Deze handleiding beschrijft hoe een bestaand Planboard wordt beheerd (instellingen, autorisatie, tracks en taken) en welke acties op een taak kunnen worden uitgevoerd.
1. Doel van deze handleiding
Nadat een Planboard is aangemaakt, kunnen de inrichting en instellingen ervan op elk gewenst moment worden aangepast. Daarnaast kunnen taken op het Planboard worden bewerkt, voorzien van een opmerking, van status gewijzigd en uitgevoerd.
2. Een Planboard beheren
2.1 Algemene instellingen wijzigen
De algemene instellingen die bij het aanmaken van het Planboard zijn ingevuld (zoals naam en doel), kunnen worden gewijzigd via het '...'-icoon direct onder de naam van het geopende Planboard.
2.2 Autorisatie beheren
Een Planboard is uitsluitend zichtbaar voor gebruikers die lid zijn van het Planboard. Autorisatie wordt beheerd via de bol met initialen rechtsboven in het geopende Planboard. In de pop-up die daarbij opent, kunnen gebruikers aan het Planboard worden gekoppeld.
2.3 Tracks beheren
Tracks van een Planboard kunnen op elk gewenst moment worden gewijzigd, via 'Tracks' rechtsboven in het Planboard.
- Tracks kunnen in een andere volgorde worden gesleept, waarna deze volgorde ook op het Planboard wordt getoond.
- Door op een bestaande track te klikken, kan deze worden bewerkt of verwijderd.
- Nieuwe tracks kunnen worden toegevoegd via de knop 'Toevoegen' onderaan de pop-up.
2.4 Taken toevoegen
Een nieuwe taak wordt toegevoegd via 'Taken toevoegen' rechtsboven in het Planboard. Onderstaande tabel licht de instellingen van een taak toe.
| Term | Toelichting |
|---|---|
| Taak | De naam van de taak. Hieraan wordt de taak herkend op het Planboard. |
| Omschrijving | Een beschrijving van de taak. |
| Toegewezen aan | De persoon die de taak dient uit te voeren. |
| Uitvoerdatum | De datum waarop de taak uitgevoerd moet zijn. |
Op de tegel van de taak worden de uitvoerdatum en de initialen van de toegewezen persoon getoond.
2.5 Backlog raadplegen
In de backlog van het Planboard zijn alle uitgevoerde acties terug te vinden, bijvoorbeeld het aanmaken, toewijzen en uitvoeren van taken. De backlog wordt geopend via 'Backlog' rechtsboven in het Planboard.
3. Taken afhandelen
Zodra een taak op het Planboard staat, kunnen de onderstaande acties op de taak worden uitgevoerd.
3.1 Informatie toevoegen aan een taak
Via 'View' bij een taak kan deze worden bewerkt. Basisinstellingen zoals naam, omschrijving, leverancier en contract kunnen daar worden gewijzigd. Ook kan de taak naar een ander Planboard worden verplaatst, kan de status (track) worden aangepast en kunnen de toegewezen persoon en de uitvoerdatum worden gewijzigd.
Bij het toewijzen van een persoon aan een taak wordt automatisch een e-mailmelding verstuurd naar deze persoon.
Onder het tabblad 'Backlog' bij een taak is de bewerkingshistorie van de betreffende taak terug te vinden. Onder het tabblad 'Bestanden' kunnen bijlagen bij de taak worden geüpload.
3.2 Een opmerking toevoegen
Bij een taak kan een opmerking worden toegevoegd, bijvoorbeeld om te reageren op de taak of om notities vast te leggen. Dit gebeurt via 'View' bij de taak, onder het tabblad 'Opmerkingen'.
3.3 Track/status van een taak wijzigen
De status van een taak kan op twee manieren worden gewijzigd:
- Via 'View' op de tegel van een taak, waarna de status links in het pop-up venster wordt aangepast.
- Door de taak op het Planboard-overzicht naar een andere track te slepen.
3.4 Een taak uitvoeren
Een taak is uitgevoerd zodra deze zich in de laatste (meest rechtse) track van het Planboard bevindt. Dit wordt bereikt door de taak naar deze track te slepen, of door de taak handmatig te openen via 'View' en vervolgens op de knop 'Uitvoeren' te klikken.
Uitgevoerde taken zijn herkenbaar aan de groene rand rondom de tegel.
4. Samenvatting
- Algemene instellingen, autorisatie en tracks van een Planboard kunnen op elk moment worden aangepast.
- Nieuwe taken worden toegevoegd via 'Taken toevoegen', met naam, omschrijving, toegewezen persoon en uitvoerdatum.
- De backlog toont de volledige bewerkingshistorie van het Planboard.
- Taken kunnen worden bewerkt, voorzien van een opmerking, van status gewijzigd en uitgevoerd.
- Een uitgevoerde taak is herkenbaar aan de groene rand rondom de tegel.