Spend Analytics - Mijn Spend data import geeft een foutmelding, wat nu?

Een mislukte Spend data import wordt vaak veroorzaakt door een verkeerd scheidingsteken, een scheidingsteken in de data zelf, een onjuiste datumnotatie of dubbele leveranciersnamen en factuurnummers.

1. Verkeerd scheidingsteken

Het scheidingsteken dat wordt opgegeven in de importwizard moet exact overeenkomen met het scheidingsteken in het importbestand. Wijkt dit af, dan wordt de import vroegtijdig afgebroken. Controleer welk scheidingsteken in het bestand wordt gebruikt (veelvoorkomend: puntkomma ; of komma ,) en stel dit correct in bij de import.

2. Scheidingsteken komt voor in de data

Wanneer het scheidingsteken ook voorkomt in een dataveld - bijvoorbeeld een puntkomma in een leveranciersnaam - kan de import niet correct worden verwerkt. Het scheidingsteken moet een uniek karakter zijn dat nergens anders in het importbestand voorkomt. Verwijder het scheidingsteken uit de betreffende datavelden of kies een ander scheidingsteken.

3. Onjuiste datumnotatie

ISPnext verwacht standaard de datumnotatie DD-MM-YYYY (bijvoorbeeld 31-12-2024), tenzij de omgeving anders is ingesteld. Controleer of alle datumvelden in het importbestand deze notatie gebruiken en pas dit aan waar nodig.

4. Dubbele leveranciersnamen of factuurnummers

ISPnext legt bij de verwerking een relatie tussen het leveranciersnummer en het factuurnummer. Is deze combinatie niet uniek, dan kan bij het ophalen van leveranciersinformatie een verkeerde naam worden weergegeven. Controleer het volgende voordat het importbestand wordt aangeleverd:

• Is de combinatie leveranciersnummer (VendorReference) en leveranciersnaam (VendorName) uniek per regel?
• Is de combinatie leveranciersnummer (VendorReference) en factuurnummer (InvoiceNumber) uniek per regel?

5. Samenvatting

• Controleer of het scheidingsteken in de wizard overeenkomt met dat in het importbestand.
• Zorg dat het scheidingsteken niet voorkomt in datavelden zoals leveranciersnamen.
• Gebruik de datumnotatie DD-MM-YYYY tenzij de omgeving anders is ingesteld.
• Zorg dat de combinaties VendorReference + VendorName en VendorReference + InvoiceNumber uniek zijn per regel.

Deze handleiding biedt algemene informatie voor ISPnext-klanten. De exacte setup, rechten en configuratie kunnen per omgeving afwijken. Betrek een implementatieconsultant waar nodig.