Introductie

ISPnext heeft een nieuwe functie ontwikkeld om ervoor te zorgen dat organisaties ook de informatie die gedurende een inkooptraject ontstaat goed kunnen borgen. We noemen deze functie: Project compliance. Veel organisaties moeten aan auditors en toezichthouders aantonen hoe een inkooptraject is verlopen en dat gaat verder dan alleen de uitkomst van een sourcing proces opslaan. De Project compliance functionaliteit zorgt ervoor dat je als organisatie een project kunt vastleggen van een intake vragenlijst tot het daadwerkelijk contracteren van een leverancier en alle processtappen daartussen.

Project compliance opzet

In de Vendor Management module van ISPnext hebben wij de Project Compliance functionaliteit ondergebracht. Je kunt het namelijk zien als het vastleggen van een voortraject om tot een leverancierskeuze te komen. Je hebt in de Vendor module dus de keuze om een leverancier aan te maken of een project te starten om uiteindelijk tot een leverancier te komen. Je doet dit door het project icoon aan de linkerkant in het menu aan te klikken.

Dit icoon opent het scherm met lopende projecten waar jij als gebruiker toegang toe hebt. Per project is inzichtelijk uit hoeveel fases een project bestaat en wat de status is van die fases. Middels de grote groene knop ‘Start nieuw project’ kan er een nieuw project worden opgestart. Je kunt bij het starten van een nieuw project kiezen om een ‘leeg’ project te starten of te kiezen voor het aanmaken of openen van een sjabloon project waarin al voor gedefinieerde projectfases en onderdelen staan. In onderstaande stukken lees je meer over deze onderdelen. Een project is standaard zichtbaar voor de maker van het project maar je kunt door op de gekleurde gebruiker bolletjes rechts bovenin het project te klikken meer mensen toegang geven tot het project om zo een projectgroep te vormen. 

Project fases en functionaliteiten

In een project heb je de mogelijkheid om verschillende functionaliteit van ISPnext te koppelen zoals vragenlijsten, audits, rfx processen, classificaties en een contract. Om richting te geven aan een project en deze verschillende functionaliteit te koppelen moet je een project indelen in fases. In iedere fase die je toevoegt maak je de keuze welke van onderstaande functionaliteiten je wil activeren.

Project vragenlijsten: Dit zijn vragenlijsten die moeten worden ingevuld gedurende een project. Je kunt hierbij denken aan een intakeformulier maar ook vragenlijsten over dataverwerking en interne assessments. Iedere vragenlijst die je in een project opneemt moet worden behandelend middels een workflow waarin je aangeeft welke personen iets in de vragenlijst moeten invullen of beoordelen.

RFx: Als onderdeel van een inkoop project kunnen processen als RFI, RFQ of RFP voorkomen om potentiele leveranciers te verzoeken informatie aan te leveren. ISPnext heeft hier functionaliteit voor ondergebracht in de Contract Management module maar dit kan ook vanuit een project gekoppeld worden.

Audit: Potentiele leveranciers moeten vaak ook voldoen aan allerlei algemene voorwaarden die soms ook gepaard gaan met documentatiewensen zoals het aanleveren van certificaten of het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. ISPnext heeft hiervoor de Audit functionaliteit en dit is ook als een projectfase te koppelen.

Risk Classificatie: Alle stappen uit een project hebben vaak ook een gezamenlijke uitkomst of classificatie waarmee aangetoond kan worden dat er intern en extern allerlei projectstappen zijn genomen en dat deze beoordeeld zijn. De beoordeling gebeurt middels workflow functionaliteit in de verschillende projectfases maar de vastlegging van de totale classificatie (denk hierbij aan een eventuele BIV classificatie) kunnen door middel van de Risk Classificatie functionaliteit worden gekoppeld aan een project.

Taken en notities: Naast bovenstaande functionaliteit heb je standaard in iedere fase de mogelijkheid om notities te maken en taken te koppelen. Deze bekende ISPnext functionaliteiten kun je gebruiken om belangrijke conclusies en eventuele restpunten direct inzichtelijk te hebben.

Project sjablonen

Omdat vele organisaties een beleid hebben geschreven waarin beschreven staat hoe er moet worden ingekocht om te voldoen aan wet- en regelgeving en eisen van auditors kun je binnen projecten werken met sjablonen. In een sjabloon kun je fases, en onderdelen binnen die fases, klaarzetten zodat mensen bij het starten van een nieuw project gelijk zien welke stappen ondernomen moeten worden om compliant te werken. Je kunt een sjabloon creëren door op de ‘Start nieuwe project’ te klikken en vervolgens het sjabloon vinkje te activeren. Je kunt vervolgens een project vormgeven met fases zodat je bij het starten van een nieuwe project het sjabloon kunt selecteren.