Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Ontvangen logistieke facturen kunnen met AP Automation gematcht worden met één of meer bestellingen. Aan de hand van de matching toleranties wordt bepaald of eventuele verschillen tussen de bedragen op de factuur en de bedragen afkomstig van de bestelling binnen de toleranties vallen. Als dat zo is dan loopt de factuur door in het proces, zo niet dan volgt er nog een stap in het proces waar de factuur gecontroleerd kan worden. Hoe bepaald wordt welke matching tolerantie voor een bepaalde factuur van toepassing is staat beschreven bij de informatie over matching tolerantie settings.
Er wordt onderscheid gemaakt in 2 vormen van matching: hoofdmatch en detailmatch:
Hoofdmatch
De match gebruikt de som van de factuur (= factuurbedrag - BTW - additionele kosten) en legt deze tegenover de som van de nog te factureren bedragen van de bestellingen. Wanneer de uitkomst van deze berekening binnen de ingestelde tolerantie valt, is er een match. Wanneer dit niet zo is, is er een mismatch en dient er nogmaals naar gekeken te worden.
Detailmatch
De Crediteuren Administratie kan op regelniveau nog aanpassingen doen. Regels van de bestelling(en) kunnen aangevinkt of uitgevinkt worden. Regels kunnen ook nog aangepast worden, zo kan bijvoorbeeld de prijs of het aantal nog gewijzigd worden. Bij het doorzetten van de factuur volgt dan een detailmatch. Per aangevinkte regel wordt gekeken of de bestelprijs en de factuurprijs overeenkomen, of afwijken binnen de aangegeven matching toleranties, is er een match en kan de factuur verder afgehandeld worden. Echter, als er op één regel een mismatch is, levert de gehele factuur een mismatch op. Als dit het geval is wordt de factuur doorgezet voor een controle, bijvoorbeeld naar de Inkoper. De Inkoper kan vervolgens een aantal verschillende acties uitvoeren; contact opnemen met de leverancier, de prijs in de interne catalogus aanpassen, goedkeuren ondanks dat er een mismatch is of een creditnota aanvragen.
Om te bepalen welke vorm van matching wordt toegepast gelden de volgende regels:
- Wanneer een factuur via automatch binnenkomt zonder regels in de UBL/XML dan volgt een hoofdmatch.
- Wanneer een factuur via automatch binnenkomt met regels in de UBL/XML dan volgt een detailmatch.
- Wanneer een factuur via de stap 'Coderen factuur door crediteuren administratie' in orde wordt gemaakt en doorgezet, dan volgt een detailmatch.
- Wanneer een factuur automatisch of met de hand in de stap 'Wachten op Goederen' komt, dan worden bij binnenkomst van nieuwe ontvangsten voor de betreffende bestelling, alle logistieke regels van de factuur afgehaald en volgt een hoofdmatch.