Smartscan maakt gebruik van templates. Een template bevat informatie op basis waarvan het systeem specifieke data op de factuur kan herkennen. Per te herkennen veld (factuurnummer, factuurdatum, etc) is in een template vastgelegd welke zoekterm gebruikt moet worden, op welke locatie de waarde gevonden kan worden en aan welk patroon deze waarde moet voldoen. Er zijn twee soorten templates, een free form template en een leverancier specifieke template.
De free form templates worden gebruikt voor een algemene herkenning van facturen. Free form templates zijn taal specifiek en worden door onderhouden door ISPnext Support.
De Leverancier templates zijn handig voor leveranciers waarvoor regelmatig facturen binnen komen. Voor deze deze specifieke leverancier kan dan een eigen template gemaakt maken. In deze template kunnen specifieke velden en waarden worden vastgelegd, zodat de inhoud van de factuur beter herkend wordt dan wanneer er gebruik gemaakt wordt van het free form template.
Free from template
Wanneer er geen specifieke template voor de leverancier is aangemaakt, wordt er gebruik gemaakt van het free form template.
Het free form template is taal specifiek en bevat een groot aantal termen waarop gezocht wordt in de factuur. Er is een free form template beschikbaar voor de meeste Europese talen. Wanneer bijvoorbeeld het veld "Factuurnummer" dient te worden gevonden, zal op basis van de free form template (NL) gezocht worden naar termen als "factuurnr", "factuurnummer", "factuur nummer" en "factuur". Daarnaast zijn in de free form template ook zogenaamde "exclusion termen" opgegeven, dit betekent bijvoorbeeld dat indien de term "factuur" gevonden wordt, deze niet gebruikt mag worden wanneer er "datum" achter staat.
Zodra er op de factuur een zoekterm wordt gevonden, wordt er vlakbij die locatie gezocht naar een waarde die voldoet aan de regels voor die term. Als aan alle drie de criteria is voldaan (zoekterm, locatie, regels), wordt de waarde gekopieerd in het betreffende veld.
In dit voorbeeld van een free form template, is te zien welke waarden gevonden zijn, en welke zoekterm daarvoor gebruikt zijn. Door te klikken op het het info icoon, wordt zichtbaar welke mogelijke zoektermen gebruikt worden.
Leverancier template
Wanneer op basis van de free form template de herkenning niet voldoende is, kan voor deze specifieke leverancier een eigen template aangemaakt worden. In deze template kunnen specifieke velden en waarden voor deze leverancier vastgelegd worden, zodat de factuur beter herkend wordt dan op basis van een free form template.
Aanmaken
Open de een factuur, geef door middel van coderen aan om welke leverancier het gaat en klik op het icoon van de Inleer module.
Indien de leverancier correct herkend wordt, en er is nog geen template aangemaakt voor deze leverancier, wordt de herkenning op basis van de free form template getoond. Door het ingeven van specifieke zoektermen kan nu de herkenning geoptimaliseerd worden. Klik vervolgens op Aanmaken template. De nieuwe leveranciers template zal bij het verwerken van nieuw gescande facturen van deze leverancier gebruikt gaan worden.
Bij deze voorbeeldfactuur wordt het factuurnummer niet goed herkend en willen we dit optimaliseren.
Het factuurnummer wordt herkend aan de hand van de term "Invoice" van de free form template. Dit levert als gevonden waarde 'Niet gevonden' op; er staan geen gegevens achter 'Invoice'. De reden hiervoor is dat dit het eerste nummer is dat Smartscan tegenkomt in de nabijheid van de zoekterm "Invoice".
Om het factuurnummer correct te herkennen dient er gebruik gemaakt te worden van de zoekterm Invoice number. De tekst 'Invoice number' kan direct in het zoekterm veld geplaatst worden door te klikken op het zoekterm veld en vervolgens op "Invoice number" in de PDF.
Zodra alle zoekterm velden naar wens zijn ingevuld, klik op aanmaken template. Hiermee worden de zoekterm velden opgeslagen en ook direct toegepast in Smartscan. Zoals te zien in het voorbeeld hieronder, is de zoekterm voor factuurnummer nu 'Invoice number' en is het juiste nummer hier ook bij gevonden.
Het is mogelijk om aan te geven dat er altijd OCR plaatsvindt voor deze leverancier. Ook kan aangegeven worden voor welke pagina's de herkenning door Smartscan uitgevoerd moet worden. Aan de licht groene achtergrond is direct te zien dat dit een leverancier template is, de tekst free form wordt niet meer getoond.
Na het afsluiten van de Inleer module verschijnt de factuur weer vanuit waar de Inleer module geopend werd.
Let op: De zojuist gemaakte leverancier template is nog niet van toepassing op de open factuur. Deze zal zoals gebruikelijk gecodeerd moeten worden. De nieuwe leverancier template zal voor alle nieuwe facturen gebruikt worden wanneer de betreffende leverancier herkend wordt.
Wijzigen
Door vanuit een willekeurige factuur van een leverancier de Inleer module te openen wordt de leveranciers template getoond. Wijzigingen kunnen nu ingevoerd worden. Klik na het wijzigen op 'Bijwerken template', de nieuwe gevonden waarden worden direct zichtbaar. Vanaf nu worden alle nieuwe facturen van de betreffende leverancier middels deze aangepaste template herkend.
Verwijderen
Klik op de 'prullenbak' voor het verwijderen van een leveranciers template. Hierna wordt er voor de betreffende leverancier geen gebruik meer gemaakt van het leverancier template. Dit betekent dat alle nieuwe facturen van deze leverancier weer worden herkend middels het free form template.