Mail Campagne is een functie waarmee je in bulk e-mails kunt versturen naar je leveranciers. Dit kun je doen op basis van leveranciers in vendors en/of contracten in Contracts. Vervolgens kun je op basis van deze leveranciers/contracten contactpersonen selecteren waar de e-mails naar verstuurd moeten worden. Deze contactpersonen kun je ook selecteren op basis van contact type, zodat je gemakkelijk een mail kunt sturen naar bijvoorbeeld alle inkoopmedewerkers van je leveranciers.
Ook kan je bepalen dat de mail wordt uitgerust met een bevestig knop zodat je de ontvangers van de mail, de mail kan laten bevestigen.
Een mail campagne aanmaken
- Navigeer naar Vendors > Mail Campagne. Zie de afbeelding hieronder.
- Klik op de 'Start nieuwe campagne' knop.
- Geef een naam voor je mail campagne op, en klik op 'Start nieuwe campagne'.
Je komt nu terecht in de details van de mail campagne, waar je de mail campagne verder kunt definiëren. Links zie je de naam van de Mail Campagne, en of je leesbevestigingen wilt inschakelen. Wanneer je dit inschakelt wordt er een 'Bevestig ontvangst' knop aan de mail toegevoegd, zodat je leveranciers je kunnen laten weten dat ze de mail ontvangen en gelezen hebben.
Welke leveranciers de mail hebben bevestigd zie je in de tabel op deze pagina, deze verschijnt pas als je de mail campagne verstuurd hebt.
Bepalen wie de mails ontvangen
- Eerst gaan we bepalen wie de mail dient te ontvangen. De getallen geven aan hoeveel leveranciers/contracten/gebruikers er zijn gekoppeld.
Klik op 'Leveranciers' om leveranciers te selecteren. - Er opent een pop-up venster. Selecteer in de linker kolom welke leveranciers de mail dienen te ontvangen. Zodra je alle gewenste leveranciers geselecteerd hebt, klik je op 'Toevoegen'. In de rechter kolom zie je welke leveranciers aan de mail campagne gekoppeld zijn. Sluit het pop-up venster indien je klaar bent.
- Aanvullend kun je eventueel ook contracten selecteren, dat werkt op dezelfde manier als beschreven in stap twee. Er wordt in dat geval gekeken naar de contactpersonen die bij het contract geregistreerd staan.
- Tot slot bepalen we de contacten die de mail gaan ontvangen. Klik op 'Gebruikers'.
- Er opent een pop-up venster. Je hebt twee opties om contactpersonen te selecteren:
- Via contact type
Klik op 'Via contact type', selecteer de soort contacten die de mail moeten ontvangen, en bevestig je keuze via de 'Selecteer' knop.
- Handmatig toevoegen
Klik op 'Handmatig toevoegen', selecteer een leverancier, vul een weergavenaam en e-mailadres in en bevestig je invoer via de 'Voeg toe' knop. - Indien je eventueel een contactpersoon wilt verwijderen, klik je rechts op de paarse drie puntjes, en vervolgens op de 'Verwijderen' knop onderin de pop-up die verschijnt.
Je hebt nu bepaald wie de mails zullen ontvangen.
De mail definiëren
- Klik op een van de rode meldingen die je vertellen dat je een mail onderwerp/tekst mist.
- Vul handmatig een e-mail onderwerp en e-mail tekst in, of kies een e-mailsjabloon via de 'E-mailsjablonen' knop. Sluit het pop-up venster wanneer je klaar bent. In de HTML kunnen de ondersteunde TOKENS worden gekozen via het drop down menu VL Tokens in de menubalk.
- Indien gewenst kun je ook bijlagen meesturen met de e-mail. Die bijlagen upload je via de blauwe 'Upload' knop.
Goed om te weten is dat je ook VL Tokens in een word document kunt stoppen dat je meestuurt via de mail campagne. Deze tags worden dan óók in het meegestuurde document automatisch gevuld met de relevante informatie. Lees hier meer over VL Tokens.
Mail laten bevestigen
Je kan ervoor kiezen om de mail te laten bevestigen door de ontvangers van de mail. Er verschijnt dan een knop in de mail "BEVESTIGEN" die ontvangen kan aanklikken. Op dat moment wordt in VendorLink geregistreerd dat de ontvanger de mail heeft bevestigd. Verwijs in de mail naar de knop, dat het gewenst is dat de mail wordt bevestigd.
Om deze functie te activeren vink de optie Leesbevestiging aan
De mail versturen
Voordat je de mail verstuurt, kun je de mail naar jezelf laten verzenden als test. Gebruik daarvoor de 'Test' knop links onderin de pagina.
Wanneer je volledig tevreden bent, kun je de mail verzenden via de 'Verzenden' knop. Lees de waarschuwing die verschijnt nog even goed door en klik tot slot op 'Ja' om de mail te verzenden.
Mail campagnes die verzonden zijn worden in het groen getoond in Contracts > Mail Campagnes. Wanneer je daar op klikt, kun je zien naar wie de mails verstuurd zijn, en wanneer de mails verstuurd zijn.
De mail bevestigingen volgen
Met de Bevestiging Tracker kunnen de bevestigingen van de mail worden gevolgd. In de Mail Campagne details verschijnt het volgende scherm (wanneer de leesbevestigingsoptie is aangevinkt).