nextAI biedt binnen het ISPnext-platform een aantal specifieke functionaliteiten, ook wel Capabilities genoemd. Deze Capabilities ondersteunen gebruikers bij het automatisch verwerken van documenten en het analyseren van informatie, waardoor handmatige handelingen worden beperkt en de consistentie van gegevensverwerking toeneemt.
Op deze pagina is een overzicht te vinden van de beschikbare nextAI Capabilities, wat elke Capability doet, voor wie deze bedoeld is en waar op gelet moet worden bij het gebruik ervan. Uitgebreide handleidingen per Capability zijn beschikbaar via de afzonderlijke artikelen in het Helpcenter.
Algemene richtlijnen voor verantwoord gebruik van nextAI, waaronder menselijke controle en verantwoordelijkheden, zijn beschreven in het artikel Verantwoord gebruik van nextAI.
Meer informatie over hoe nextAI wordt ontwikkeld, getest en vrijgegeven is beschreven in het artikel nextAI - Hoe nextAI wordt ontwikkeld en getest.
nextAI - Capture - Invoice header
nextAI - Capture - Invoice header herkent automatisch de kopgegevens van inkomende PDF-facturen, zonder gebruik van vaste sjablonen. Gegevens zoals leverancier, factuurnummer, factuurdatum en bedragen worden herkend en ter verificatie aangeboden in AP Automation. De functionaliteit vervangt SmartScan en vereist geen templateconfiguratie. Via een feedbackknop kunnen eigen prompts worden ingezet voor leveranciersspecifieke aanpassingen.
Deze Capability is uitsluitend bedoeld voor het herkennen van kopgegevens op inkomende PDF-facturen binnen AP Automation. Factuurregels, offertes, contracten en andere documenttypen vallen buiten de scope van deze Capability.
De output van nextAI is ondersteunend van aard. Controleer de herkende kopgegevens altijd voordat de factuur verder wordt verwerkt, zeker bij nieuwe leveranciers of afwijkende factuurindelingen. NextAI ondersteunt uitsluitend tekstgebaseerde PDF-facturen; Word-, Excel- en volledig gescande (afbeeldingsgebaseerde) PDF-bijlagen worden niet of minder nauwkeurig verwerkt. Bindende financiële beslissingen zoals betaling mogen niet uitsluitend op AI-output worden gebaseerd.
Meer informatie is te vinden in de artikelen nextAI - Kopherkenning en nextAI - Prompts gebruiken voor verbeterde herkenning.
nextAI - Capture - Invoice lines
nextAI - Capture - Invoice lines verwerkt de afzonderlijke regels van een factuur automatisch binnen AP Automation. Naast de kopgegevens herkent nextAI ook regelomschrijvingen, artikelnummers, hoeveelheden, prijzen, btw-percentages en eventuele bijkomende kosten. De herkende regels worden omgezet naar gestructureerde data en gekoppeld aan de juiste velden, ter ondersteuning van automatische matching en verwerking.
Deze Capability is uitsluitend bedoeld voor regelherkenning op inkomende PDF-facturen binnen AP Automation. Factuurkopherkenning, contractverwerking en offertes vallen buiten de scope van deze Capability.
Controleer herkende regelgegevens altijd, met name bij facturen met afwijkende structuren of ontbrekende bestelgegevens. De output van nextAI kan onvolledig of onjuist zijn bij onduidelijke of incomplete invoer.
Regelherkenning is een optionele uitbreiding die via aanvullende configuratie geactiveerd kan worden. Meer informatie is te vinden in het artikel nextAI - Regelherkenning.
nextAI - Capture - Quote capture
nextAI - Capture - Quote capture is de functionaliteit binnen Procurement (Procure to Pay) waarmee een leveranciersofferte als PDF-bestand geüpload en automatisch verwerkt kan worden. NextAI extraheert gegevens uit de offerte - zoals leverancier, valuta, regelomschrijvingen, hoeveelheden en prijzen - en biedt deze ter beoordeling aan in een tussenliggend reviewscherm. Pas nadat de gegevens gecontroleerd en bevestigd zijn, worden de regels toegevoegd aan de winkelwagen.
Deze Capability is uitsluitend bedoeld voor het verwerken van leveranciersoffertes in PDF-formaat binnen Procurement. Het verwerken van facturen, contracten of andere documenttypen, en het gelijktijdig uploaden van meerdere documenten, valt buiten de scope van deze Capability.
Controleer de uitgelezen offertegegevens altijd op juistheid en volledigheid voordat deze verder worden verwerkt of gebruikt voor besluitvorming. Het reviewscherm maakt het mogelijk gegevens te corrigeren of regels te verwijderen vóór verwerking naar de winkelwagen. Quote capture neemt geen inkoopbeslissing; de gebruiker bevestigt altijd zelf vóór verwerking.
Quote capture is een optionele module die afzonderlijk geactiveerd moet worden. Meer informatie is te vinden in het artikel nextAI - Quote capture.
nextAI - Capture - Contracts
nextAI - Capture - Contracts analyseert geüploade contractdocumenten (PDF) en vult contractvelden automatisch in, zoals contractnaam, looptijden en opzegtermijnen. De geëxtraheerde gegevens worden ter beoordeling aangeboden voordat het contract wordt opgeslagen. De functionaliteit is beschikbaar bij het aanmaken en bewerken van contracten binnen Contractmanagement, zonder dat hiervoor aanvullende rechten vereist zijn.
Deze Capability is uitsluitend bedoeld voor het automatisch invullen van contractvelden op basis van een geüpload PDF-document. Het herkennen van juridische risico's, clausuleafwijkingen of het analyseren van voorwaarden valt buiten de scope van deze Capability; daarvoor is nextAI - Intelligence - Terms & Conditions beschikbaar.
Controleer de uitgelezen contractgegevens altijd zorgvuldig voordat het contract wordt opgeslagen. Bij gescande (op afbeeldingen gebaseerde) PDF's kan de herkenningskwaliteit variëren. Velden zoals categorie, leverancier en contractbeheerder vallen buiten de scope van automatische herkenning en dienen altijd handmatig ingevuld te worden.
Contracts is een optionele module die afzonderlijk geactiveerd moet worden. Meer informatie is te vinden in het artikel nextAI - Capture - Contracts.
nextAI - Intelligence - Terms & Conditions
nextAI - Intelligence - Terms & Conditions vergelijkt een geüpload contractdocument automatisch met de intern vastgelegde bedrijfs- en inkoopvoorwaarden. Per voorwaarde geeft de analyse aan of de clausule aanwezig is, overeenkomt met de standaard, positief afwijkt of negatief afwijkt. De functionaliteit ondersteunt inkopers en contractbeheerders bij het zelfstandig beoordelen van leveranciersvoorwaarden, waarbij de gebruiker te allen tijde de mogelijkheid heeft de analyse te corrigeren of buiten beschouwing te laten.
Deze Capability is uitsluitend bedoeld voor het vergelijken van contractinhoud met intern vastgelegde voorwaarden binnen Contractmanagement. Het opstellen van contracten, het nemen van juridisch bindende beslissingen en het analyseren van documenten waarvoor geen voorwaarden zijn geconfigureerd, valt buiten de scope van deze Capability.
De resultaten van de Terms & Conditions-analyse zijn gegenereerd door nextAI en kunnen fouten bevatten, waaronder het incorrect als aanwezig of afwezig markeren van clausules (AI-hallucinatie). Controleer alle bevindingen zorgvuldig voordat beslissingen worden genomen. De analyse vervangt niet de juridische beoordeling door een bevoegde medewerker. Ontbrekende of onvolledige voorwaardenconfiguratie leidt tot een onvolledige analyse. Contracten in sterk afwijkende of ongebruikelijke talen kunnen leiden tot lagere analysekwaliteit.
Terms & Conditions is een optionele module die afzonderlijk geactiveerd moet worden. Meer informatie is te vinden in het artikel nextAI - Intelligence - Terms & Conditions.