In ISPnext is het mogelijk om zelf de betalingstermijnen te onderhouden. Indien de gebruiker beschikt over de juiste permissies en de functionaliteit is afgenomen bij ISPnext kunnen de betalingstermijnen worden onderhouden via 'Setup' → 'Financiële setup' →'Betalingstermijnen'.
Let op: Indien gebruik wordt gemaakt van deze functionaliteit worden de betalingstermijnen niet meer geïmporteerd vanuit het ERP pakket. Hetzelfde geldt voor standaard betalingstermijnen zoals bijvoorbeeld '30 dagen'. Daarnaast kan deze functionaliteit worden geactiveerd middels aanvullende configuratie en betreft mogelijk extra kosten. Indien u deze functionaliteit wenst kunt u hiervoor een change request indienen bij onze support afdeling. De support afdeling zal de aanpassing beoordelen en een kostenraming met u delen.
Detailscherm
Velden
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Bedrijf | Het bedrijf voor wie de betalingstermijn geldt. |
| Code | De betalingstermijn code. |
| Omschrijving | De omschrijving van de betalingstermijn. |
| Basis datum | De datum waarop de berekening van de betalingstermijn moet worden gebaseerd. Hier is de keuze uit:
|
| Frequentie type | De betalingstermijn kan worden aangegeven in dagen en maanden. |
| Frequentie nummer | Het aantal dagen of maanden dat de betalingstermijn betreft behorende bij het frequentie type. |
| Planning | De planning die de berekening moet aanhouden voor het uitkomen op de juiste vervaldatum.
|
| Specifieke dag van de maand | Een specifieke dag van de maand, bijvoorbeeld de 15e van de maand. Dient ingevuld te worden als een cijfer bijvoorbeeld: 15. |
| Extra dagen | Extra dagen die aan het einde van de berekening na de basisdatum, frequentie, planning, (en eventuele specifieke datum) erbij worden geteld. |
Berekening & voorbeeld
De berekening van de vervaldatum naar aanleiding van de betalingstermijn gaat vanaf boven naar beneden.
Zo wordt er eerst gekeken naar de basis datum waarop volgend er wordt gekeken naar het aantal frequentie dagen of maanden. Tot slot wordt er gekeken naar de planning en eventuele specifieke of extra dagen.
Het onderstaande voorbeeld toont een gecompliceerde betalingstermijn:
Einde van de maand + 2 maanden + 4 dagen.
Factuurdatum:
| Veld | Keuze | Berekende vervaldatum |
|---|---|---|
| Basis datum | Einde van de maand |
|
| Type frequentie | Maand |
|
| Frequentie nummer | 2 |
|
| Planning | Berekende dag |
|
| Specifieke dag | 0 |
|
| Extra dagen | 4 |
|
Toevoegen
Handmatig
Via de toevoegenknop is het mogelijk om een betalingstermijn handmatig toe te voegen. Let hierbij op dat alle velden juist zijn ingevuld zodat de berekening van de vervaldatum klopt.
Via Excel upload
Via het download icoon kan het Excel template worden gedownload. Hiermee kan een een gehele nieuwe set aan betalingstermijnen worden toegevoegd of kunnen bestaande betalingstermijnen worden aangepast door middel van de data te overschrijven.
In het Excel dienen de velden volgens het gedownloade format te worden ingevuld zodat de berekening van de vervaldatum juist is. Het is niet mogelijk om de de kolommen, kolomnamen (titels), en de volgorde aan te passen, dit zal zorgen voor een fout tijdens de upload. Door deze opzet is het mogelijk om via verschillende combinaties gecompliceerde betalingstermijnen te ondersteunen. Daarna kan via het upload icoon het bestand worden geüpload.
Format
Het format vanuit het Excel dient aangehouden te worden tijdens de import. Daarbij is het belangrijk dat de eerste rij met titels niet wordt aangepast en het format wordt aangehouden. Daarnaast dienen de onderstaande velden ingevuld te worden met een specifiek format:
| Veld | Format |
|---|---|
| Frequency nummer (Frequency_number) | Numeriek: maximaal 3 decimalen |
Basis datum (base_date) |
|
Frequency type (frequency) | Dag: DAY Maand: MONTH |
Planning (schedule) |
|
Specifieke dag van de maand (specific_day) | Numeriek: maximaal 3 decimalen |
Extra dagen (extra_days) | Numeriek: maximaal 3 decimalen |
Korting
Het is tevens mogelijk om kortingsafspraken behorende bij de betalingstermijnen te registreren en te verwerken. De kortingsafspraken dienen apart te worden ingesteld middels de tab 'Kortingen'. Het is mogelijk meerdere kortingsafspraken in te stellen door middel van het icoon. Middels het
icoon kunnen kortingsafspraken worden verwijderd. De kortingsafspraken kunnen tevens leeggelaten worden.
Via Excel upload
Tevens is het mogelijk de kortingsafspraken toe te voegen middels een Excel upload. Via het download icoon kan het Excel template worden gedownload. Hiermee kan een een gehele nieuwe set aan betalingstermijnen en kortingsafspraken worden toegevoegd of kunnen bestaande betalingstermijnen en kortingsafspraken worden aangepast door middel van de data te overschrijven.
In het Excel dienen de velden volgens het gedownloade format te worden ingevuld zodat de berekening van de vervaldatum juist is. Het is niet mogelijk om de de kolommen, kolomnamen (titels), en de volgorde aan te passen, dit zal zorgen voor een fout tijdens de upload. Door deze opzet is het mogelijk om via verschillende combinaties gecompliceerde betalingstermijnen en meerdere kortingsafspraken te ondersteunen. Daarna kan via het upload icoon het bestand worden geüpload.
Format
Het format vanuit het Excel dient aangehouden te worden tijdens de import. Daarbij is het belangrijk dat de eerste rij met titels niet wordt aangepast en het format wordt aangehouden. Daarnaast dienen de onderstaande velden ingevuld te worden met een specifiek format:
| Veld | Format |
|---|---|
Bedrijf (Company) | Het ingevulde bedrijf bij de betalingstermijn. Mede door dit veld kan de kortingstermijn aan de juiste betalingstermijn worden gekoppeld. |
Betalingstermijn code (code) | De code van de bijbehorende betalingstermijn. Door het bedrijf en de betalingstermijn code kan de kortingstermijn aan de juiste setting worden gekoppeld. |
Dagen (days) | Het aantal dagen tot wanneer korting van toepassing is. Numeriek: maximaal 3 decimalen |
Percentage (percentage) | Het kortingspercentage behorende bij het aantal dagen. Numeriek: maximaal 3 decimalen |
Inzien korting
Factuur detail
- Onder de kop van de factuur is na het instellen van de betalingstermijn in te zien wat de eerstvolgende kortingsdatum is en welk bedrag aan korting kan worden behaald.
Factuur overzicht
- In het factuuroverzicht is tevens in te zien wat de (laatst mogelijke) kortingsdatum en het kortingsbedrag betreffen.
- Door gebruik te maken van het Snelle toegang blok is het mogelijk om gemakkelijk naar alle facturen met korting te navigeren. Door de kortingsdatum kolom te sorteren is het mogelijk om verder te specificeren.