Inkooporder - Factuur in balans brengen voor matching

Een factuur waarvan het bedrag afwijkt van de bestelling breng je in balans voor matching. Dat kan door het factuurbedrag, prijzen of aantallen aan te passen, regels uit te vinken, een kostenregel toe te voegen of het verschil te verdelen. Verdelen werkt alleen als het regeltype overeenkomt met het factuurtype.

Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

AP Automation

1. Doel

Wanneer het bedrag op de bestelling(en) niet overeenkomt met het bedrag op de kop van de factuur, zal deze eerst kloppend gemaakt moeten worden om doorgezet te kunnen worden. Hieronder is in een voorbeeld te zien met een verschil van 500 euro:

2. Manieren om een factuur in balans te brengen

Dit verschil kan op verschillende manieren opgeheven worden:

2.1 Het factuurbedrag aanpassen

Het factuurbedrag op de kop van de factuur kan aangepast worden. Wellicht klopt het totaalbedrag niet met het bedrag op de factuur of met het bedrag van de bestelling. Door het factuurbedrag aan te passen is mogelijk de factuur kloppend te maken.

2.2 Prijzen of aantallen op de regels aanpassen

De velden bedrag op factuur en aantal op factuur zijn op de regels aan te passen, waardoor wellicht de factuur weer kloppend gemaakt kan worden.

2.3 Regels aan- of uitvinken

Mogelijk gaat het hier om een deelfactuur. Regels die nog niet van toepassing zijn op deze factuur kunnen uitgevinkt worden.

2.4 Een additionele kostenregel aanmaken

Mogelijke extra kosten zijn wel opgenomen in het factuurbedrag, maar komen niet voor in de bestelregels. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bepaalde leverkosten. Voor deze extra kosten kan een additionele kostenregel aangemaakt worden. Klik hiervoor op Additionele kosten. Hier kan een kostenregel toegevoegd worden, gelijk aan de manier waarop normale kostenregels gecodeerd worden.

2.5 Het verschil over de regels verdelen

Met behulp van het icoonkan het verschil over de regels verdeeld worden om de factuur kloppend te maken. In dit voorbeeld ziet dat er als volgt uit:

De voorwaarden voor het verdelen van het verschil staan beschreven in de volgende sectie.

3. Werking van het verdelen van het verschil

Bij het verdelen van het verschil over de regels geldt het volgende:

• Alleen geselecteerde (aangevinkte) regels worden meegenomen. Regels die niet geselecteerd zijn, worden overgeslagen.
• Alleen regels met een regelbedrag ongelijk aan 0 worden meegenomen. Regels met een regelbedrag van 0 worden overgeslagen.
• Alleen het regelbedrag wordt gebruikt. Het aantal op de regel wordt niet gebruikt om het verschil te verdelen.
• Het type van elke geselecteerde regel moet overeenkomen met het Type op de kop van de factuur. Dat is bijvoorbeeld niet het geval bij een factuur van het type Credit met regels van het type D (debet).

Wanneer verdelen niet mogelijk is

Wanneer het type van de geselecteerde regels niet overeenkomt met het factuurtype, verschijnt er een melding en wordt het verschil niet verdeeld:

4. Iconen & kleuren

	Tolerantie-indicator: binnen marge Toont een oranje cirkel wanneer de regel binnen de ingestelde matchingtolerantie valt.
	Tolerantie-indicator: buiten marge Toont een rood driehoekje wanneer de regel buiten de ingestelde matchingtolerantie valt.

5. Samenvatting

• Een factuur die niet overeenkomt met het bedrag van de bestelling kan in balans gebracht worden door het factuurbedrag aan te passen, prijzen of aantallen op de regels aan te passen, regels aan of uit te vinken, een additionele kostenregel aan te maken of het verschil over de regels te verdelen.
• Bij het verdelen van het verschil worden alleen geselecteerde regels met een regelbedrag ongelijk aan 0 meegenomen en telt alleen het regelbedrag mee.
• Het type van de geselecteerde regels moet overeenkomen met het factuurtype. Is dat niet het geval, dan moet het verschil handmatig verdeeld worden.