiebalk:
Setup → Geavanceerde routes
Voor het inzien en beheren van geavanceerde routes zijn de volgende permissies vereist:
- Inzien: leesrechten op geavanceerde routes.
- Aanmaken en bewerken: beheerrechten op geavanceerde routes (doorgaans gekoppeld aan de rol van applicatiebeheerder).
- Configuratie-instellingen: toegang tot de geavanceerde routeringsconfiguratie (zie sectie 8).
3. Landingspagina en navigatie
Na het navigeren naar de geavanceerde routes verschijnt een landingspagina met zes tegels. Elke tegel leidt naar een onderdeel van de functionaliteit.
De zes onderdelen zijn:
- Geavanceerde routes - het hoofdoverzicht van alle geconfigureerde routes.
- Lezers - koppeling van een criteriagroep aan een lezersgroep.
- Lezersgroepen - groepen van gebruikers met leestoegang.
- Goedkeuringsgroepen - groepen van goedkeurders met limieten en volgorde.
- Criteriagroepen - sets van criteria die bepalen wanneer een route of lezer van toepassing is.
- Geavanceerde routeringsconfiguratie - algemene instellingen die bepalen welke opties beschikbaar zijn binnen de omgeving.
Na het openen van een onderdeel verschijnt bovenaan de pagina een navigatiebalk waarmee snel tussen de zes onderdelen gewisseld kan worden. Het actieve onderdeel wordt roze gemarkeerd.
4. Overzichtsschermen
Elk onderdeel heeft een overzichtsscherm met een tabel van alle geconfigureerde items. De overzichtsschermen hebben een consistente opbouw.
4.1 Beschikbare knoppen
Bovenaan elk overzichtsscherm staan de volgende knoppen:
- Export to Excel - exporteert de huidige tabelweergave naar Excel.
- Audit - toont de audithistorie van alle wijzigingen binnen dit onderdeel.
- Template - downloadt een Excel-sjabloon voor het importeren van items.
- Importing - importeert items via een ingevuld Excel-bestand.
- Actions - bulkacties op geselecteerde items: Activate selected elements of Deactivate selected elements. Selecteer eerst een of meer items via de selectievakjes links.
- + Add (rechts) - opent een nieuw item aan.
4.2 Kolomopties
De tabellen maken gebruik van een geavanceerde tabelcomponent waarmee de weergave naar eigen voorkeur kan worden aangepast. Klik op de drie puntjes naast een kolomkop voor de volgende opties:
- Sorteer oplopend / aflopend - sorteer de tabel op deze kolom.
- Kolom vastzetten - zet de kolom vast aan de linker- of rechterkant, zodat deze zichtbaar blijft bij horizontaal scrollen.
- Kolombreedte automatisch aanpassen / Alle kolommen automatisch aanpassen - pas de kolombreedte automatisch aan op de inhoud.
- Kies Kolommen - kies welke kolommen zichtbaar zijn in de tabel.
- Kolommen resetten - zet de kolomindeling terug naar de standaardweergave.
Onderaan elk overzicht is de paginagrootte instelbaar via Paginagrootte en kan worden genavigeerd tussen pagina's.
5. Criteriagroepen
Een criteriagroep bevat een set criteria die bepaalt op welke documenten een route of lezer van toepassing is. Criteriagroepen worden hergebruikt in zowel geavanceerde routes als lezers.
5.1 Overzicht
Het overzicht toont per criteriagroep: Actief, Code en Beschrijving.
5.2 Detailpagina
De detailpagina bevat twee tabbladen: Criteriagroep en Audit.
Op het tabblad Criteriagroep staan de volgende basisvelden:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Code | Unieke identificatiecode (verplicht). |
| Omschrijving | Omschrijving van de criteriagroep (verplicht). |
| Actief | Schakelaar om de criteriagroep in of uit te schakelen. |
Daaronder volgen secties per criteriatype. Elke sectie heeft een Toevoegen-knop om een criterium toe te voegen en een Verwijder-knop per rij. De volgende criteriatypes zijn beschikbaar (afhankelijk van wat is ingeschakeld in de geavanceerde routeringsconfiguratie):
Sectie: Bedrijf
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Waardeoptie | Geeft aan hoe de waarde wordt vergeleken (bijv. VALUE). |
| Waarden | Het bedrijfsnummer of de bedrijfscode (verplicht). |
| Type | Geeft aan of het criterium op header- of regelniveau geldt (bijv. Irrelevant, Line fields). |
Sectie: Dimensie
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Waardeoptie | Geeft aan hoe de waarde wordt vergeleken (bijv. VALUE). |
| Bedrijf | Het bedrijf waaraan de dimensie is gekoppeld (verplicht). |
| Dimensie | Het type dimensie, bijv. CostCenter (verplicht). |
| Waarden | De specifieke dimensiewaarde(n) (verplicht). |
| Type | Geeft aan of het criterium op header- of regelniveau geldt (bijv. Line fields). |
Sectie: Routeringstype
Voeg via toevoegen een routeringstype toe. Beschikbare types zijn afhankelijk van wat is ingeschakeld in de geavanceerde routeringsconfiguratie (bijv. kostenfacturen, logistieke facturen).
Sectie: Leverancier
Voeg via toevoegen een of meer leveranciers toe als criterium.
6. Goedkeuringsgroepen
Een goedkeuringsgroep bevat een geordende lijst van goedkeurders met hun limieten. Goedkeuringsgroepen worden hergebruikt in geavanceerde routes.
6.1 Overzicht
Het overzicht toont per goedkeuringsgroep: Actief, Code, Omschrijving, Type en Goedkeurders (de gekoppelde goedkeurders als badges).
6.2 Detailpagina
De detailpagina bevat twee tabbladen: Goedkeuringsgroep en Audit.
Basisvelden:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Code | Unieke identificatiecode (verplicht). |
| Omschrijving | Omschrijving van de goedkeuringsgroep (verplicht). |
| Status | Checkbox om de groep actief of inactief te maken. |
Klik op Goedkeurder toevoegen om een goedkeurder toe te voegen. Per goedkeurder zijn de volgende velden beschikbaar:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Functie | Dropdown met de functie (jobpositie) van de goedkeurder (verplicht). |
| Standaard limiet | De standaard goedkeuringslimiet van deze goedkeurder, bijv. 500 of "Unlimited". |
| Overschreden limiet | Een aangepaste limiet die de standaardlimiet overschrijft (optioneel). |
| Onbeperkt | Checkbox om de limiet op onbeperkt te zetten. |
De volgorde van goedkeurders is versleepbaar via het sleeppictogram (zes puntjes) aan de linkerkant van elke rij. Een goedkeurder verwijderen via het rode prullenbakpictogram rechts.
Onderaan de pagina toont een workflow-visualisatie de goedkeuringsvolgorde als stroomdiagram: Start → [goedkeurder 1] → [goedkeurder 2] → ... → End. Dit geeft direct inzicht in de opgebouwde route.
7. Lezersgroepen
Een lezersgroep bevat een set gebruikers die leestoegang krijgen tot documenten die via een bijbehorende lezer worden verwerkt.
7.1 Overzicht
Het overzicht toont per lezersgroep: Actief, Code, Omschrijving en Gebruikers (de gekoppelde gebruikers als badges).
7.2 Detailpagina
De detailpagina bevat twee tabbladen: Lezersgroep en Audit.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Code | Unieke identificatiecode (verplicht). |
| Omschrijving | Omschrijving van de lezersgroep (verplicht). |
| Gebruikers | Multiselect - een of meer gebruikers die leestoegang krijgen (verplicht). |
| Actief | Checkbox om de lezersgroep in of uit te schakelen. |
8. Lezers
Een lezer koppelt een criteriagroep aan een lezersgroep. Hiermee wordt bepaald wanneer (criteriagroep) en wie (lezersgroep) leestoegang krijgt tot een document.
8.1 Overzicht
Het overzicht toont per lezer: Actief, Code, Omschrijving, Criteriagroepen, Lezersgroepen.
8.2 Detailpagina
De detailpagina bevat twee tabbladen: Lezers en Audit.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Code | Unieke identificatiecode (verplicht). |
| Omschrijving | Omschrijving van de lezer (verplicht). |
| Lezersgroepen | Multiselect - een of meer lezersgroepen die leestoegang krijgen wanneer de criteria van toepassing zijn (verplicht). |
| Criteriagroepen | Multiselect - een of meer criteriagroepen die bepalen wanneer de lezer actief is (verplicht). |
| Voldoet aan één of alle | Bepaalt of aan alle gekoppelde criteriagroepen voldaan moet worden of aan minimaal één (verplicht). |
| Actief | Checkbox om de lezer in of uit te schakelen. |
9. Geavanceerde routes
Een geavanceerde route koppelt een criteriagroep aan een goedkeuringsgroep. Hiermee wordt bepaald wanneer (criteriagroep) en wie (goedkeuringsgroep) een document goedkeurt.
9.1 Overzicht
Het overzicht toont per route: Actief, Code, Omschrijving, Criteriagroepen, Goedkeuringsgroep en Gewicht.
9.2 Detailpagina
De detailpagina bevat twee tabbladen: Geavanceerde routes en Audit.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Code | Unieke identificatiecode (verplicht). |
| Omschrijving | Omschrijving van de route (verplicht). |
| Goedkeurdersgroepen | Dropdown - koppeling aan een bestaande goedkeuringsgroep (verplicht). |
| Criteriagroepen | Multiselect - koppeling aan een of meer criteriagroepen (verplicht). |
| Voldoet aan één of alle | Bepaalt of aan alle gekoppelde criteriagroepen voldaan moet worden (All) of aan minimaal één (One) (verplicht). |
| Gewicht | Prioriteit van de route wanneer meerdere routes van toepassing zijn. Hogere waarde = hogere prioriteit. Minimumwaarde is 1 (verplicht). |
| Actief | Checkbox om de route in of uit te schakelen. |
10. Auditregistratie
Elk onderdeel heeft een Audit-tabblad op de detailpagina. Hier wordt een volledige versiehistorie bijgehouden van alle wijzigingen.
| Kolom | Omschrijving |
|---|---|
| Version | Klikbare link "Show version" waarmee de volledige configuratie op dat moment als snapshot wordt geopend. |
| Date | Datum en tijdstip van de wijziging. |
| User | De gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd. |
| Reason for change | De toelichting die bij de wijziging is ingevoerd. |
Klik op Show version om een volledig snapshot te openen van de configuratie op het moment van die wijziging, inclusief alle veldwaarden op dat tijdstip.
11. Geavanceerde routeringsconfiguratie
De geavanceerde routeringsconfiguratie bevat de algemene instellingen die bepalen welke opties beschikbaar zijn binnen de gehele omgeving. Dit scherm is doorgaans eenmalig ingericht door de applicatiebeheerder.
De configuratie bevat twee tabbladen: Geavanceerde routeringsconfiguratie en Audit.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Ingeschakelde goedkeuringstypen | Bepaalt welke goedkeuringstypen beschikbaar zijn in goedkeuringsgroepen, bijv. "Goedkeurder(s) op functieniveau". |
| Ingeschakelde criteria | Bepaalt welke criteriatypes beschikbaar zijn in groepen zoals Bedrijven, Dimensies, Leverancier, Documenttype en Routeringstypes. |
| Ingeschakelde verschiltypen | Bepaalt op welke verschiltypen, zoals Prijs of Hoeveelheid, gerouteerd kan worden. |
| Ingeschakelde routeringstypen | Bepaalt welke routeringstypen beschikbaar zijn, bijv. Non-PO facturen, PO facturen. |
| Document types | Bepaalt voor welke documenttypen geavanceerde routes beschikbaar zijn, zoals Factuur, Inkoopaanvraag, Inkooporder. |
| Maximaal aantal goedkeurders | Het maximale aantal goedkeurders per goedkeuringsgroep |
| Minimaal aantal goedkeurders | Het minimale aantal goedkeurders per goedkeuringsgroep |
| Overschrijf limieten toegestaan | Checkbox - bepaalt of het overschrijven van limieten is toegestaan in goedkeuringsgroepen. |
| Update lezers direct via geavanceerde routes | Checkbox - bepaalt of lezers direct vanuit de geavanceerde routes bijgewerkt kunnen worden. |
12. Een route inrichten - aanbevolen volgorde
Volg onderstaande volgorde bij het inrichten van een nieuwe geavanceerde route:
1. Controleer de geavanceerde routeringsconfiguratie
Ga naar Geavanceerde routeringsconfiguratie en controleer of de benodigde documenttypen, criteriatypes en goedkeuringstypen zijn ingeschakeld.
2. Maak een criteriagroep aan
Ga naar Criteriagroepen → + Toevoegen en stel de criteria in die bepalen wanneer de route van toepassing is. Voeg per criteriatype (bedrijf, dimensie, leverancier, routeringstype) een of meer waarden toe.
3. Maak een goedkeuringsgroep aan
Ga naar Goedkeuringsgroepen → + Toevoegen en voeg via Goedkeurder toevoegen de goedkeurders toe in de juiste volgorde. Stel per goedkeurder de limieten in. Controleer de workflow-visualisatie onderaan de pagina.
4. Maak eventueel een lezersgroep en lezer aan
Ga naar Lezersgroepen → + Toevoegen en voeg de gebruikers toe die leestoegang moeten krijgen. Ga vervolgens naar Lezers → + Toevoegen en koppel de lezersgroep aan de juiste criteriagroep.
5. Maak de geavanceerde route aan
Ga naar Geavanceerde routes → + Toevoegen en koppel de criteriagroep en goedkeuringsgroep. Stel het gewicht in (minimaal 1) en de match-logica (Allen of één). Zet de route op actief en sla op.
13. Best practices
- Gebruik herkenbare en consistente codes voor alle onderdelen, zodat koppelingen in overzichten direct begrijpelijk zijn.
- Hergebruik criteriagroepen en goedkeuringsgroepen waar mogelijk. Zo hoeven wijzigingen maar op één plek te worden doorgevoerd.
- Controleer na het aanmaken van een route de workflow-visualisatie in de goedkeuringsgroep om de volgorde te bevestigen.
- Voer altijd een duidelijke reden voor de wijziging in bij het opslaan. Dit maakt de auditregistratie begrijpelijk voor collega's en auditors.
- Test nieuwe routes eerst in een acceptatieomgeving voordat ze actief worden gezet in de productieomgeving.
- Stem wijzigingen in de geavanceerde routeringsconfiguratie indien nodig af met uw consultant of de ISPnext-supportafdeling.
14. Samenvatting
- De vernieuwde geavanceerde routes werken met herbruikbare bouwblokken: criteriagroepen, goedkeuringsgroepen, lezersgroepen en lezers.
- Een geavanceerde route koppelt een criteriagroep aan een goedkeuringsgroep; een lezer koppelt een criteriagroep aan een lezersgroep.
- Het veld Match one or all bepaalt bij meerdere criteriagroepen of aan alle of aan minimaal één voldaan moet worden.
- Het gewicht bepaalt de prioriteit wanneer meerdere routes van toepassing zijn; de minimumwaarde is 1.
- Alle onderdelen hebben volledige auditregistratie met versiehistorie en verplichte reden voor wijziging.
- Via Export to Excel, Template en Importing kunnen alle onderdelen in bulk worden beheerd.
- De geavanceerde routeringsconfiguratie bepaalt welke opties beschikbaar zijn binnen de gehele omgeving.