VL Tokens zijn kleine stukjes tekst die je kunt verwerken in elke e-mail of notificatie die je vanuit VendorLink verstuurt. Een voorbeeld daarvan is de tag [USER:DISPLAYNAME]. Wanneer je die tag opneemt in een e-mail, zal deze bij verzending automatisch worden gevuld met de weergavenaam van de gebruiker die de mail ontvangt.
In mails en notificaties
VL Tokens in e-mailsjablonen in de Admin module kunnen gemakkelijk worden toegevoegd via de 'VL Tokens' knop. E-mailsjablonen zijn beschikbaar voor de volgende functies:
- RFQ: Admin > Contracts instellingen > Instellingen > E-mailsjablonen
- E-Signing: Admin > Contracts instellingen > Instellingen > E-mailsjablonen
- Audits: Admin > Vendor Rating instellingen > Audit default instellingen > Audit e-mailinstellingen
Voor alle andere e-mails en notificaties kun je verder op deze pagina alle ondersteunde tokens vinden per VendorLink functionaliteit.
Contractbijlagen
VL Tokens kunnen ook opgenomen worden in .docx contractbijlagen. Zo kun je gemakkelijk de meest actuele contractdata direct in een contractdocument plaatsen met één klik op de knop. Gebruik de contract gerelateerde VL Tokens in je .docx bestand, en upload deze bij een contract. Wanneer je vervolgens de contractbijlagedetails van die bijlage opent via het contract in Contracts, zie je een knop genaamd 'Vervang tokens'. Hiermee worden alle VL tokens in de geselecteerde contractbijlage geüpdate met de huidige data in de contractdetails.
Onderstaand zie je een overzicht met tokens die ondersteund worden in contractbijlagen.
| VL Token | Toelichting |
| [VENDOR:NAME] | De naam van de leverancier |
| [VENDOR:MAINADDRESS] | De straatnaam van de leverancier |
| [VENDOR:MAINADDRESSNUM] | Het huisnummer van de leverancier |
| [VENDOR:MAINZIPCODE] | De postcode van de leverancier |
| [VENDOR:MAINTOWN] | De plaats van de leverancier |
| [VENDOR:MAINCOUNTRY] | Het land van de leverancier |
| [CONTRACT:NAME] | De naam van het contract |
| [CONTRACT:CONTRACTNUMBER1] | De waarde in het veld Contractnummer 1 |
| [CONTRACT:CONTRACTNUMBER2] | De waarde in het veld Contractnummer 2 |
| [CONTRACT:STARTDATE] | De startdatum van het contract |
| [CONTRACT:ENDDATE] | De einddatum van het contract |
| [CONTRACT:VENDORNAME] | De leveranciersnaam die aan het contract gekoppeld is |
| [VL:CONTRACTNUMBER] | Het contractnummer van het contract |
| [CONTRACT:CONTRACTCUSTOMERCONTRACTID] | Het referentienummer van het contract. |
| [VENDOR:COCNUMBER] | Het KVK nummer van de leverancier |
| [CONTRACT:PRODUCTS] | Toont een tabel met daarin de namen van de gekoppelde contractproducten. |
|
[CONTRACT:PRODUCTSEXTRA] |
Toont een tabel met daarin de namen, prijzen en eenheden van de gekoppelde contractproducten. |
E-Signing
Onderstaand zie je een overzicht van alle tokens die gebruikt kunnen worden in E-Signing uitnodigingen & documenten.
Alleen tokens die met een * gemarkeerd zijn, zijn te gebruiken zijn in de E-signing uitnodiging.
| VL Token | Toelichting |
| [CUSTOMER:SIGNER1] | De weergavenaam van de interne ondertekenaar. Je kunt dit token vaker gebruiken door de 1 naar een 2, 3, 4 etc te veranderen. De tokens worden vervangen op het moment dat je de ondertekenaar aan het E-Signing verzoek koppelt. |
| [VENDOR:SIGNER1] | De weergavenaam van de ondertekenaar bij de leverancier. Je kunt dit token vaker gebruiken door de 1 naar een 2, 3, 4 etc te veranderen. De tokens worden vervangen op het moment dat je de ondertekenaar aan het E-Signing verzoek koppelt. |
| [VENDOR:NAME] | De naam van de leverancier die gekoppeld is aan het E-Signing verzoek. |
| [VENDOR:MAINADDRESS] | De waarde in het veld 'Adres' in de leveranciersdetails. |
| [VENDOR:MAINADDRESSNUM] | De waarde in het veld 'Nummer' in de leveranciersdetails. |
| [VENDOR:MAINZIPCODE] | De waarde in het veld 'Postcode' in de leveranciersdetails. |
| [VENDOR:MAINTOWN] | De waarde in het veld 'Plaats' in de leveranciersdetails. |
| [VENDOR:MAINCOUNTRY] | De waarde in het veld 'Land' in de leveranciersdetails. |
| [VENDOR:COCNUMBER] | De waarde in het veld 'KVK' in de leveranciersdetails. |
| [CONTRACT:NAME] | De naam van het contract dat aan het E-Signing verzoek is gekoppeld. |
| [CONTRACT:CONTRACTNUMBER1] | De waarde in het veld 'Contractnummer 1' in de contractdetails. |
| [CONTRACT:CONTRACTNUMBER2] | De waarde in het veld 'Contractnummer 2' in de contractdetails. |
| [CONTRACT:STARTDATE] | De waarde in het veld 'Startdatum' in de contractdetails. |
| [CONTRACT:ENDDATE] | De waarde in het veld 'Einddatum' in de contractdetails. |
| [CONTRACT:TERMINATIONDATE] | De waarde in het veld 'Opzegdatum' in de contractdetails. |
| [CONTRACT:REMARKS] | De waarde in het veld 'Opmerkingen' in de contractdetails. |
| [CONTRACT:VENDORNAME] |
De naam van de leverancier van het gekoppelde contract. |
| [USER:DISPLAYNAME] |
* De weergavenaam van de gebruiker die de mail ontvangt. |
| [VL:SENDER] |
* De naam van de persoon die het E-Signing verzoek heeft verstuurd. |
| [VL:DOCNAMES] |
* Een opsomming van de documenten die aan de E-Signing zijn gekoppeld. |
Vendor Rating
Onderstaande tokens kunnen gebruikt worden in uitnodiging en herinnering e-mails voor Vendor Ratings.
| VL Token | Toelichting |
| [VL:VENDORRATINGNAME] | De naam van de vendor rating |
| [VL:VENDORRATINGENDDATE] | De einddatum van de vendor rating |
| [VL:SURVEYNAME] | De naam van de enquête |
| [VL:SURVEYENDDATE] | De einddatum van de enquête |
| [VL:SURVEYSUBJECT] | Het onderwerp van de enquête |
| [VL:SIGNALUSER] | De signaalgebruiker die gekoppeld is aan de audit/vendor rating |
| [VL:SURVEYTEXT] | De enquête kop tekst (ingesteld in het enquêtesjabloon) |
| [VL:URLLINK] | De link naar de enquête. |
Informatie aanvragen
Onderstaande tokens kunnen gebruikt worden in uitnodiging en herinnering e-mails voor 'Informatie aanvragen'.
| VL Token | Toelichting |
| [VENDOR:NAME] | De naam van de leverancier waar de informatie aanvraag naar wordt verzonden. |
| [VL:URLLINK] | De link naar de Supplier portal. |
8D klachtrapporten
Onderstaande tokens kunnen gebruikt worden in de uitnodigingsmail naar de leverancier vanuit een 8D klachtrapport
| VL Token | Toelichting |
| [VL:COMPLAINT:PRODUCT] | De referentie en naam van het gekoppelde product. |
| [VL:COMPLAINT:RECEIVED] | De waarde in het veld 'Hoeveelheid ontvangen'. |
| [VL:COMPLAINT:INCORRECT] | De waarde in het veld 'Hoeveelheid incorrect'. |
| [VL:COMPLAINT:PURCHASEORDER] | De tekst in het veld 'Inkooporder'. |
| [VL:COMPLAINT:DESCRIPTION] | De tekst in het veld 'GEWENSTE ACTIE'. |
| [VL:COMPLAINT:EXPLANATION] | De tekst in het veld 'Omschrijving probleem'. |
| [VL:COMPLAINT:VENDORNAME] | De naam van de leverancier die aan de klacht gekoppeld is. |
| [VL:VENDORNAME] | De naam van de leverancier waar de ontvanger aan gekoppeld is. |
| [VL:URLLINK] | Een link naar de inlogpagina. |
| [VL:DISPLAYNAME] | De weergavenaam van de gebruiker die de mail ontvangt. |
| [VL:USERNAME] | De gebruikersnaam van de gebruiker die de mail ontvangt. |
In Default Notificaties
Default notificaties zijn notificaties die actief zijn voor de gehele VendorLink omgeving. Ook hier ondersteunen we tokens. Klik hieronder op de module waarvoor je de beschikbare tokens voor de desbetreffende default notificaties wilt inzien: