ISPnext biedt de mogelijkheid om e-mails mét de bijbehorende bijlagen op te slaan bij de leveranciers/contracten/teams.
Wanneer je bijvoorbeeld een e-mail van een leverancier ontvangt, kan het zijn dat je deze e-mail (inclusief eventuele bijlagen) wilt opslaan bij de leverancier in de Vendors module of bij een contract in de Contracts module. Zo houd je het leveranciersdossier compleet.
Hoe werkt het?
Je ontvangt een e-mail van leverancier ISPnext. Stuur de e-mail door naar ISPnext (bijv: message@vendorlink.nl, zie kop 'Inrichting' voor het correcte e-mailadres). Zorg ervoor dat er een e-mail adres van de leverancier in de tekst van de e-mail staat (bijv. support@vendorlink.nl)
De ISPnext server zal je als verzender herkennen, de tekst van de e-mail afspeuren op zoek naar een e-mail adres van de leverancier en vervolgens de e-mail én het document opslaan in Vendor Details > Documenten > E-mails. Dit is alleen mogelijk als het gedeelte onder de kop 'Domeinnaam (Vendors)' is ingesteld. Zo niet, dan ontvang je een pop-up op het ISPnext Start Center waarin je de e-mail handmatig aan een leverancier/contract/team kunt toewijzen.
Inrichting
In Admin > Algemene instellingen > E-mail instellingen zijn er twee instellingen die voor deze functionaliteit van belang zijn:
Onder 'ISPnext Bericht en Rapport instellingen':
Domeinnaam
Dit is de domeinnaam van je organisatie. Deze wordt, vanwege veiligheidsreden, door ISPnext beheerd. Wanneer dit veld leeg is neem dan contact op met ISPnext. Deze domainnaam wordt gebruikt om ingekomen e-mail van de verzender te herkennen.
Als je e-mail adres : firstname.lastname@yourdomainname.com is, dan zou in dit veld yourdomainname.com moeten staan.
Onder 'ISPnext Bericht en Rapport instellingen':
ISPnext Mail Address
Dit is het e-mailadres waar je leveranciers e-mails naar door kunt sturen. ISPnext herkent de e-mails en probeert deze bij de juiste leverancier te plaatsen. Dit lukt alleen als je domeinen per leverancier hebt ingesteld. Lukt dat niet, dan krijg je een pop-up op je ISPnext Start Center waarin je de e-mails alsnog handmatig kunt koppelen aan een leverancier/contract/team.
Tot slot is er nog een instelling per leverancier in de Vendors module:
Domeinnaam (Vendors)
Bij elke leverancier in de Vendors module is er in de leveranciersdetails een 'Domeinnaam' veld aanwezig. Indien je hier een domeinnaam invult, zal ISPnext bij ontvangst van je doorgestuurde e-mails controleren of de e-mail direct bij een leverancier geplaatst kan worden.