Smartscan-instellingen kunnen rechtstreeks via de setup worden beheerd onder "AP Automation - Smartscan instellingen", waarmee eigen IBANs, KvK-nummers en btw-nummers kunnen worden aangepast zonder supporttickets. Deze instellingen zijn cruciaal voor het automatisch correct herkennen en coderen van facturen, door eigen bedrijfsgegevens zoals IBANs, KvK-nummers en btw-nummers te specificeren.
Dit voorkomt dat deze gegevens ten onrechte aan leveranciers worden toegeschreven, wat foutieve boekingen voorkomt. Gebruikers met de juiste permissie kunnen deze gegevens direct bewerken en opslaan, waarbij het systeem controleert op juistheid.
Deze sectie is bedoeld voor het toevoegen van bedrijfsinterne referenties. Het doel hiervan is om deze referenties uit te sluiten tijdens de automatische herkenning van facturen.
Dit artikel heeft betrekking om AP Automation.
Introductie
Smartscan instellingen kunnen rechtstreeks in via de setup worden beheerd via onder setup ->AP Automation -> Smartscan instellingen. Hiermee kunnen eigen IBANs, KvK-nummers en BTW-nummers worden aangepast zonder dat hiervoor een supportticket hoeft te worden ingediend.
*De SmartScan-instellingen zijn alleen zichtbaar en bewerkbaar voor gebruikers met de juiste permissie.
Hoe werkt het?
De SmartScan-instellingen worden gebruikt om facturen automatisch correct te herkennen en te coderen. Door hier eigen IBANs, KvK-nummers en btw-nummers op te geven, helpt dit SmartScan om te bepalen welke gegevens tot het eigen bedrijf horen of niet gebruikt dienen te worden.
Waarom is dat belangrijk?
Wanneer een inkomende factuur wordt gescand, zoekt SmartScan naar IBANs, KvK-nummers en btw-nummers op het document. Door in deze instellingen aan te geven welke van deze gegevens bij het eigen bedrijf horen, voorkomt het systeem dat deze gegevens worden gezien als behorend tot de leverancier. Dit voorkomt foutieve boekingen.
Type gegevens
Binnen de SmartScan-instellingen kunnen drie typen gegevens worden beheerd:
Eigen IBANs
Eigen KvK-nummers
Eigen btw-nummers
Voor elk veld geldt dat meerdere waarden ingevoerd kunnen worden, gescheiden door komma’s. Het is belangrijk om te controleren of de gegevens juist zijn ingevoerd, zonder extra spaties of ongeldige tekens.
Hoe werkt het bewerken?
De velden zijn direct bewerkbaar. Klik op een veld, voeg de gewenste gegevens toe (bijvoorbeeld meerdere IBANs, gescheiden door komma’s) en klik op Opslaan. Het systeem controleert automatisch of de ingevoerde waarden correct zijn. Bij een foutmelding wordt aangegeven wat er aangepast moet worden voordat de gegevens opgeslagen kunnen worden.