nextAI Quote Capture is de nextAI-functionaliteit binnen Procurement (Procure to Pay) waarmee een leveranciersofferte als PDF-bestand geüpload en automatisch verwerkt kan worden. NextAI extraheert de gegevens uit de offerte - zoals leverancier, valuta, regelomschrijvingen, hoeveelheden en prijzen - en biedt deze ter beoordeling aan in een tussenliggend reviewscherm. Pas nadat de gegevens gecontroleerd en bevestigd zijn, worden de regels toegevoegd aan de winkelwagen.
Dit zal aanzienlijk veel werk besparen, omdat de tekst niet langer handmatig hoeft te worden overgetypt. Hierdoor wordt het proces efficiënter en sneller, terwijl bovendien de kans op typefouten en andere onnauwkeurigheden aanzienlijk wordt verkleind.
1. Toegang en rechten
Quote Capture is beschikbaar voor gebruikers met toegang tot de Procurement-module. Er zijn geen aanvullende rollen of rechten vereist om de functionaliteit te gebruiken.
Navigatiepad: Procurement - winkelwagen - regels importeren
2. Een offerte uploaden en verwerken
2.1 Uploadmethode kiezen
Bij het importeren van winkelwagenregels wordt gevraagd een uploadmethode te kiezen. Kies voor AI-upload om een PDF-offerte via nextAI te verwerken. De optie voor Excel-upload werkt ongewijzigd zoals voorheen.
2.2 Prompt instellen (optioneel)
Vóór het uploaden kan een eigen instructie (prompt) worden ingevoerd waarmee nextAI aanvullende context meekrijgt over de interpretatie van de offerte. Bijvoorbeeld hoe kortingen verwerkt moeten worden, welke velden prioriteit hebben, of hoe specifieke leveranciersformaten geïnterpreteerd dienen te worden.
2.3 Document uploaden en verwerken
Upload de PDF-offerte via de uploadknop. NextAI verwerkt het document automatisch. Tijdens de verwerking is de voortgang zichtbaar in een statusbalk met de volgende stappen: verzenden naar AI, verwerking door AI en importeren van de resultaten. Het venster kan worden gesloten tijdens de verwerking; wanneer het opnieuw wordt geopend, wordt de actuele voortgang getoond.
2.4 AI-resultaat beoordelen en aanpassen
Na verwerking wordt doorgeleid naar het nextAI-reviewscherm. Dit scherm toont de door nextAI geëxtraheerde gegevens als concept, nog vóórdat deze worden omgezet naar een winkelwagen. De volgende gegevens kunnen worden beoordeeld en aangepast:
- Kopgegevens: bedrijf, leverancier, valuta en omschrijving
- Aanvraagregels: omschrijving, hoeveelheid, eenheid, prijs, btw-percentage en leverdatum
Per aanvraagregel kunnen gegevens worden aangepast of kan de regel volledig worden verwijderd, bijvoorbeeld wanneer het om een optionele post gaat die niet besteld moet worden.
2.5 Toevoegen aan de winkelwagen
Na controle en eventuele correctie kan op Toevoegen aan winkelwagen worden geklikt om de regels te verwerken. Via de optie Bestaande winkelwagen vervangen is het mogelijk de bestaande winkelwagenregels te vervangen door de nieuwe regels. Het geüploade PDF-document wordt automatisch als bijlage toegevoegd aan de winkelwagen.
Velden zoals artikelcategorie en financiële dimensies kunnen na het toevoegen aan de winkelwagen automatisch worden aangevuld op basis van de leveranciersinstellingen. Controleer deze gegevens tijdens de aanvraagstap van het inkoopproces.
Met behulp van de bulk-updatefunctionaliteit is het eveneens mogelijk om de gegevens van meerdere producten in de winkelwagen tegelijkertijd te wijzigen. Hierdoor kunnen aanpassingen sneller en efficiënter worden doorgevoerd, zonder dat elk product afzonderlijk hoeft te worden geopend en aangepast.
3. Praktische tips
- Gebruik tekst gebaseerde PDF's voor de beste herkenningsresultaten.
- Formuleer prompts in het Engels en zo specifiek mogelijk.
- Controleer bij nieuwe leveranciers of ongebruikelijke offerte-indelingen de herkende gegevens extra zorgvuldig.
- Verwijder optionele offerteregels in het reviewscherm voordat de regels worden toegevoegd aan de winkelwagen.
4. Samenvatting
- NextAI Quote Capture verwerkt PDF-offertes automatisch en extraheert kop- en regelgegevens.
- Via een optionele prompt kan de interpretatie van de offerte worden gestuurd; prompts kunnen worden opgeslagen als persoonlijke voorkeur.
- Na verwerking biedt een reviewscherm de mogelijkheid om alle geëxtraheerde gegevens te controleren, aan te passen of te verwijderen vóór verwerking naar de winkelwagen.
- Het veld Leverancier is verplicht; het getoonde btw-percentage is indicatief en wordt later definitief bepaald.