Admin > Algemene instellingen > Import data

Indien er voor deze VendorLink omgeving importprocessen zijn opgesteld, zijn die op deze pagina zichtbaar. Elke regel representeert een importproces. Zo kunnen er meerdere import processen zijn gedefinieerd, bijvoorbeeld voor verschillende administraties of stamgegevens. Deze importprocessen worden beheerd door je VendorLink consultant.

Een importproces kiezen

Klik op een importproces om het uploadproces te beginnen.

Stap 1 - Huidige inhoud

Nadat je een importproces geselecteerd hebt, kom je in de eerste stap van het importproces terecht. Deze stap bestaat uit twee tabbladen; Nieuwe data upload en Data Upload Backlog. In de backlog zie je een gedetailleerde historie van alle uploadpogingen.

Onder 'Nieuwe Data Upload' zie je het huidige aantal record, en een minimum en maximum datum die betrekking hebben op de huidige data.

Klik op 'Start' om het proces te starten, klik daarna op de knop 'Volgende' om verder te gaan met de data import.

Stap 2 - Upload een bestand

Hier upload je het bestand dat alle data bevat. Dit bestand dient een .xlsx, .csv of .txt bestand te zijn. Daarnaast stellen we het op prijs wanneer dit bestand is ingepakt in een .zip bestand, dit is echter niet noodzakelijk.

Ook zal je hier een sjabloon zien, deze kun je als basis voor je eigen data gebruiken. In de meeste gevallen zijn sjablonen zijn voor elke klant/omgeving ontworpen. Indien je vragen hebt m.b.t bestandseisen voor klantspecifieke importprocessen, kun je ons een support ticket sturen.

Voor gestandaardiseerde importprocessen kun je onderstaand de bestandseisen voor elk importproces inzien.

• Admin - Importeer gebruikers: Importeer nieuwe gebruikersaccounts
• Contracts - Importeer contract autorisatielabels: Importeer nieuwe contract-autorisatielabelkoppelingen in de Contracts module
• Vendors - Insert Category Supplier: Importeer leverancier-categoriekoppelingen in de Vendors module
• Admin - Importeer Spend - leverancier categoriecombinaties: Importeer leverancier-categoriekoppelingen in de Spend module
• Contracts - Bulk archiveer contracten: In bulk contracten archiveren in de Contracts module
• Vendors - Bulk archiveer leveranciers In bulk leveranciers archiveren in de Vendors module
• Admin - Categorieën import: Importeer categorieën in Admin
• Vendors - Importeer leveranciers: Importeer leveranciers in de Vendors module
• Contracts - Import contracten: Importeer contracten in de Contracts module
• Spend - Spend Data Import: Importeer Spend data in de Spend module
• Contracts - Importeer contract vrije veld waardes: Importeer contract vrije veld waarden in de Contracts module
• Vendors - Importeer leverancier vrije veld waardes: Importeer leverancier vrije veld waarden in de Vendors module
• Contracts - Importeer contractmanagers: Importeer contract-contractmanager koppelingen in de Contracts module
• Admin - Importeer Spend - kostensoort categoriecombinaties: Importeer kostensoort-categoriekoppelingen in de Spend module
• Admin - Importeer Spend - leverancier kostensoort categoriecombinaties: Importeer kostensoort/leverancier/categorie koppelingen in de Spend module
• Contracts - Importeer contractproducten: Importeer contractproducten in de Contracts module
• Contracts - Importeer contract categorie combinaties: Importeer contract-categoriekoppelingen in de Contracts module
• Vendors - Importeer leverancier contactpersonen Importeer leverancierscontactpersonen in de Vendors module
• Contracts - Bulk archiveer contractproducten: In bulk contractproducten archiveren
• Vendors - Importeer leveranciersbeheerders: Importeer leverancier - leveranciersbeheerder koppelingen in de Vendors module
• Contracts - Importeer contract financiële gegevens: Importeer regels in het tabblad 'Financieel' van je contracten.
• Contracts - Importeer contractlocaties: Importeer contract - locaties koppelingen bij je contracten in de Contracts module.
• Contracts - Importeer contract financiële vrije veld waardes: Importeer vrije veld waarden bij financiele regels in het tabblad 'Financieel' van je contracten.

1. Klik op de 'Upload' knop, en selecteer het .xlsx, .csv, .txt of .zip bestand dat de data bevat die je wilt uploaden. Na de upload zal de naam van het bestand direct boven de knop getoond worden.
   
   Alle data in dit bestand zal in de omgeving worden geüpload.
2. Klik op 'Volgende'.

Stap 3 - Periode nieuwe data

1. Vul bij 'Startdatum' een startdatum in. Dit is de allereerste datum van de data die uit de omgeving verwijderd zal worden, alvorens de nieuwe aangeleverde data zal worden geïmporteerd.
   
   
2. Vul een 'Einddatum' een einddatum in. Dit is de allerlaatste datum van de data die uit de omgeving verwijderd zal worden, alvorens de nieuwe aangeleverde data zal worden geïmporteerd.

Stap 4 - Eigenschappen van de nieuwe data

1. Geef bij 'Scheidingsteken' aan welk scheidingsteken er in de het geüploade databestand gebruikt wordt. Een scheidingsteken is alleen van toepassing bij .csv en .txt bestanden.
   
   
2. Vul bij 'Datum formaat' het de datumnotatie aan die in het geüploade databestand gebruikt wordt. Voorbeelden hiervan zijn:
   
   31-12-2019 (DD/MM/JJJJ)
   12-31-2019 (MM/DD/JJJJ)
   
   
3. Geef tot slot aan welk decimaalteken er in de data gebruikt wordt. Gebruik je een punt? Dan vul je hier simpelweg een '.' in, zonder de aanhalingstekens.
   Indien je een komma gebruikt, vul je een ',' in.

Stap 5 - Kolommen koppelen

Inmiddels heeft VendorLink het geüploade databestand gelezen, en is het tijd om de kolommen uit het databestand te koppelen aan kolommen in VendorLink.

1. Rechts worden alle importkolommen van VendorLink getoond. Links kun je de bijbehorende kolom uit je eigen databestand selecteren. Het kan zijn dat niet elke kolom van toepassing is. Koppel alle kolommen uit het databestand, aan kolommen in VendorLink.
   
   
2. Controleer alle gekoppelde kolommen, zorg dat deze correct aan elkaar gelinkt zijn.
   
   
3. Klik op 'Volgende'.

Stap 6 - Import starten

Je bent terecht gekomen in de laatste stap van de data import. Klik op 'Start import' om de import te beginnen. VendorLink zal nu alle data inladen en verwerken.

Het kan voor komen dat de data import mislukt. Controleer nogmaals alle instellingen, en neem een kijkje tussen de veel voorkomende problemen.

Indien het probleem zich nog steeds voor doet, kun je contact opnemen met VendorLink Support door ons een ticket te sturen.